18.2.3讓工作更加組織化
工作組織化就是工作目的、工作任務明確後，能不能很好的實現，全在於進行合理的組織工作。西方一位管理者深有體會地說：“領導者最大困難之一是組織自己的時間。”
中層領導組織工作首先要做好選擇、區分的工作，剔除那些完全沒有什麼價值或者隻有很小意義的工作，接著再排除那些雖然有價值但由別人幹更合適的工作，最後再剔除那些你認為以後再幹也不要緊的工作。
對於那些必須目前就幹的工作，也要很好地進行組織。組織工作的方法有多種，它們既可以單獨使用其中的一條，也可以互相配合作用。
（1）綜合。即在同一時間內綜合進行多項工作。我們說辦事要有順序，並不是說在一段時間內隻能辦一件事，而是運用係統論、運籌學原理，可以同時綜合進行幾項工作。
（2）結合。即把若幹步驟結合起來，例如兩項或幾項工作，它們既互不相同，又有類似之處，互有聯係，實質上又是服務於同一目的的，因而可以把這兩項或幾項工作結合為一，利用其相同或相關的特點，一起研究解決。這樣自然就能夠省去重複勞動的時間。
（3）重新排列，即改變步驟的順序，也就是要考慮做工作時采取什麼樣的順序最合理，要善於打破自然的時間順序，采取電影導演的“分切”、“組合”式手法，重新進行排列。例如一天工作下來很疲乏，晚上又要上夜校，那麼就應該把休息時間提前，從床上移到其他地方，如在公共汽車上趁機閉目養神，可保證晚上精力充沛。
（4）變更。即改變工作方法。改變工作的手法大體有兩種，一種是“分析改善方式”，即對現行的手段方法認真仔細地加以分析，從中找出存在的問題即找出那些不合理和無效的部分，加以改進，使之與實現目標要求相適應。一種是“獨創改善方式”，即不受現行的手段、方法的局限，在明確目的基礎上，提出實現目的各種設想，從中選擇最佳的手段和方法。
（5）穿插。盡可能把不同性質的工作內容互相穿插，避免打疲勞戰，如寫報告需要幾個小時，中間可以找人談談別的事情，讓大腦休息一下。又如上午在辦公室開會，下午到群眾中去搞調查研究，等等。
（6）代替。即把某種要素換成其他要素。如能打電話的就不寫信，需要寫信的改為寫便條，需要每周出訪的改為隔周一次，在不出訪的那一周裏，可用電話來代替出訪。
（7）標準化。即用相同的方法來安排那些必須時常進行的工作。比如，記錄時使用通用的記號，這樣一來就簡單了。對於經常性的詢問，事先可準備好標準答複。
18.2.4讓工作更加簡單化
簡單化就是化繁為簡，善於把複雜的事物簡明化，是防止忙亂、獲得事半功倍之效的法寶。工作中，我們經常看到有的人善於把複雜的事物簡明化，辦事又快又好，效率高；而有有卻把簡單的事情複雜化，迷惑於複雜紛繁的現象中，結果隻能陷在裏麵走不出來，工作忙亂被動，辦事效率極低。
美中貿易全國委員會主席唐納德·C·伯納姆在《提高生產率》一書中講到提高效率的“三原則”，即為了提高效率，每做一件事情時，應該先問3個“能不能”，即：能不能取消它？能不能把它與別的事性合並起來做？能不能用更簡便的方法來取代它？根據這個啟示，我們在檢查分析每項工作時，首先就問一問以下6個問題：
（1）為什麼這個工作是需要的？是根據習慣而做的嗎？可不可以把這項工作全部省去或者省去一部分呢？
（2）這件工作的關鍵是什麼？做了這件工作之後會出現什麼過去沒有的新效果？
（3）如果必須幹這件工作，那麼應該在哪裏幹？既然可以邊聽音樂邊輕鬆地完成，還用得著呆在辦公桌旁冥思苦想嗎？
（4）什麼時候幹這件工作好呢？是否考慮到放在效率高的寶貴時間裏幹最重要的工作？是否為了能著手進行重要工作，用整天的時間去使工作條理化，結果把時間用完了，而所料理的隻不過是些支離破碎的事情？
（5）誰幹這件工作好呢？是自己幹還是安排別人去幹？
（6）這件工作的最好做法是什麼？是應抓住主要矛盾迎刃而解，收到事半功倍的效果？還是應采取最佳方法而提高效率？
接著在對每一項工作分析檢查之後，隨之采取如下步驟：
①省去不必要的工作。
②使工作順序合理，幹起來得心應手。