我們接下來討論企業集團財務控製框架的第四個要素，財務製度控製。一個國家有一個國家的法律法規，一個企業有一個企業的管理製度，財務管理作為企業管理的一個重要組成部分，必然要有相應的財務管理製度。通過製定科學、合法、合理、可行的財務管理製度，運用適當的方式發布財務管理製度，采取必要的監督手段保證執行人員遵守財務管理製度，是企業集團實施財務控製最有效的控製方法。
一個完善的財務製度控製循環包括製度的製定、執行、檢查、改善四個環節，在這裏，我們重點討論財務管理製度的製定環節，從財務管理製度的表現形式、財務管理製度的範圍、財務管理製度的層次、集團對成員公司財務管理製度的控製四個方麵來討論。
一、對財務管理製度表現形式的理解
曾經不止一個財務人員問過我，在企業日常財務管理工作中，會看到叫法各不相同的財務管理文件，有的叫某某管理製度，有的叫某某管理規範，有的叫某某管理規定，有的叫某某管理流程，有的叫某某管理政策，有的某某操作規程……到底這些叫法之間有什麼區別？其實，這個問題也曾經讓我困惑過，後來有機會學習了國際標準化組織ISO9000係列標準中關於文件管理的知識以後，才明白過來，這都是因為中國五千年的文化豐富多彩，很多文字和詞語有多種含義造成的；再加上一些編製文件的人，不求甚解，順手亂寫，就把大家搞糊塗了。我想不管叫什麼，都隻是表現形式而已，本著實質重於形式的原則，不妨把所有和財務管理有關的這些製度、規範、規定、流程、程序、政策、操作規程，甚至表單，都稱為財務管理製度，再把這些製度按照ISO9000係列標準關於文件管理的思想進行規範。
根據一份質量體係中文件和資料控製程序編寫要點，我歸納了以下幾點，認為對製定財務管理製度具有重要的參考價值。
1.文件管理所要達到的目的是：第一，保證文件使用者在需要的時候可以方便地獲得必要的文件；第二，保證文件使用者所獲得的文件是有效的最新版本。
2.按照質量體係文件的要求，製訂詳細的文件編寫計劃，包括工作內容（主要包括質量手冊、程序文件和操作規程）、起始時間、負責人、參加人等，並作為一段時間的考核結果。我們許多公司的財務管理製度體係的建立，往往缺乏整體的編寫計劃，形成不了完整的財務製度體係。
3.明確文件的分類。質量體係文件分類包括管理文件、技術文件；外來文件、內部文件；受控文件、非受控文件等分類方法。
這裏講的外部文件是指公司外部發布的、和公司業務有關的文件，包括上級單位發布的文件、國家政府部門發布的法律法規。公司必須建立收集、分析外部文件的製度，指定專人負責這項工作。外部文件經分析，需要在本公司執行的，必須轉換為本公司的文件，發放到執行部門和相關人員。財務係統是接收外來文件比較多的部門，我認為財務管理製度體係應該重視外來文件的管理。
受控文件是指經常使用、沒有明確時效限製的、不是一次性使用的文件。公司文件管理部門必須采取措施進行控製，保證過期的文件及時收回，使用者看到的必須是最新版本的文件，如工作程序文件等。非受控文件是指不經常使用、具有明確時效限製、是一次性使用、公司文件管理部門發放後不再收回、不存在更新的文件，如關於年度先進工作者表彰規定一類的文件等。財務管理製度體係的文件管理也存在著同樣的問題，我們需要嚴格區分受控文件和非受控文件，製定明確的流程，控製我們發放的受控文件，保證受控文件的有效性。
4.明確文件的分級。質量體係把文件分為一級文件（質量手冊）、二級文件（質量體係程序文件）、三級文件（操作規程）、四級文件（報告、表單）。
一級文件主要闡述企業的質量方針、質量目標，概括性、綱領性地描述質量體係。二級文件主要描述為實施質量體係各部門及有關人員應開展的活動。三級文件指詳細的作業文件。四級文件主要指質量活動記錄。
我認為，文件分級的概念對我們建設財務管理製度體係很有參考價值。我們可以把企業的會計政策、財務管理和會計核算的基本原則、財務戰略、財務人員職業道德規範等定性的、綱領性的文件，作為一級文件；把企業的財務管理工作程序作為二級文件管理；把一些諸如會計科目使用說明、會計報表填寫說明、統計指標計算指南一類純操作指導性文件作為三級文件來進行管理；把表單作為四級文件管理。文件分級管理的主要優點是可以根據文件的級別確定審批權限。比如一級文件可以由公司最高領導審批，二級文件由公司財務負責人審批，三級文件和四級文件可以由財務部門負責人批準。特別要引起我們重視的是，財務係統使用的表單非常多，而且需要經常更新印刷。我們要把表單作為正式文件進行管理，其編號、修改、印刷都要經過必要的審批程序。