高校圖書館檔案管理工作研究
業務研究
作者：何明舉
圖書館檔案是指圖書館及其工作人員在各項活動中產生的具有參考利用價值並歸檔保存的材料，是圖書館工作在各個曆史時期全麵係統真實的記錄，它作為一種文獻資源，包括各種文字、圖表、聲像等多種記錄形式，是圖書館係統的寶貴財富。高校圖書館的檔案工作是高校圖書館工作的一個重要的信息組成部分，是圖書館發展變化的曆史見證，它隨著高校圖書館的產生而產生、發展而發展，客觀真實地記載著高校圖書館各曆史時期的發展軌跡，具有很強的信息傳播功能。近年來，隨著我國社會經濟的不斷發展，高校圖書館的工作也發生了深刻變化，其檔案管理工作在為全校教學、科研等服務過程中所發揮的作用越來越明顯。因此，我們要進一步明晰檔案管理工作的重要意義，正確麵對工作中存在的一些不足，積極探求方法、措施，管理和利用好檔案，使之進一步為高校圖書事業的建設和發展服務。
1高校圖書館檔案管理工作的重要意義
1.1為高校圖書館改革建設提供第一手資料。圖書館的檔案信息反映了高校圖書館從建館以來的建設、改革和發展的綜合情況，它生動描述和再現了高校圖書館各個時期的變遷、科室設置、館員結構、科學研究和服務全校師生員工等情況，是高校圖書館自身改革、發展第一手資料。在目前日新月異、突飛猛進的知識經濟時代，高校圖書館檔案工作對學校圖書事業發展和圖書館自身建設的作用都是不可忽視的。
1.2為高校圖書館的管理提供決策依據。沒有準確的信息就等於盲人摸象，館領導在為圖書館的改革和發展做決策時就會無的放矢，容易出現偏差和問題。高校圖書館的檔案信息可以詳細地提供圖書館重大改革、大事要事、成功經驗、失敗教訓等全景情況，是圖書館發生的各種事情的客觀記述。領導班子在謀劃高校圖書館建設和發展重要事情時，可以參考館內保存的檔案文件資料，做到決策切合實際，切合群眾利益，切合黨的方針政策。同時，領導班子調整時新履職的館領導可以通過學習檔案文件資料，較快地掌握圖書館以前的政策、製度等，為繼往開來，快速地進入角色、開展工作提供很好的服務。
1.3是對讀者進行入館教育的主要素材。高校圖書館既是育人單位，又是科研和服務單位。因此，圖書館在為學校教育教學、科學研究及管理等提供服務過程中，產生了非常多有價值的文件資料，這些資料再現了各種活動的真實情況，有血有肉，生動鮮活，是對讀者進行入館教育的重要素材，可以激發廣大讀者熱愛圖書館、愛讀書、多讀書、讀好書的熱情。
1.4可以為圖書館館史及學校校史提供史料。高校圖書館檔案真實地記錄了圖書館前進的曆史，實事求是地記述了圖書館重大改革、大事要事，為圖書館編寫館史以及學校編撰校史、撰寫年度或者5年和10的大事記等提供重要依據。
2高校圖書館檔案管理工作中存在的主要問題
2.1檔案管理模式落後。在很多高校圖書館中，既沒有單獨設置統一管理全館檔案的檔案室，也沒有在辦公室等科室中單獨設置檔案管理崗位，配備專職的檔案管理人員，常常將檔案室的功能合並到圖書館辦公室等相關科室，並且有其他崗位的人員兼著。這種落後的管理模式導致了高校圖書館很多有價值的檔案文件材料未能及時得到收集、整理、利用，隨著時間的推移，很多檔案就慢慢地丟失了，非常可惜。
2.2兼職檔案員檔案管理方麵的專業知識比較匱乏。很多兼職檔案員把精力主要放在圖書館給他設置崗位的工作上，也就是自己的本職工作，在日常工作中隻是兼顧著管理檔案。由於本崗位工作繁忙等原因，沒有能夠對檔案知識進行比較係統的學習，甚至根本就談不上具有檔案管理方麵的基本知識，在這種沒有掌握檔案管理知識的情況下肯定是不可能把圖書館的檔案工作做好的。