（9）通過整理資料的方式來使問題的回答選擇化。對定性資料，隻要是或否兩種回答形式就可以了。對於順序的或更高水平的資料，可以考慮選擇性回答。
（10）進行第二次實驗訪談，這次的重點是檢查問題和回答項是否足夠。
（11）通過檢查第二次實驗訪談結果來構建最終的訪談提綱。
2）訪談技巧
訪談是工作分析中資料收集的基本方法之一，它在資料收集和分析的所有階段都有一定的地位。在問卷形成階段，在確定研究的目的和範圍，設計問卷、清單和分析的其他工具等方麵，訪談都是必需的。訪談還可以用於收集資料的最後階段。
所以了解怎樣進行訪談是工作分析取得成功的要素之一。
實踐中，已經形成了下麵一些訪談的準則和規則：
（1）事先清楚地說明訪談的目標和方法。訪談是一個與目的相聯係的交談。
在工作分析中，目的是收集有關工作的有用信息。在訪談前，分析者應該對訪談什麼、為什麼訪談和怎樣訪談有一個很明確的計劃。
（2）在訪談前，確認訪談是不是得到所需信息的合適工具。為達到這個目的，訪談者應檢查問題計劃並自我回答下列問題：這些問題中是不是有讓回答者難堪的問題？哪個問題能使回答者感到有威脅？有沒有會使回答者感到不舒服或給出虛擬答案的題目？訪談要得到的信息能通過更廉價的觀察、公司記錄或其他手段獲得嗎？如果對這些問題有任何肯定的回答，分析者應重新考慮是否采用訪談的形式，觀察、無記名問卷和其他方法可能會成為更合適的選擇。如果沒有其他更好的選擇，那麼分析者在訪問那些敏感的問題時必須具備專門的知識和能力，因此，在進行訪談前應該接受專業技能方麵的培訓。
（3）要與主管人員密切配合，找到最了解工作內容、最能客觀描述其工作職責的員工作為訪談對象。如果是做觀點、價值觀、態度和其他情感變量的調查，則需要大量的回答者；如果是做理解工作方法、過程和工作環境等客觀特征的調查，那麼隻需要少數有相關知識的人就足夠了。在所有情況下，回答者的理解水平與所問的問題要求之間應該能相互適應。
（4）為達到訪談的目的，需要取得回答者的支持，這是特別重要的，因為訪談結果可能受到回答者態度的影響。
（5）控製訪談，使訪談者指向一定的目標。下麵是一些使訪談定向的準則：
①幫助回答者根據問題的邏輯順序去思考和交談；②給回答者足夠的時間回答問題；③從一個問題轉向另一個問題前，使回答者注意具體而又全麵的信息。如果離題了，必須及時回到還沒有完全涵蓋的問題上來；④提供已經完成的階段性總結，這樣的總結有利於保持談話主題，如果回答者離題了還能使其返回主題。
（6）控製個人舉止、行為等其他會影響結果的因素。下麵是與此有關的一些準則：①用清楚、易懂的語言進行訪談；②不要與回答者發生爭辯；③在所討論的問題上不要顯示任何偏好；④在整個訪談過程中要有禮貌和謙恭；⑤不要高人一等地對待回答者；⑥訪談時不受個人影響而又不失對話題的興趣；⑦不要讓你自己受個人愛好和觀點的影響。
（7）記錄下意外的重要信息，尤其是正式訪談計劃中沒有想到的或新的信息。
隻有掌握了一定的提問設計與訪談技巧，才能保證訪談的真實有效性，也更便於工作分析訪談活動的順利進行。
“實踐練習2-4”
怎樣將觀察法與訪談法結合使用來進行工作分析？
參考答案：
觀察法雖然經常被使用，但若單獨使用，所得資料往往不完整，不能僅憑此信息來源編寫工作說明書和工作規範。所以，實際上，觀察法經常會與訪談法結合起來使用。兩者結合有兩種方式可供選擇：其一，工作分析人員可以在員工的工作期間觀察並記錄下他們的工作活動，然後在積累了足夠多的信息時，再與員工麵對麵地訪談，請他們對工作分析人員不懂的關鍵點進行解釋，並補充一些工作分析人員沒有觀察到的工作活動情況。其二，在員工工作時，工作分析人員一邊觀察一邊進行訪談，兩者同時使用也會減少員工由於受被觀察影響而違反常規操作的可能性。
當然，選擇何種方式，可視工作性質、員工特征等具體情況而定。