檔案信息自動化係統管理分析
企業管理
作者：李怡誠
【摘要】加強檔案信息自動化係統管理，實現檔案工作各個環節的無紙化、計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案係統整體功能的重要手段。然而，我國檔案信息自動化係統管理工作中存在著諸多問題，本文深入分析了這些現存問題，並有針對性地提出了一係列行之有效的解決途徑，以期能夠有效提高檔案信息自動化係統的管理水平與應用水平。
【關鍵詞】檔案信息自動化係統；管理；問題；途徑；分析
1 檔案信息自動化係統管理的現狀分析
1.1 檔案信息自動化係統管理的標準化、規範化建設滯後
目前，檔案信息自動化係統管理工作尚不存在統一標準，僅僅是著眼於某一個館或者某一個專業建立自動化係統，根本無法全麵實施和推廣統一的標準，這就在一定程度上製約著檔案信息自動化係統管理工作整體水平的提高。另外，由於曆史原因，原有的檔案卷宗質量普遍不高，尤其是各個檔案材料的著錄細則相容性不強，係統應用軟件的移植性較差，難以選擇出最適用的軟件，導致檔案信息自動化係統管理的規範化建設較為滯後。
1.2 檔案軟件尚無信息管理功能，缺乏通用性
當前，我國不同企事業單位檔案信息自動化係統和網絡建設的形式各不相同，層次不一，至今尚沒有建立起一個能夠達到數據交換的機讀目錄檔案係統，導致檔案信息的開發性、服務性與共享性較差，尤其是各檔案管理部門使用的計算機及其他硬件性能不一，各自開發的檔案軟件更是尚無信息管理功能，缺乏通用性，沒有一個既適用於文件檢索又可用於檔案信息管理的計算機管理軟件係統，這樣就會造成不能利用計算機完成檔案信息管理工作，製約著檔案信息自動化係統管理的進程。
1.3 檔案信息自動化係統管理體製方麵存在集中統一管理不力的問題
目前，在我國的檔案信息自動化係統管理體製方麵，普遍存在著集中統一管理不力的現實問題。主要表現在：上下各個層次和各專業辦公自動化係統不能納入到統一的檔案信息自動化係統管理工作之中，容易造成檔案信息分離和資源重複浪費的現象，而且能夠做到檔案信息自動化係統管理所要求的人機結合工作模式的並不多見，這樣會在一定程度上造成使用不方便、不協調的情況，也會影響到檔案信息自動化係統管理的發展步伐。
1.4 檔案信息管理人員素質偏低，缺乏複合型人才
在我國，由於種種客觀原因的局限性，大部分檔案信息管理人員的素質水平普遍較低，缺乏對檔案信息管理人員的管理培訓與教育，檔案信息管理人才隊伍較不穩定，極易造成檔案信息管理的不協調現象出現。許多檔案部門尤其缺乏既具備檔案信息管理能力又熟練操作計算機的複合型人才，導致即使引進了先進的現代化計算機設備，仍然不能使其充分發揮作用的反常現象，這就必然會使檔案信息自動化係統管理的發展進程較為緩慢。