另外，匆忙之間製作完成的產品目錄或報價單，數據難免會有疏漏，內容簡單，結構鬆散。這樣的報盤很難引起客戶的興趣，從而影響了與客戶的進一步聯係。因此，作為一名優秀的外貿業務員，應該提前做好主要產品的產品目錄或報價單，一旦客戶有急需，稍作修改便可以及時發送過去，大大縮短了讓客戶等待的時間，不但體現出外貿業務員對業務的精通，也增加了客戶及時回複郵件的概率。
二、設置企業的專有郵箱
在實際業務操作中，往往會出現發送給對方的郵件被退回或者接收失敗的問題，這與外貿企業所使用的郵箱有很大的關係。有些外貿企業為節約成本采用免費郵箱發送郵件，卻不知通過這些郵箱發送的郵件很容易被對方的服務器識別為垃圾郵件或病毒文件。很多專業的客戶從公司的郵箱設置就可以判斷交易對象的信用度和影響力。
曾經有位德國客戶跟我們談及這個問題時，明確表明自己隻會接收由企業專有郵箱發過來的郵件，其他郵件都會被設置成黑名單，他認為一般規範的企業不會使用免費郵箱。況且企業專有郵箱相比免費的個人郵箱有以下幾個優勢：一方麵企業郵箱采用的是先進存儲技術，多服務器負載平衡等技術，郵件服務器係統速度快、穩定性強、安全可靠、功能全麵。強勁企業郵箱係統管理能幫企業解決信息的安全性和穩定性問題。同時企業郵箱的防病毒、反垃圾郵件功能方麵遠高於個人郵箱，減少郵件被對方服務器屏蔽等問題的出現。另一方麵，企業郵箱是以企業的域名作為電子郵件地址的後綴名，更適合企業商務應用的郵箱，它代表的是整個的公司，而不是以其他的門戶網站域名為後綴。顯然，用企業專有郵箱發送的郵件不僅會提高客戶對郵件的接收率，也無意間提高了客戶郵件的回複率。
三、完善郵件的主題設計和內容表述
（一）設計醒目的郵件主題
發送郵件時若要引起客戶的興趣首先要注意郵箱主題的使用，一個好的郵件主題應與客戶的關注點、需求點及出口方的目的、自身產品的特點息息相關。常見的做法有：
1.標題上提及買家、供應商或買家熟悉的人或平台。譬如： To John Smith from Vivian /to Smith from Jiaxing auger import and export company.采用To…From…結構的郵件標題，可以讓客戶清晰看到這個郵件的接收人與發件人，這對於廣泛搜獵供應商的買家來說具有一定的針對性，容易引起對方的重視，但同時也存在風險。如果買家不喜歡與不熟悉的供應商或知名度不高的賣家打交道，那麼這樣的郵件標題就很難引起買家的重視，相反倒有推銷之嫌。為排除買家對新供應商不信任的障礙，我們可以采用買家認識的中間商或相信的平台作為推薦。譬如： Alibaba verified supplier of Jiaxing auger import and export company， 或者James recommended supplier of Jiaxing auger import and export company。這樣的標題不僅解除了買家的信任危機，也便於買家整理和分類郵件。
2.標題上體現買家可能的訴求點。買家關注的問題有產品的款式是否新穎？產品的質量是否把關？產品的價格是否優惠？針對客戶的需求，我們可以采用以下幾種類型的標題。譬如： Wedding dress with new design / Quotations offer one percent less than your target prices /high quality low price of wedding dress. 上述郵件標題能夠突顯買家關心的款式、質量以及價格方麵的問題，容易吸引客戶。當然，在外貿工作中，有很多外貿業務員為獲得客戶的注意，故意製造與買家有郵件往來的假象，在標題使用時會采取比如：re：這類開頭的名稱。其實這種做法應該慎用，一旦被買家識破，你的誠信也受到了影響。
（二）力爭正文表述的簡潔和強針對性
1.內容簡潔、目標明確。首先，郵件作為一種交流工具，要求正文內容規範、簡潔。有些外貿業務員經常把一封郵件寫得密密麻麻，生怕漏掉信息，卻不了解你的買家每天都要瀏覽無數封的郵件，根本沒有時間耐心的看完你的長篇大論。其實，內容的關鍵不在於是否詳盡，而在於如何通過前期的調研努力把握買家詢盤的真正意圖，從而以最簡短的形式給他最需要且有針對性的答複。其次，注意開頭的稱呼。不少外貿函電的開頭是以“Dear Sir or Madam：”，買家一看到如此稱呼就會認為這是群發的郵件，沒有什麼價值。郵件的正文，從開頭的稱呼開始就應該具有針對性。正確的做法如下：“Dear my friend：”或者：“Dear Mr smith：”這樣的描述更能拉近雙方的距離。