高校檔案信息化建設的誤區及對策
高教論壇
作者：劉萍
【摘要】隨著科學經濟的不斷發展和進步，信息技術也得到了迅猛的發展，對高校檔案進行信息化建設的過程也麵臨著重大的挑戰。檔案信息化的建設能讓檔案信息資源在開發利用方麵的能力得到提升，有助於對檔案信息資源進行保存。檔案信息化是與社會不斷趨向信息化發展相適應的必然產物，還是檔案事業和時代、社會的發展相適應的必然選擇。使檔案信息化發展建設的步伐加快，對檔案資源進行大力的開發和利用，將會對高校的教育和科研有著非常重要的影響。但對高校檔案在進行信息化建設的過程中，還存在著很多的問題和弊端，這就需要不斷的提高認識，使觀念得到更新，並不斷的研究解決對策，以此來讓檔案信息化的管理工作邁向新的台階。
【關鍵詞】高校；檔案信息化；建設；誤區；對策
檔案信息化還可以被稱為“三化”，即檔案信息建設過程中的數字化；檔案信息的接收、儲存、傳遞以及應用的一體化；檔案信息逐漸趨向網絡化。相關的文件已經明確的把檔案信息化的建設當做一項具有挑戰的、戰略性的任務。在信息時代，對檔案的信息化建設的進程進行推進是檔案事業不斷發展的必然選擇，也是二十一世紀檔案事業發展和建設過程中的重要曆史機遇。
一、高校檔案在進行信息化建設的過程中存在的問題
（一）管理製度混亂
在高校的檔案管理中還沒有對統一領導，並進行分級管理的檔案信息化管理的體製進行落實。依舊把辦公自動化錯誤的當做檔案的信息化管理。機製不靈活以及管理不到位，很多學校依舊運用以往的比較傳統的管理方式來對檔案進行管理，這種方式並不能很好的和檔案信息化的管理需求所適應，相關的高校管理部門不能與教育科研部門進行有效的溝通和協調，處於孤軍奮戰的狀態。教學科研信息化管理需要達到檔案管理的流程化、科研檔案的數字化以及構建完善的檔案信息化管理數據庫，通過對網絡資源的有效運用，把檔案管理的采集工作充分的應用到職能部門，以此來使各個職能部門在工作中的積極性得到體現。
（二）檔案管理人員素質較低
在高校中，有些領導一直固守傳統觀念，缺乏對檔案事業的認識和重視，他們認為對檔案進行管理的工作是非常簡單的一項業務性的工作，從而使他們沒有對檔案管理人員的素質以及專業知識進行重視。就很多高校的現狀而言，檔案管理團隊比較薄弱，更有甚者許多檔案管理的專職人員還是為了對引進人才的家屬以及配偶進行照顧，他們有些人根本不具備優良的素質以及合理的結構等。
（三）信息化資源分散
隨著信息化的不斷發展，在對高校自動化係統進行開發的過程中，出現了很多的電子公文，這就需要準確、有效、及時的被新的檔案管理係統接收。但是還有許多高校的檔案管理的係統不能和學校整體的係統進行融合，所以就致使有關部門所產生的很多電子文件資源比較分散，從而使對信息化檔案進行接收的任務越來越重。
二、提高檔案信息化的對策
（一）加強檔案標準化建設
標準化作為網絡化以及自動化的基礎。高校相關的檔案部門網絡化機構需要召集專家，對與檔案有關的技術方法、業務工作以及設備等領域的統一規範和原則共同的進行製定。並要按照國家標準、國內標準以及業內的發展趨勢，來對網絡化基礎上的高校和社會應該統一遵循的規章製度進行製定，並構建出可以承擔檔案信息化管理工作的電子檔案數據庫，這樣就能使人力、財力以及物力的浪費得到製止。