也論我國檔案整理工作的基本原則
業務研究
作者：嚴永官
摘要：不同類型的檔案機構和不同類型的檔案具有不同的整理工作內容，需要遵循不同的整理原則；“全宗原則”在我國檔案學理論中已經得到發展，關於全宗補充形式的論述為檔案整理工作實踐提供了理論依據；隨著檔案種類的日益豐富和整理工作實踐的不斷充實，“來源原則”已經無法容納檔案整理工作的全部內容，所以“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”既沒有實踐意義也不合科學。
關鍵詞：檔案；整理；原則；商榷
黃世喆、歸吉官在《論我國檔案整理工作的基本原則》一文（見刊於《檔案管理》2014年第4期，以下簡稱“原則”一文）中對我國檔案整理工作的基本原則表述了自己的觀點，認為“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”。筆者認為該文所立的論點無法包括檔案整理工作的全部內容，將“來源原則”作為檔案整理工作的基本原則既無實踐意義，也不合科學。故特撰此文與之商榷。
1不同類型的檔案機構和不同類型的檔案具有不同的整理工作內容，需要遵循不同的整理原則。
1.1不同類型的檔案機構有其各自的整理工作內容和需要遵循的整理原則。從檔案保管機構來看，有基層檔案室的檔案整理和各級各類檔案館的檔案整理。各級綜合檔案館在整理工作的第一層級中除了對文書檔案的區分全宗外，還會包括對由於征集等特殊渠道收集進館檔案的分類整理；還有對音像等專門檔案和重大活動、重大工程項目、重大科研項目等目前較為普遍使用“專題檔案”稱謂的檔案的分類整理。由於檔案館第一層級檔案整理工作相對原則而籠統，所以其中對於文書檔案的整理遵循的是“全宗原則”；而對於其他各種檔案的整理則是以檔案館管理為整體需要，並遵循既符合檔案學理論要求又便於實際工作掌握需要的原則。因此，各檔案館的整理原則有所不同，其整理結果自然也不盡一致。在檔案館檔案整理工作的第二層級存在許多繁瑣的整理工作內容，所以不同的整理內容也會需要遵循各自不同的具體原則。並且這些繁瑣的整理工作，部分內容又會如檔案室對全宗內檔案的整理一樣，需要遵循“應該充分利用原有的整理基礎，保持文件之間的曆史聯係，便於保管和利用”的現行檔案整理工作原則。
機關檔案室的整理主要是全宗內檔案的整理。盡管某些檔案室也保存有原先形成的其他全宗的檔案，但在正常情況下目前整理的均為本立檔單位形成的本全宗的檔案。所以其在文書檔案的整理中便不宜籠統采用遵循“全宗原則”或是“來源原則”這些基本原則，而隻能是以符合檔案整理工作根本目的要求的標準，即目前對檔案整理工作中利用原有基礎、保持曆史聯係和便於保管利用的原則來檢驗。而在對其他類型檔案的整理時，則是放在全宗這個總體概念之下來進行的分類整理，而不會像檔案館一樣將對這些檔案的整理作為與區分全宗同一層次上的問題來處理的，所以其同樣適用現在表述的針對全宗內檔案整理的原則。
1.2不同類型的檔案有其各自的整理工作內容和需要遵循的整理原則。從檔案的類型來看，有文書檔案整理、科技檔案整理、專門檔案整理等；按檔案的載體分，有紙質檔案整理與電子檔案整理等。各類檔案都有其整理工作的具體內容，也需要遵循不同的基本原則。如文書檔案整理中第一層級是區分全宗；而科技檔案整理中第一層級是區分工程項目與區分產品等；而在專門檔案整理中則又有針對不同檔案內容的不同整理方法，如音像檔案的第一層級往往是按照內容，區分為會議、領導活動、區容區貌等類別。
2檔案整理“三大原則”及其在我國的發展
自19世紀中後期，歐美檔案學形成之後，檔案學在國際範圍內發展較快，其中圍繞檔案整理曾先後提出過“事由原則”、“全宗原則”和“來源原則”等“三大原則”。
2.1檔案整理“三大原則”
2.1.1“事由原則”。“事由原則檔案館將檔案按其內容主題而不按來源機關和原有次序進行整理和分類的原則。它的特點是以相關事由為依據建立檔案文件之間的邏輯聯係，故又被稱為相關原則。”[1]“事由原則……要求按文件內容涉及的問題整理檔案。……1841年被尊重全宗原則取代。”[2]
2.1.2“全宗原則”。“全宗原則全宗是檔案館（室）對檔案進行科學管理的基本單位，按全宗管理不僅是檔案部門按來源區分檔案的一種整理方法，也是國家規定的管理原則，稱為全宗原則。”[3]“全宗既是一定數量檔案的實體概念，也是整理檔案原則的重要體現和方法，在檔案學中有時稱為全宗原則和全宗理論。”[4]
2.1.3“來源原則”。《中國大百科全書檔案學分冊》在“來源原則”條目下講：“檔案館將檔案按其來源和形成單位進行整理和分類的原則。”並指出：“按其起源和形成過程，法國的尊重全宗原則是它的發端，德國的登記室原則延伸了它的內涵，荷蘭人給予理論論證。”“來源原則外國檔案學術語。即按照文件的形成機構劃分和管理檔案。起源於1841年法國提出的尊重全宗原則。1881年普魯士在提出登記室原則時正式使用了‘來源’一詞。”[5]