人事檔案管理中的問題及對策
理論研究
作者：馬豐蘭
幹部人事檔案工作是黨和國家幹部工作不可缺少的一個重要組成部分，是做好幹部工作的基本條件之一，如何加強幹部人事檔案規範化管理，充分發揮幹部人事檔案在實際工作中的作用，更好地為幹部人事工作服務，是新時期幹部人事檔案管理中遇到的一個重要課題。
一、幹部人事檔案的重要作用
幹部人事檔案是記述和反映幹部個人經曆、德才表現、工作業績、獎勵與處分等記錄幹部個人的原始材料和曆史證件，他真實地記述著檔案人的成長“軌跡”，是直觀地、曆史的考察了解和正確選拔使用幹部的重要依據。人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分，特別是在經濟社會高速發展，人員流動日超頻繁的當下，幹部人事檔案為幹部人事工作提供著可靠的依據，為人才資源的合理使用提供信息參考，在幹部人事工作中發揮著重要作用。
（一）在幹部管理上的曆史作用
幹部人事檔案是檔案人本來麵貌的客觀反映，在實際工作中經常會碰到年齡、工齡和學曆等涉及到個人待遇方麵的問題，這時就可以充分發揮檔案的曆史效能，堅持以檔案為基準，以曆史材料為依據，及時準確地提供有價值的信息，為正確解決問題提供依據。
（二）在幹部選用上的基礎作用
隨著幹部選拔任用、監督管理的日益嚴格，檔案管理部門要及時提供幹部的真實信息，為實施幹部競爭上崗、公開選拔幹部提供好重要的決策參考依據，為全麵掌握幹部隊伍和人才隊伍的整體狀況提供第一手的資料。
（三）在人力資源開發上的促進作用
現代管理理論強調，管理的核心是人的管理，人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據，可以使各類人才揚其長、避其短、司其職、用其智，最大限度地發揮人才的作用，促進人力資源合理配置，因事擇人、用人以治事。
二、幹部人事檔案工作中存在的問題
（一）材料收集不便，管理不夠完善
由於一些單位機構改革，管理體製發生變化，部分人員變動工作崗位，檔案沒有及時轉遞，幹部檔案材料收集整理歸檔不及時，造成了檔案材料缺損。有的管檔人員業務不熟，檔案管理製度執行差，缺乏專業知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、材料的收集、整理、歸檔等業務不了解，在接、轉、調出、轉入、工資、退休時需要檔案時不嚴格履行手續按規定辦事。甚至為了各自方便，檔案本人自己提，造成在接轉檔案時不密封，借出手續不完善，讓個別人鑽了空子，抽取個人檔案材料造假、銷毀、塗改等，為自己謀利，嚴重影響了檔案的真實性。
（二）檔案材料立卷不夠規範，案卷質量不高
真實性是幹部人事檔案最基本的要求，但目前檔案材料內容上填寫前後不一，“三齡一曆”（年齡、工齡、黨齡、學曆）記載多樣，造成個別幹部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。根本的原因就是幹部人事檔案對個人的切身利益極為重要，如選拔幹部、評定職稱、退休等等，因而使個人因功利方麵的因素而有意造假。其次，檔案的用紙規格不一，雖然規定檔案材料要統一使用16開規格辦公用紙，但現選擇公文材料大部分是A4紙，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。再次，檔案材料的歸類不準確，目錄書寫不正確。有的歸檔材料未編頁碼或頁碼與目錄不相符，有的不該歸檔的材料歸了檔，零散材料沒有及時歸檔，這些都直接影響了案卷的質量。