（1）談話前要做好準備。領導者要想找下級談話，事先要認真做好準備。這種準備一般分兩個方麵：一是要了解和掌握需要解決什麼問題，以及問題的發生，發展過程及其相關因素；二是弄清對方的心理、欲望、動機，情緒和態度等方麵的特點，以便在談話時能較好地把握對方的心理和情緒。
（2）要選適當的地點，不同的談話環境會產生不同的效果。對於嚴肅和重大的問題，要在辦公室內進行，不要在人多或比較嘈雜的地方談；如交換個人意見，可邊散步邊交談，這樣可以免除對方的拘謹，有利於問題的解決；如被談話者心懷不滿或情緒低落時，可主動到家走訪，以表示安慰。
（3）選擇好交談的切入點。談話是否有一個良好的開端，對整個談話過程及其效果影響很大。談話有個導入階段，也稱之為預談。有經驗的領導者在談話時，並不是一開始就搬出一整套生硬的大道理來，而是通過簡短的與正題無直接關係的寒暄，問候、體貼，使談話氣氛親切、融洽、輕鬆起來。比如對情緒比較緊張的人可先嘮嘮家常，設法解除其戒備心理，使他樂於交談。還可以觸景生情，想到什麼就隨意說什麼，逐漸地把談話引到正題上來。也可以從一些與對方共同語言較多的話題談起，或談他所關心的問題等等。先在感情上密切雙方的關係，就能夠為整個談話順利進行奠定基礎。
（4）要善於激發下級講話的願望。談話是領導者與被領導者的雙邊活動。對方若無講話的願望，談話便陷入僵局，以至無法進行。而談話不僅是信息交流的過程，也是情感交往的過程隻有兩者情感交融，才有可能提高談話效果。這就要求領導者要向對方交心，談話是雙方的事情，你跟人家不說心裏話，光想讓人家向你交心是不可能的。隻有以心換心，將心比心，在心理上有了共鳴，才能有共同語言，這樣才能談到一塊去。
（5）要善於啟發下級講真情實話。談話所要交流的應當是真實的信息，但有的下級出於某種動機，談話時弄虛作假，見風使舵，文過飾非，報喜不報憂；有的則有所顧忌，言不由衷，這都使談話失去意義。談話是否能開誠布公，決定於領導者的作風。具有專製作風的領導者，就從根本上排除了領導者與被領導者坦率交談的可能性。而在貪圖急功近利的領導者麵前，下級也會有意無意地虛報情況。所以領導者一定要克服好大喜功、浮而不實的作風，代之以坦率和誠懇的態度，並且盡可能讓對方知道，你並不是那種喜歡聽假話、願意讓別人逢迎的人，從而消除對方的迎合心理。
（6）要善於運用非語言符號。談話的交際手段分為語言符號與非語言符號兩種。語言符號是人們思想信息的載體，但非語言符號在談話中也起著不可忽視的作用。非語言符號主要有：
①動作。動作運用得當，能起到“無聲勝有聲”的作用。當對方精神沮喪，情緒低落時，握手、請茶、遞煙，能傳遞情感暖流；某種堅定有力的手勢，也會使對方精神為之一振。
②目光。目光是心靈的窗戶，是意念的交流。在一般情況下，目光注視對方要適當，要自然。人的不同目光包含著多層含意，如讚許、驚訝、惱火、友善等，因此，要善於發揮目光的作用。
③表情。表情是感情的顯露，臉部肌肉神經的不同運動，都有一定的信息意義。如表情認真專注，表明重視對方的意見；表情和顏悅色，表明對對方友好。因此，領導者要善於運用表情來影響和調劑對方的情緒，為談話創造良好的心理環境。
④語調。談話中領導者聲調過高，對方會認為不尊重自己，而產生反感；聲調過低，對方聽來吃力，也會減少談心的興趣。有經驗的領導者善於輕聲說“大話”，把分量體現在內容和語氣上，而不是體現在音調上，大聲嚷嚷是缺乏修養的表現。
⑤空間。空間在談話中也具有信息意義。領導者與談話對象距離的遠近，常常成為表明領導者態度的一種明了的方式。在一般情況下，兩人靠得近些，則表明對對方的親近、友好。因此，在條件允許的情況下，雙方不要人為地拉開距離，盡可能在空間上接近。
⑥時間。時間在談話中也有獨特的信息意義。首先，談話應選最佳時機。如對方感到苦悶，或出現不良苗頭，或遇到天災人禍等，這種時候談話已成為對方的精神需要，可收到吹糠見米之功效。其次在時間上要尊重對方，當長則長，當短則短，一次談不完，下次再談。