企業人力資源信息係統的構建及實施方法
管理實務
作者：易宏煊 張凱穗 趙建之
摘要：隨著計算機的普及，管理信息係統逐步成為企業管理和決策的重要工具。將信息技術用於企業人力資源管理—人力資源管理信息係統是人力資源開發與管理的趨勢。
關鍵詞：人力資源 信息化 係統
目前企業人力資源管理中還有一些企業未建立或形成行之有效的人力資源管理戰略體係。企業本部和分公司在人力資源管理上基本屬於分散型、自治型，人力資源信息分散，缺乏整體整合能力。導致本部對人力資源的總體情況不能及時、有效掌握，缺乏為決策提供支持的信息。由於缺少人力資源管理信息係統輔助管理，使薪資、福利、培訓、績效等工作的每月核算浪費了大量的人力成本，使得人力資源管理成本居高不下，從而引發一些管理問題。
一、構建企業人力資源管理信息化的意義
第一，控製管理成本。HRM信息化的實施，使管理者有更多的時間從事戰略管理等核心工作的研究、規劃，從而促使企業核心競爭力的提升。另外，信息化的實施不僅可以減輕工作強度，還可以加強溝通，實現無障礙交流，無紙化操作，節省通訊、差旅、設備、紙張等辦公費用。
第二，提升主動服務能力。HRM信息化使分散的人力資源信息能有效地集中，統一分析，提高了工作效率。能為高層決策者提供各種輔助決策的人力資源經營指標，以便提高決策質量。
第三，提高員工的滿意度。人力資源信息化的實施，使得管理有了現代化手段做支撐，使很多工作都可以采取細化、量化手段，從而達到公平、公正，從而提高員工滿意度，幫助企業留住核心人才。
二、構建人力資源管理信息係統
1.人力資源管理信息係統的功能架構
人力資源管理信息係統從功能架構上應分為三個層麵：一是基礎數據模塊，分為靜態數據和動態數據。靜態數據主要包括員工個人屬性數據和企業組織架構等企業數據；動態數據是員工在企業工作期間不斷變動的數據。二是業務處理模塊，主要功能是人力資源管理具體業務流程的操作功能。三是決策支持模塊，建立在基礎數據模塊與業務數據模塊組成的信息係統數據庫基礎之上，用於進行人力資源信息統計、彙總及分析。這一模塊在實際工作中不僅能提高人力資源管理效率，更為高層決策提供人力資源信息支持。
2.人力資源管理信息係統模型構建及實施
（1）係統需求分析。實施人力資源管理信息係統之前，要對企業人力資源管理的現狀進行客觀的分析，分析係統需實現的業務操作功能、實施的預算及是否需要引入外腦等等，並確定要實施的係統的範圍與邊界。不僅要充分考慮係統能否提升人力資源管理水平，更要從實際情況出發，尋找到合適企業的解決方案。人力資源管理信息係統從解決問題的層次分為，提升效率層、流程優化層、決策支持層。在提升效率層麵上，基本上不需要引入管理谘詢；在流程優化層麵上，預算允許，而自身又不具備勝任能力，可以引入谘詢機構幫助理順管理流程，預算不允許，可借鑒人力資源管理信息係統中固化的經驗；在決策支持層上，管理指標體係的建立最好是能讓有相關經驗的谘詢機構介入，幫助企業提取符合實際情況的人力資源經營指標，然後由軟件供應商來實現。
（2）係統方案選擇。方案設計環節是確定人力資源管理信息係統的建設方案：是自行開發，還是外包開發。擁有信息部門的企業，考慮到開發成本，總是希望采取自行開發，但很多時候，由於信息部門未深度參與到人力資源管理活動中，其對人力資源業務不熟悉，不能理順複雜的流程，這就需要花費大量的精力和時間讓技術人員去理解業務；其次，沒有過去積累的經驗，信息部門從係統分析設計到係統開發完成的周期，可能會遠遠超出計劃。因此，結合上述分析企業人力資源信息化的建設最好選擇一家經驗豐富的人力資源管理信息係統供應商來開發係統。
（3）係統項目實施。第一，項目實施的階段分析。項目實施分為三個階段：一是係統功能定製階段。這是人力資源部門難得的梳理、優化人力資源管理運作體係的機會，需將以往不規範、不係統的工作流程進行規範化、係統化。對於係統供應商，功能定製階段是理順客戶需求，並為將需求轉化為係統功能模打好基礎的階段，這對整個項目的順利實施也起著決定性作用。因此，對係統功能進行定製化再造期間，用戶應與係統供應商之間應保持暢通的溝通，並及時對需求進行分析確認，從而盡可能避免正式開發後不斷修改需求或提出新的零散的需求。所以不論是定製開發軟件還是選用套裝軟件，在功能定製階段都必須明確軟件具體功能需求。二是數據梳理與導入階段。這個階段是在實施顧問指導下進行數據整理、分類，並形成各種電子表格，將其基礎數據導入數據庫中，是係統數據結構和數據庫的建立過程。數據梳理是人力資源管理信息化過程中非常關鍵的基礎工作，它將直接影響今後工作的效率乃至係統實施的成功與否。從係統數據整體規劃分析，如果要實現整個係統的信息集成、信息共享，就必須進行數據流分析，因為這一步工作進行的越深入，形成的數據分析就越準確，數據模型就越穩定，人力資源管理信息化方案成功的可能性就越大。三是係統應用培訓階段。為使開發好的人力資源信息係統能得到更好的使用和評價，係統供應商必須為企業係統使用人員開展應用培訓，以幫助企業盡快啟動係統的應用。所以用戶在正式運行係統前應接受供應商關於係統使用技能的培訓。培訓的效果如何將直接影響用戶使用係統是否熟練，將影響係統的實際效果。應用培訓不僅要對人力資源部相關人員進行培訓，還應該加強對中高層管理人員以及一般員工的培訓。第二，項目實施過程注意的事項。為使企業順利實施人力資源管理信息係統，需要注意以下幾個問題：一是必須明確項目實施的範圍；二是明確項目組成員，尤其是企業方的項目組成員；三是確保係統供應商、人力資源部、信息部門合作溝通暢通；四是確保係統硬件環境運行良好；五是明確售後服務項目，項目實施完成後，用戶還應該與係統供應商進行售後技術支持的合作，以確保係統能適應企業人力資源管理不斷變化的需求。第三，效果評價方法。人力資源管理信息係統作為提升管理水平和效率的工具，需要一套完整而有效的實施效果評價指標體係。從現有企業信息係統效果評價方法看，針對人力資源管理信息係統實施效果評價方法還不多見。為此，本文綜合信息係統評價方法及信息係統實施過程的實踐，提出人力資源管理信息係統使用效果8個維度評價指標方法：一是基礎功能；二是可靠性；三是易用性；四是集成性；五是可擴展性；六是規範性；七是售後服務；八是後續的持續改進和升級服務。