對《黨政機關公文格式》中有關問題的思考與商榷
秘書苑
作者：範錚
摘要：國家標準《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）對推進黨政機關公文處理科學化、製度化、規範化發揮著重要作用，該標準與《國家行政機關公文格式》（GB/T9704-1999）相比，更為科學準確、邏輯嚴密、簡潔明了、通俗易懂。但筆者認為標準部分條目仍存在不準確、不嚴密、不簡潔、不通俗、操作性不強的地方，尚需進一步完善。
關鍵詞：國家標準；公文格式；修訂
為適應黨政機關工作需要，推進黨政機關公文處理科學化、製度化、規範化，2012年4月16日中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合發布了《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》），並於2012年7月1日起正式實施。《條例》規定：“公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執行。”[1]適應《條例》的規定要求，中共中央辦公廳和國務院辦公廳對國家標準《國家行政機關公文格式》（GB/T9704-1999）進行了修訂，形成了現行國家標準《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012），於2012年6月29日經國家質量監督檢驗檢疫總局和國家標準化管理委員會批準發布，2012年7月1日起正式實施。
新標準在標準名稱、適用範圍、標準結構、公文裝訂要求、公文格式要素及編排、特定公文格式編排等方麵進行了修訂，使標準內容更為科學準確、邏輯嚴密、簡潔明了、通俗易懂。但筆者在對該標準的應用過程中，發現標準部分條目仍存在不準確、不嚴密、不簡潔、不通俗、操作性不強的地方，現提出來與大家一起探討。
1從標準的準確性考量
1.1應修訂“3.1字”、“3.2行”的定義。“3.1字”的定義為“標示公文中橫向距離的長度單位”，“3.2行”的定義為“標示公文中縱向距離的長度單位”，根據該標準“規範性引用文件”中的“GB3100國際單位製及其應用”，長度的國際單位製為m、km、cm、mm、μm、nm、pm、fm，以上是我國長度的法定計量單位，而標示公文中橫向距離的“字”和標示公文中縱向距離的“行”不是我國長度的法定計量單位。按照《中華人民共和國計量法》規定，“非法定計量單位必須廢除”；1990年8月25日國家技術監督局令第14號頒布的《計量違法行為處罰細則》規定：“出版物使用非法定計量單位的，責令其停止銷售，可並處一千元以下罰款。”《黨政機關公文格式》國家標準是一種技術規範，並且標準文本是公開的出版物，理應遵守國家相應法律法規要求。因此，建議將“3.1字”的定義改為“標示公文中橫向距離的單位”，“3.2行”的定義改為“標示公文中縱向距離的單位”。
1.2應補充“發文字號”編排位置的特殊情況。“7.2.5發文字號”規定：“編排在發文機關標誌下空兩行位置，居中排布。”建議在後麵加上“特定情況可以作適當調整”的表述。因為同樣這一條目規定，“上行文的發文字號居左空一字編排，與最後一個簽發人姓名處在同一行”，如果出現三個以上簽發人的情況，簽發人需要排兩行以上，這樣，為滿足“與最後一個簽發人姓名處在同一行”的要求，發文字號就需要再做調整。
1.3應修改“標題”的排列方式。“7.3.1標題”中規定：“標題排列應當使用梯形或菱形。”百度百科對“菱形”的定義是：“在同一平麵內，有一組鄰邊相等的平行四邊形是菱形。”[2]菱形標題要求上下對稱，而實際應用中經常會出現標題上下不對稱的情況。按照百度百科對“紡錘形”的定義，“一條對稱軸的四邊形稱做紡錘形”，[3]故“標題排列使用梯形或紡錘形”比較符合實際。
1.4應將“抄送機關”移至“主體”，主送機關名稱過多時移至版記上方。《條例》規定，“抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關”。[4]抄送機關與作為公文主要受理機關的主送機關不同，可以認為是需要執行或知曉公文內容的“次要”受理機關，故將這一條目從“7.4版記”中分離出來，列入“7.3主體”比較恰當。抄送機關在公文格式中的位置，可以表述為“編排在版記之上一行，上加一條分隔線”。當出現7.3.2中提到的“主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文”的情況時，“應當把主送機關移至版記之上，上加一條分隔線。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置於抄送機關之上一行，之間不加分隔線”。這樣，就明確了主送機關、抄送機關都是公文“主體”的一部分，避免出現“將主送機關移至版記”後，不易確定主送機關是作為公文主體，還是作為版記內容的情況。