一、人事檔案保管製度
第一條 目的。
1.保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。
2.維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，是檔案保管的主要任務。
3.便於檔案材料的使用。保管與利用是緊密相連的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
第二條 商場人事檔案保管製度的內容。
建立健全保管製度是對商場人事檔案進行有效保管的關鍵，其基本內容大致包括：材料歸檔製度、檢查核對製度、轉遞製度、保衛保密製度、統計製度。
1.材料歸檔製度。新形成的檔案材料應及時歸檔。歸檔的大體程序是：
（1）對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。
（2）按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。
（3）在目錄上補登材料名稱及有關內容。
（4）將新材料放入檔案。
2.檢查核對製度：
（1）檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
（2）檢查的內容是多方麵的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無黴爛、蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。
（3）檢查核對一般要定期進行。有下列情況之一的，要及時檢查核對：
①突發事件之後，如被盜、遺失或水災、火災之後。
②對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失。
③發現某些損害之後，如發現材料發黴或遭蟲蛀等。
3.轉遞製度。轉遞製度是關於檔案轉移投遞的製度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：
（1）取出應轉走的檔案。
（2）在檔案底賬上注銷。
（3）填寫“轉遞人事檔案材料的通知單”。
（4）按發文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對準確後，應在回執上簽字蓋章，及時退回。
上編商場·超市行政後勤管理製度第二章商場·超市人事管理製度4.保衛保密製度。保衛保密製度的具體要求如下：
（1）對於較大的商場保衛保密製度，一般要設專人負責檔案的保管，應備齊必要的存檔設備。
（2）庫房備有必要的防火、防潮器材。
（3）庫房、檔案櫃保持清潔，不準存放無關物品。
（4）任何人不得擅自將商場人事檔案材料帶到公共場合。
（5）無關人員不得進入商場庫房，嚴禁吸煙。
（6）離開時關燈，關窗鎖門。
5.統計製度。統計製度的主要內容如下：
（1）人事檔案的數量。
（2）人事檔案材料收集補充情況。
（3）檔案整理情況。
（4）檔案保管情況。
（5）檔案利用情況。
（6）庫房設備情況。
（7）人事檔案工作人員情況。
第三條 商場人事檔案工作人員隊伍建設。
1.選擇政治上可靠、作風正派、責任心強、工作細致、具有一定文化程度並且素質較高的可靠人員從事商場檔案管理工作。
2.商場檔案管理人員必須認真學習業務知識，加強組織紀律性，保管好檔案材料。
3.對於為商場檔案工作作出突出貢獻的人員給予表揚或獎勵，對於失職者視情節輕重給予批評教育或紀律處分。
4.檔案工作人員調出時，必須做好檔案和檔案材料以及業務文件的交接工作，確保移交無誤。
第四條 未盡事項按國家有關規定辦理。
二、人事檔案利用製度
第一條 目的。
1.建立商場人事檔案利用製度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中應遵循一定的程序和手續，保證商場檔案管理秩序。
2.建立商場人事檔案利用製度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。商場工作人員必須按照這些製度行事，這是對商場工作人員的基本要求。
第二條 商場人事檔案利用的方式。
1.設立閱覽室。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便於查閱指導，便於監督，利於防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
2.借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案；公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。
3.出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的複製件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
第三條 人事檔案利用的手續。
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
1.查閱手續。查閱檔案時，需履行下列手續：
（1）由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象、目的、理由、查閱人的概況等情況。
（2）查閱單位（部門）蓋章，負責人簽字。
（3）由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。
2.外借手續。檔案外借時，需履行下列手續：
（1）借檔單位（部門）寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。
（2）借檔單位（部門）蓋章，負責人簽字。
（3）人事檔案部門對其進行審核、批準。
（4）進行借檔登記。把借檔的時間、材料名稱、份數、理由等填寫清楚，並由借檔人員簽字。
（5）歸還時，及時在外借登記上注銷。
3.出具證明材料的手續。單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：
（1）由有關單位（部門）開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，並加蓋公章。
（2）人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料。
（3）證明材料由人事檔案部門有關領導審閱、加蓋公章後，登記、發出。
三、員工考勤管理規定
第一條 為加強商場員工考勤管理，特製定本規定。
第二條 本規定適用於商場總部，各下屬全資或控股企業或參照執行或另行規定，各企業自定的考勤管理規定須由商場規範化管理委員會審核簽發。
第三條 員工正常工作時間一般分三班：早班——7：00～15：00；中班——15：00～23：00；大夜班——23：00～次日7：00.
第四條 商場員工一律實行上下班打卡登記製度。
第五條 所有員工上下班均需親自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡，違反此條規定者，代理人和被代理人均給予記過1次的處分。
第六條 商場每天安排人員監督員工上下班打卡，並負責將員工出勤情況報告商場值班領導，由值班領導報至勞資部，勞資部據此核發全勤獎金及填報員工考核表。
第七條 所有人員須先到公司打卡報到後，方能外出辦理各項業務。特殊情況需經主管領導簽卡批準，不辦理批準手續者，按遲到或曠工處理。
第八條 上班時間開始後5～30分鍾內到班者，按遲到論處；超過30分鍾以上者，按曠工半日論處。提前30分鍾以內下班者按早退論處，超過30分鍾者按曠工半日論處。遲到早退3次按曠工半日論。
第九條 員工外出辦理業務前須向本部門負責人（或其授權人）申明外出原因及返回商場時間，否則按外出辦私事處理。
第十條 上班時間外出辦私事者，一經發現，即扣除當月全勤獎，並給予警告1次的處分。
第十一條 員工無故曠工半日者，扣發當月全勤獎，並給予1次警告處分；每月累計3天曠工者，扣除當月工資，並給予記過1次處分；無故曠工達7天以上者，給予除名處理。
第十二條 員工因公出差，須事先填寫出差登記表，副經理以下人員由部門經理批準；各部門經理出差由主管領導批準；高層管理人員出差須報經總裁或董事長批準，工作緊急無法向總裁或董事長請假時，須在董事長秘書室備案，到達出差地後應及時與公司取得聯係。出差人員應於出差前先辦理出差登記手續並交至勞動工資部備案。凡過期或未填寫出差登記表者不再補發全勤獎，不予報銷出差費用，特殊情況須報總經理審批。
第十三條 當月全勤者，獲得全勤獎金××元。
四、員工打卡管理規定
第一條 本商場員工上下班打卡，須依照本辦法辦理。
第二條 本商場內勤員工上午上下班，下午上下班應打卡；住在市區內的業務人員，上午及下午到商場打進卡，外出工作時打退卡。
第三條 本商場員工下午加班者，正規下班時間不必打卡，待加班完畢才予打卡。
第四條 本商場員工因事早退或出差需要離開商場，且當天不再返回公司者，應打退卡後才能離開商場。
第五條 員工上下班，必須親自打卡，若替人打卡，打卡者及被打卡者，均給予記過1次處分。
第六條 上班中因事外出者，其出入均不必打卡，但須向主管領導或指定人員提交外出申請單，經核準後轉交人事部，人事部將其出入時間填妥、備查。商場員工因事外出者，經直屬主管核準外出申請單轉交門衛，門衛將出入時間填入，於次日早晨交後勤管理部門轉交商場人事部備查。
第七條 若員工上下班忘記打卡，持記錄卡請直屬主管證明上下班時間並簽名後，卡片放回原位。
第八條 本商場上下班時間，商場由人事室派人看守打卡情形及調整打卡鍾。
第九條 於商場內用膳時，內勤人員中午可免打卡（僅上下班打卡即可），到外麵餐館用膳時，則按規定打4次卡。
第十條 本辦法經核準後施行，修改時亦同。
五、員工考勤工作注意事項
第一條 為加強員工考勤工作，特依據本商場員工服務手冊及有關規定，予以精簡歸納，製訂本注意事項。
第二條 本商場員工考勤注意事項，除員工服務手冊及有關辦法另有規定外，須依本注意事項的規定辦理。
1.員工應按規定時間到（退）工，並打考勤卡。漏打者不論其原因如何，均以遲到或早退論。
2.員工逾規定時間到工時：
（1）超過5～30分鍾為遲到。
（2）超過30分鍾按曠工半日論。
3.員工未到規定時間提前下工時：
（1）提前30分鍾以內下班者為早退。
（2）超過30分鍾提前下班者按曠工半日論。
4.遲到、早退的處理：
（1）遲到早退3次按曠工半日論。
（2）因偶發事故遲到超過30分鍾以上經主管或人事人員查明屬實者，可準予補辦請假。
5.常白班員工除因工作特殊需要，經各部處主管事先安排者外，不得任意提早或退後上下班時間。
第三條 全年公休假放假安排。
1.元旦放假1天（1月1日）。
2.春節放假3天（農曆除夕、正月初一、初二）。
3.清明節放假1天（4月4日）。
4.勞動節放假1天（5月1日）。
5.端午節放假1天（農曆五月初五）。
6.中秋節放假1天（農曆八月十五）。
7.國慶節放假3天（10月1日、2日、3日）。
第四條 商場員工請假規定。
1.事假的規定。
（1）如因事必須親自處理，應在前一日下午5：00前申請，經主管查實核準後，方為有效，原則上一次不得超過5天。
（2）全年累計事假超假不得超過20天。
（3）超假視為曠工，但遇偶發事故，應於2日內檢具證明，提出申請經主管或人事人員查明屬實後準予補假。
（4）凡請事假當月累計4小時以內，計扣半天工資，超過4小時且在8小時以內按1天計扣。
2.病假的規定。
（1）因病請假1天者，最遲應於請假的翌日提出申請，經主管簽核後，將請假卡送交人事科登記（大夜班可延後1天）。
（2）請病假1天以內者免附醫師證明，但當月連續請假1天以上或累計逾1天者必須檢具當日就醫的勞保或公立醫院證明（私人醫院無效）。
（3）全年病假累計不得超過30天，屆滿時因病情嚴重經公立或勞保醫院醫師診斷必須繼續療養者，可酌情給特別病假，但以3個月為限。現住院者，以1年為限。
（4）當月請病假1天者，本薪照給。（超過1天以上比照前事假第（4）款辦理）
（5）不按上列規定請假者，均以曠工論。
3.員工請假核準權限。
（1）1天由班長核準（有總領班的單位應由總領班核準）。
（2）2～3天由主管核準。
（3）4～6天由店長核準。
（4）7天以上由副總經理核準。
（5）連續請假按照累計天數依上述規定辦理。
4.各單位員工於工作中因故外出的規定。
（1）公差派遣以及因病或緊急事故。以上兩種情況必須外出時應先請準給假，並依規定填具請假卡由主管核簽具出放行條，打卡外出逾3分鍾且在1小時內，為1小時假，依此類推。其上中夜班者或單位主管不在商場內時，則向值班工程師請準給假。
（2）其他零星事務不予準假，擅自外出者，依公司規定議處。
5.凡與生產無直接關係的公出或開會，應行經部門負責人簽證後提經主管，在不影響工作的原則下核給公假。
6.因參加社會活動或專項活動的可由主辦部門專案簽準，在前條規定原則下酌情給公假，至工會、福利會、婦互會等會務接洽，除因時限或臨時需要者外，以下午3時以後聯係協調為原則並應向主管報備，必要時申請出場條打卡外出。
7.代（調）班的規定。
（1）代（調）班必須於前一日下午5：00前提出申請，已核準的代（調）班者，不得臨時更換，如有任意更換或不到工者，代理人應作請假論，事行申請者不準。
（2）代（調）班員工必須填具申請卡送由當班班長轉請主管核準後，方為有效。
（3）代（調）班在當月份內1人以3次為限，1次為1天以內，春節前後3個月內以3次為限。
（4）代理人必須與申請人屬同一單位，且工作性質相同，經主管審核認為確實可以代理其職務方為有效；已申請特殊人員，不得替人代班，如有任意替代者，申請人應作曠工論，代理人特休照算。
（5）為顧及員工健康，凡任何一方值大夜班者，不準代（調）班。
（6）代班以下列班次為限：
①本人早班可連中班（不得再連續加班）。
②本人中班可代早班。（不得再連續加班）。
③休息日可代中班。
（7）代班工資發給申請人。
8.加班的規定。
（1）平常白班員工如逢星期例假加班，必須於前一日下午5：00前申請填具加班卡，經由商場主管核簽後，送交人事科審核登記。
（2）平常工作時間以外的加班，其加班卡經主管核簽至遲於翌日送商場人事部審核登記（如逢星期例假可延後一日送交人事部）。
（3）各單位加班卡不能按前條規定時限檢送者不予計給或補發加班費。
（4）大夜班臨時叫人加班，工作在7小時以上，不滿8小時者，夜班津貼照給，不滿7小時者，夜班津貼不給。
（5）中班加班員工，由商場供給加班飯。
（6）輪班工作單位上班後發現缺員臨時找人加班，限半小時內到工，其半小時按加班計，超過時應扣除。
（7）事先指定時間加班者，應準時到工，不得援用前項的末段規定，如有延後到工者，超過3分鍾，30分鍾以內，計扣半小時工資，超過30分鍾，1小時以內者，計扣1小時工資。如有發生取巧事情，班長應受處分。
附注：
（8）加班審查程序：2小時以內科長核準，超過2小時，4小時以內由經理（主任）核準，逾4小時由副廠長核準，並遵照工廠法規定每月累計延時加班不得超過46小時。
六、員工上下班遵守細則
第一條 本商場員工上下班，須遵守本細則。
第二條 本商場員工應按作息時間的規定準時到退。