解析提高外貿企業郵件回複率的技巧
外貿業務探討
作者：王豔
隨著跨境電子商務的高速發展，利用網絡平台進行國際貿易已成為外貿企業獲取訂單的主要來源之一。作為外貿業務員，發送客戶開發函及回複收到的郵件，就成為日常工作的重要組成部分。然而有些業務員每天發送或回複上百封郵件，卻往往石沉大海，鮮有人問津；有些業務員一天就選擇性的發送或回複數十封郵件，卻常常得到客戶的垂青。基於近幾年深入外貿企業工作的經驗，總結出如何提高外商郵件回複率的幾個技巧，並把其歸納為以下幾個方麵。
一、做好前期信息收集及準備工作
（一）目標客戶信息的收集、整理、分類
無論是撰寫客戶開發函還是回複客戶的詢盤，如果要提高客戶的回複率，首先要善於收集、整理、分類客戶的有效信息。以婚紗這個產品為例：
第一步，學會在眾多收費和免費的B2B商務網站中找到最優網站。目前，外貿界人士比較推崇的平台有：阿裏巴巴、Made in china、Ecplaza.net、Ebay等。此時，可以有效利用Google這種搜索引擎尋找到適合自己產品的平台。具體操作如下：在Google的全球站點中輸入產品的關鍵詞“wedding dress”，出現的前幾頁以及網頁右邊排名靠前的B2B平台比較適合婚紗這個行業。另外，要定期地瀏覽各種外貿論壇，積極運用Linkedin、MSN、 Facebook、Skype等建立自己的客戶關係網。
第二步，要不斷的更新有關婚紗的最新設計信息和圖片。堅持定期更換新款婚紗的信息、把不同款式和麵料的婚紗圖片發布上網，特別是產品關鍵詞的選擇決定了產品在商務網站中的排名，及時替換與更新都會讓買家第一時間了解公司的最新信息，吸引新客戶。如婚紗的關鍵詞可以設置為strapless（抹胸）、one-shoulder（單肩）、sleeveless（無袖）等等。針對不同地區的客戶，產品關鍵詞的描述也應有所差異。比如美國客戶比較傾向於魚尾式婚紗，此時，sheath/column成為熱門的關鍵詞。
第三步，做好客戶信息管理：建立一個excel表格，將所有收到的客戶信息及時填入表格中，並且做好客戶分類工作。根據郵件往來的頻率、質量、進度，把客戶按重要性或緊迫性進行分類。客戶信息表中應包括客戶的姓名、性別、職位、電子郵箱、國家/地區、電話號碼、公司名稱、部門、網址以及相關資訊。所有客戶的信息、客戶的活動度、參與度、自身工作的進度都會一目了然，在發送和回複郵件時就更有針對性。
（二）產品、行業、競爭者信息的收集
為提高公司的業績，不少外貿公司會涉及經營多行業的產品，隨著客戶需求的變化，很多新產品的出現要求外貿業務員不斷的涉足新的行業、了解新的產品。以橡皮這一傳統的文具為例，外貿業務員不隻要了解橡皮的成分，不同地區對橡皮的技術參數要求，橡皮的生產工藝，更要時刻了解新的商業運作模式。比如，有些外貿企業把橡皮與箱包或服裝進行捆綁，在橡皮上印刷箱包或服裝企業的二維碼，隻要掃二維碼可以免費贈送橡皮，通過捆綁銷售，贈送低附加值的橡皮可以作為其他產品的促銷手段。
另外要隨時掌握客戶對產品的最新需求，很多客戶對組合式文具的需求比較旺盛，作為外貿業務員就要及時了解行業動態，在網站上做好組合式文具的更新，並要確保專業術語的清晰，對產品的精確表達會使客戶加強對你的信任。除外，外貿業務員還需定期的學習自己競爭對手的產品網站，做到知己知彼。從多年的外貿經驗來看，客戶更願意把自己的訂單交給懂產品懂技術的人，所以業務員必須努力使自己成為一名產品知識豐富、業務技能過硬的專家。
（三）產品目錄（catalogue）或報價單（price list）的製作
按客戶不同，輕重緩急不同。有時我們常常會碰到一些急需報價的客戶，這時如果你不熟悉產品，也沒有穩定的供應商，就得先聯係多家供應商，對比他們的報價，然後再確定其中一家，核算報價，做好報價單，等一切準備就緒，半天就過去了。而此時，你的客戶或許早就收到了來自多家外貿企業和工廠的報價，等收到你的郵件，商機早就失去。