論重大突發事件檔案收集的困境與策略
業務研究
作者：範敏 冉朝陽 宋慧蓉
突發事件是指突然發生，造成或者可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故、災難、公共衛生事件和社會安全事件。突發事件發生後的檔案收集工作具有非程序性，常態下的工作模式無法滿足需求，加強對突發事件檔案收集工作的研究，深入分析其麵臨的困境，積極思考其應對策略，均具有較重要的現實意義。
1背景分析
1.1突發事件的應對日益受到重視。隨著2007年《中華人民共和國突發事件應對法》的頒布與實施，突發事件應對有了明確法律依據。現階段，突發事件應對工作都是在此框架下實施的。國家對突發公共事件的應對工作越來越重視。
1.2突發事件檔案的作用逐漸凸顯。2008年“汶川地震”後，新建的地震博物館征集了地震實物檔案、聲音檔案、照片檔案和文字檔案等5萬多件。在地震學、建築學以及抗震救災方麵都有重要價值。突發事件檔案在應對災難、研究成因、警示後人、記載曆史等方麵價值和作用逐漸被人們認可，其重要性逐漸凸顯。
1.3突發事件檔案收集研究處於起步階段。2006年，周瑞薇進一步提出加強製度建設提高檔案意識、建立健全突發公共衛生事件檔案工作網絡機構、明確範圍保證質量、按專題檔案形式進行整理、重大突發公共衛生事件檔案的開發與利用等措施，以加強突發公共衛生事件檔案的收集。劉穀辛等人則結合成都中醫藥大學抗震救災專題檔案收集的基本實踐，總結“先進館後鑒定”、指派專人重點收集、主動出擊多渠道收集、利用過程中及時補充等工作方法。檔案應急管理研究正在從宏觀到微觀，從係統到專題，逐步加深、細化；研究內容偏重於檔案安全管理和服務利用，對收集工作大多數點到為止。重大突發事件檔案收集研究尚處於對個體案例分析起步階段，缺乏全麵的總結研究，以及有效的指導建議和策略，需進一步加強。
2重大突發事件檔案收集麵臨的困境
2.1自身特征帶來的困境
2.1.1地位模糊性，製約檔案部門收集職能發揮。常規環境下，檔案收集工作與中心工作無衝突地並行實施。而突發事件背景下，“救人是第一要務”，是絕對核心工作。此時，突發事件應急對資源是以“獨占”形式存在，檔案收集工作無法被“兼容”，這與常態下二者關係稍有不同，使檔案部門難以精準地自我定位。在定位模糊狀態下，檔案部門更多傾向於以不作為方式應對，嚴重製約了其職能發揮。如雲南魯甸地震災難發生後，社會和決策者的精力和關注點都在救人，若此時論及檔案收集工作似乎顯得不合時宜，該想法的產生與檔案收集工作定位模糊密切相關。
2.1.2對象複雜性，增加檔案收集業務指導難度。從形成來看，突發事件檔案涉及7類自然災害、2類事故災難、2類公共衛生事件、6類社會安全事件；從內容來看，突發事件檔案真實記錄了事件發生現場、應急處置、恢複與重建等情況；從載體來看，突發事件檔案有聲像檔案、實物檔案、文字圖表檔案等形式。加之各種不可預測的突發因素影響，檔案的複雜性特別突出，導致了收集工作的內在規律難以把握，收集範圍、時間和方法具有實時性和動態性，需不斷分類明確，大大增加了業務指導的難度。
2.1.3主體多元性，引起檔案多頭收集無人牽頭。重大突發事件應對往往是多部門聯合實施的，主體多元性會對檔案管理利用產生深遠的不利影響。在“汶川地震”中，除政府組織機構、軍隊和武警外，還有俄羅斯、日本等幾十個國際救援隊，誌願者20餘萬人，數以萬計的醫務人員和保障人員等參與現場救援。重建過程中又有大量的人員和組織機構參與其中。重大突發事件中，檔案工作無人牽頭，各自為政，檔案全宗處於分散狀態。