（3）降低會議成本的方法與途徑。
降低會議成本的前提是要先明白會議的類型。在會議成本觀念沒有建立起來之前，會議的成本很可能失控；特別是時間成本和損失成本，很多情況下可能會居高不下或是大得驚人。但是會議是必需的，它有著其他溝通方式所不具備的優勢，比如周例會，在總結和規劃方麵就很有效，而且各種會議都有其召開的合理時間和頻率，這種時間和頻率與會議的類型有關。
①溝通型：這種會議最重要的功能在於交流信息、內部協調、得出結論等。比如部門協調會、頭腦風暴就是這種類型的會議。在這種會議裏，大家就是要把自己的觀點、想法、信息談出來，相對的會議氣氛會輕鬆隨意些；特別是頭腦風暴，更是要將大家的思維發散出去，甚至可以不需要得出結論。
②管理型：這種會議主要在於對一些事物進行規範或是宣布政策和決定。典型的像階段性工作分配會議等；這種會議就是要讓大家明白一些事情或規定，不需要大家就會議的內容、事項作討論，隻需要按照上麵的規定執行。
③決策性：這類會議主要是得出某些決定或方案。比如董事會、一些流程的製定會等。這些會議的主要目的是要針對某個或某些具體的問題達成一致，並最後得出統一的結論並規範大家按結論去行動。
知道了會議可能出問題的地方，我們就可以有針對性地去預防和調整自己的行為，盡量讓每次會議都可以高效。除了調整上麵的那些方麵外，還有一些細節可以幫助我們做得更好：
（1）作為會議的主持者。
①參加會議的人員數量要控製合理，不能太多也不能太少；與會者在公司的層級不能差距過大，應保證每人都能在正常的壓力下暢所欲言、各抒己見。
②要心胸寬大，接納各種意見，並給每個發言者以鼓勵和讚揚；善於傾聽和理解，不忽視各種看似微不足道的意見和看法；注意措辭，不要打擊了他人的積極性，特別是對持不同意見的人。每個與會者的風格、能力、經驗、思維方式和看問題的角度都可能不一樣，就有可能形成理解的偏差或誤解，甚至是衝突，這時候既要有積極正麵的心態，還要善於利用各種技巧來保證會議在正確的氛圍下進行。
③注意會議的主題和大家討論的方向無偏差，要適時把會議方向拉回來；同時還應注意會議過程中可能產生的從眾心理，多鼓勵持與大家不同意見的人發言，並給予適當的讚揚；對於要公布的既成決定，要控製會議不再討論，如的確需要，可以另外安排會議專門討論。
④控製會議按流程進行，掌握好時間，盡量不要推遲或延長會議；對每個與會者的發言時間應該有限定；如果會議事項需要得出結論的，要事先告訴與會者，讓他們心裏有數；這些都可以在會議議程裏寫明。
⑤會議得出的決定和結論應該落實到部門或人，並且確定完成需要的時間、資源、配合以及遇到問題時可以到何處或向誰求得幫助等。
⑥安排會後跟蹤，確定會議的決定和結論能夠有效實施。
（2）作為與會者。
①以積極正麵的心態麵對會議。
開會能夠直接表現與會者的業務能力、溝通能力、人際關係的處理以及應變等能力，同時還可以與其他與會者進行交流。這既是展現自己的一個舞台，也是提高自己的機會。
②明確會議目的，做到事前準備充分，發言有的放矢。
這樣既能節省時間成本，又能讓大家明確自己的想法和問題，有助於得到幫助和幫助別人。
③會前做好準備。
除了準備好自己要發言的內容以外，還應大致了解一下其他與會者可能發言的內容，並且應該考慮到自己可能會被提問，有可能的話也準備一下應該提出的問題或意見。
（3）作為會議的協助人員。
①要事先準備好會議議程，並在會前打好發到每個與會者手上，讓每個參與者都明確了解會議的目的、主題、程序、參與人員構成等；如果是需要大家討論同意的問題，應事先將這些問題的相關資料準備好，隨會議議程一同發給每一個與會者。
②要做好會議記錄，並且會議結束後及時整理發給每個與會者和相關部門。
③如果會議除了需要成文的規定或決策，要及時將會議記錄給決策人過目簽名，然後再下發。