基於人力資源管理視角的人事檔案管理探討
綜合
作者：馮宗平
摘要：本文從分析人力資源檔案管理工作的主要內容出發，重點探討了當前人事檔案管理中存在的不足，結合工作實踐，提出了相應的改進對策與建議，以期為提高人力資源檔案管理水平提供有益參考。
關鍵詞：人力資源 檔案管理 人事檔案
一、人事檔案管理工作主要內容分析
1.檔案的收集。人力資源檔案的收集，是貫穿人力資源檔案工作始終的一項經常性工作，要注重動靜結合，既保存其已有的必需材料，又要定期對檔案材料進行鑒定，及時剔除無保存價值的材料。按照人力資源工作劃分包括招聘麵試檔案、人員履曆信息檔案、考勤薪酬檔案、保險福利檔案、績效考核檔案等，存檔方式分為一人一檔和裝訂存檔兩類。收集人力資源檔案材料，涉及麵廣，難度較大。
2.檔案的鑒別。人事檔案是培養、選拔職工的依據，一份材料會影響到用人的判斷。因此，應以高度負責的精神，慎之又慎地鑒別材料的真偽、決定材料的取舍。
3.檔案的傳遞和查閱。在管理實踐中，人事檔案會在申請人、經辦人、審核人之間傳遞，有時又會出現多級審核。在傳遞過程中，要遵循及時、準確、安全的原則，必要時應密封並加蓋密封章，交接人要互相簽字並保存好簽字記錄，確保人力資源檔案的完整與安全。
二、當前人事檔案管理中存在的主要問題表現
1.虛假的檔案材料妨礙了對人力資源的合理配置。因信息的不對稱，使得檔案中屢屢出現個人信息內容失真現象，例如，假學曆、假年齡、假工齡等。這會使得人事部門不能夠正確地對職工進行評估，進而無法對單位的人力資源計劃中涉及到的人員配置計劃、補充計劃、解聘及退休計劃等進行正確的製定，對單位當前以及未來的人力資源配置需求預測造成重大影響。
2.人事檔案材料分散，內容簡單雷同，降低了人力資源的效力。人事檔案應該全麵、曆史、客觀地反映一個人的真實麵貌。然而如今有些人事檔案材料單一，內容抽象。這種人事檔案對企業的選人、用人失去了的真正意義上的參考價值。而且，由於人事檔案使用的不規範導致的棄檔和重新建檔現象導致人事檔案內容的完整統一性破壞，員工的真實麵貌不能得到全方位地反映，增加了人力資源的管理成本，降低了人力資源的效力。
3.檔案材料管理手段落後，缺少時效性，降低了人力資源管理的效率。人事檔案中的材料過於陳舊，都是對當事人曆史的記錄，由於對不會再審核鑒定已經放入人事檔案的材料，而新放進去的材料也是一些程式化的，而能夠真正的反映近期當事人動態情況的材料卻是非常少的，人力資源管理部門不能夠從這些人事檔案中獲取到對企業有價值的信息。此外，傳統的人事檔案大都以紙質檔案管理為主，隨著人員的流動性的加強，給人力資源管理部門查閱個人檔案帶來很大不便，會浪費大量時間和人力，工作效率低下。由於管理技術的滯後，管理人員沒有好的渠道對個人信息來進行有效的鑒定，隻能被動地接收信息。