任何事情都可以由別人代勞，唯有兩件事情非要自己去做不可。這兩件事是：一、自我思考，二、按照事情的先後順序去執行。
標出急需處理事項的方法有：一、限製數量；二、製成兩張表格，一張是短期計劃表，另一張是長期優先順序表。你可以在最重要的事項旁邊加上星號，A、B、C等英文字母，或數字1、2、3.
在確定了應該做哪幾件事之後，你必須按它們的輕重緩急開始行動。大部分人是根據事情的緊迫感，而不是事情的優先程度來安排先後順序的。這些人的做法是被動的而不是主動的。成功人士不會這樣工作。
伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯·舒瓦普曾會見效率專家艾維·李。會見時，李說自己的公司能幫助舒瓦普把他的鋼鐵公司管理得更好。舒瓦普承認他自己懂得如何管理，但事實上公司不盡如人意。可是李說需要的不是更多的知識，而是更多的行動。他說：“應該做什麼，我們自己是清楚的。如果你能告訴我們如何更好地執行計劃，我聽你的，在合理範圍之內價錢由你定。”
李說可以在10分鍾內給舒瓦普一樣東西，這東西能把他公司的業績提高至少50％。然後他遞給舒瓦普一張空白紙，說：“在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。”過了一會兒他又說：“現在用數字標明每件事情對於你和你的公司的重要性次序。”這一過程花了大約5分鍾。
李接著說：“現在把這張紙放進口袋。明天早上第一件事是把紙條拿出來，做第一項。不要看其他的，隻看第一項。著手辦第一件事，直至完成為止。然後用同樣的方法對待第二項、第三項……直到你下班為止。如果你隻做完第一件事，那不要緊，你總是做著最重要的事情。”
李又說：“每一天都要這樣做。你對這種方法的價值深信不疑之後，叫你公司的人也這樣幹。這個試驗你愛做多久就做多久，然後給我寄支票來，你認為值多少就給我多少。”
整個會見曆時不到半個鍾頭。幾個星期之後，舒瓦普給艾維·李寄去一張2.5萬美元的支票，還有一封信。信上說從錢的觀點看，那也是他一生中最有價值的一課。後來有人說，五年之後，這個當年不為人知的小鋼鐵廠一躍而成為世界上最大的獨立鋼鐵廠，李提出的方法功不可沒。這個方法還為查理斯·舒瓦普賺得1億美元。
人們有個不按重要性順序辦事的傾向，多數人寧可做令人愉快的或是方便的事，但是沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時間的了。試用這個方法一個月，你會見到令人驚訝的效果。人們會問，你從哪裏得到那麼多精力？但你知道，你並沒有得到精力，你隻是學會了把精力用在最需要的地方。
把事情按先後順序寫下來，定個進度表。把一天的時間安排好，這對於你的成功是很關鍵的。這樣你可以每時每刻集中精力處理要做的事。但把一周、一個月、一年的時間安排好，也是同樣重要的。這樣做給你一個整體方向，使你看到自己的宏圖，有助於你達到目的。
每個月開始，你都應該坐下來看該月的日曆和本月主要任務表。然後把這些任務填入日曆中，再定出一個進度表。這樣做之後，你會發現你不會錯過任何一個最後期限或忘記一項任務。