關於電大開放教育學籍檔案管理研究
教研探索
作者：陳惠鋒
【摘要】隨著現代信息技術的飛速發展，越來越多的高校將信息化管理係統應用於學校學籍檔案管理工作中。電大的學籍檔案管理具有層次化、複雜化等鮮明特點，需要更加嚴格精密的學籍檔案信息化管理。管理人員需要根據電大學籍信息管理的現狀，進行有效的開放教育學籍檔案管理策略優化，以全麵提高檔案管理工作的質量與效率。
【關鍵詞】電大；開放教育；學籍檔案管理
當前的電大開放教育學籍檔案管理工作中，存在諸多影響管理工作效率的因素，阻礙檔案管理工作的進步。為探尋有效的開放教育學籍檔案管理優化策略，本文綜合分析了開放教育學籍檔案信息化管理係統的現狀與存在的問題，對其有效的優化策略進行了主要分析。
一、電大開放教育學籍檔案管理的現狀
電大開放教育學籍檔案管理方式，利用高效的信息化處理技術，可以更加有效提高辦公效率，並充分保證學員學籍檔案的安全性，具有以下諸多利用優勢：層次化學籍管理，突出不同專業、類別學員學籍檔案管理，利於電大開放教育學籍檔案管理的歸檔工作；電子規模化的數據錄入，在有限工作時間內實現最優工作效率，提高電大學籍檔案管理工作效率；信息化學籍檔案管理係統更能有效實現檔案資源的共享，通過全國各電大元宵的資源信息整合工作，集中學籍檔案管理工作。當前的電大開放教育學籍檔案管理工作，在實現信息化、數據化與係統化學籍檔案管理的同時，由於學籍檔案管理信息係統的複雜性，存在許多複雜問題：電大學籍管理人員對管理係統不夠熟悉，降低學籍管理工作效率；信息化學籍檔案管理係統具有複雜性與時效性，管理人員需要定期檢查更新管理係統，否則會出現係統過時導致的學員信息被注銷情況；信息化學籍檔案管理係統的運用減輕了管理人員工作負擔，但同時也使管理人員工作態度鬆懈，認為機器可以完全代替人力，不認真對待學籍檔案管理工作，造成許多細小環節失誤。另外，電大開放教育學籍管理係統中學員學籍檔案管理與學校招生、教學、考試等部門統一運作，管理係統又複雜龐大，其中某一細微環節出問題就會引發“蝴蝶效應”，導致整個教學係統出現運作障礙。
二、電大開放教育學籍檔案管理的優化策略
（一）學籍檔案管理人員素質優化
學籍檔案管理人員的思想政治、工作態度以及專業知識等各個方麵素質，是影響電大開放教育學籍檔案管理工作效率的主要原因之一，管理人員需要嚴抓學籍檔案管理人員素質問題，定期進行素質培訓拓展工作。以此可以通過學籍檔案管理人員素質的優化提升，促進其樹立積極端正的工作態度，提高其對學籍檔案信息化管理係統的操作熟練性，有效優化電大開放教育學籍檔案管理整體效率。
素質培訓主要包括專業知識技能培訓、思想政治素質教育與工作態度樹立引導幾大重點：專業知識技能培訓要求著重於工作人員對學籍檔案信息化管理係統的認知，通過定期的知識傳輸與僅能操作訓練，加強其對學籍檔案信息化管理係統操作的熟練性；思想政治素質教育主要要求對信息錄入人員的思想教育，防止一些學員不正當目的賄賂工作人員修改成績等情況的發生，抵製此類惡習；工作態度樹立引導培訓則需要工作人員的積極配合，引導其端正工作態度，提高工作責任心與積極性，使其認真對待學籍檔案管理工作。
（二）學籍檔案管理係統加強