第一,預算的先進性與現實性。
企業編製的預算不僅應當具有先進性,而且也應當具有現實性。預算的先進性是指預算是要經過企業員工的努力才能夠完成,不付出一定的努力是完不成的。預算的先進性,對於各種成果類的指標,表現為預算指標水平的提高;各種消耗類指標,表現為預算指標水平的降低。先進的預算有利於調動企業員工生產經營的積極性和實現企業生產經營活動的短期目標;預算的現實性是指人們經過努力確實具有完成預算的可能性。現實性對於預算管理亦十分重要。如果沒有現實性,那麼就難以調動人們生產經營活動的積極性和主動性。預算隻有同時具備先進性和現實性,才可能具有科學性。
第二,預算的可驗證性。
為了提高預算的可靠性,預算編製工作應當具有可驗證性。也就是說,對於兩個合格的預算管理人員,利用同一個企業的同一預算期的資料,用相同的方法編製出來的預算沒有本質上的差異。即他們所編製的預算實質上是相同的。堅持預算編製的可驗證性,不僅可以大大提高預算本身的準確性和可靠性,而且可以增強企業員工的責任感,同時,還有利於強化企業管理的基礎工作,促進整個企業管理水平的提高。
要使預算具有可驗證性,不僅需要根據企業的具體情況來選擇適當的計算方法和編製方法,而且還需要在編製預算的各個環節,要求企業的各個部門乃至個人以書麵形式提供預算編製所需要的署名材料。一方麵,可以進一步明確參與預算編製人員的責任;另一方麵,也可以形成企業管理中的原始資料,必要時可以查考驗證。這樣,不僅可以消除閉門造車編製預算的隨意性;而且也可以充分發動企業員工參與預算管理過程,增強預算的認可程度。
第三,彈性責任預算。
在市場經濟體製下,由於企業麵臨的是一個多變的社會經濟環境,所以企業編製預算時所預計的業務量,與一個預算期終了時所實際達到的業務量往往存在著差異,這種差異不利於準確地考核預算的執行情況。因此,在預算期終了,考核預算時還需要對原來的預算水平進行調整,以便增加預算與實際執行結果的可比性。
第四,采用概率預算提高預算值的準確性。
在編製預算時,所涉及的變量,如業務量、價格和成本等,有的時候可以準確地預計其數值,有的時候難以確定其數值。在後一種情況下,就需要根據客觀條件,對有關變量作一些近似的估計,估計它們可能變動的範圍,分析它們在該範圍內出現的概率,然後對各變量進行調整,計算期望值,編製預算。采用概率預算必須遵循必要的程序,並形成一定的署名文檔,以便明確責任。在實際編製預算時,要根據不同的具體情況來編製。根據各個變量之間的關係,來確定有關預算指標的計算方法。
即便是在預算的執行過程中,為了控製經濟活動,保證企業經營目標的實現,出於控製經濟活動的方便起見,也需要編製彈性責任預算。因為彈性責任預算,不僅明確了各個部門的責任,而且也提供了多種業務量水準的預算,便於直接或者間接地將各個責任預算的實際執行結果與相應業務量水準的責任預算進行比較,及時揭示差異,明確差異的責任,有利於各個責任單位或者個人把預算的實際執行結果控製在允許的範圍內。
編製彈性預算,一方麵能夠適應不同經營活動情況的變化,擴大預算的範圍,更好地發揮預算的控製作用,避免在實際情況發生變化時,對預算作頻繁的修改;另一方麵能夠便於預算對實際執行情況的評價與考核,建立在更加客觀可比的基礎上。在條件允許的前提下,企業預算管理實行動態預算管理,即在預算期初,編製預算時根據當時的預計業務水平來編製預算。但是,在分析預算執行情況時,應當以實際完成的業務量的預算數為基準來分析企業經濟活動預算的執行情況。另外,在預算實施的過程中,為了分析、控製經濟活動,了解經濟活動是否能夠達到預算管理的要求,也需要以動態預算作為工具。當企業一旦發現市場行情的變化,業務量有變化,就可以根據當時能夠準確確定的業務量來動態地編製預算,這樣就可以把預算建立在一個準確的水平上。由於預算賴以編製的業務量與經濟活動實際水平相一致,因而有利於實施預算控製,也可以使預算的考核與分析建立在更加可比的基礎上,便於預算完成情況的考核。
⑤采用零基預算挖掘降低費用潛力。
編製費用預算的方法很多,其中以零基預算編製方法最為科學。從我國實際工作中預算的編製情況來看,使用增量預算或減量預算的為數不少。究其原因是增量預算和減量預算是在上期預算執行結果的基礎上,結合預算期的情況,加以適當的調整而編製的預算。這種預算方法比較簡便,但是,它以過去的水平為基礎,實際上就是承認過去是合理的,無須改進,因循沿襲下去,所以容易造成預算的不足,或者是安於現狀,造成資源浪費。零基預算不同於傳統的預算編製方法。零基預算自20世紀70年代提出以來,在西方國家的許多企業裏得到了廣泛的應用。實踐證明,使用零基預算管理費用能夠取得較好的效果。采用零基預算,在編製預算時,對於所有的預算支出均以零為出發點,從根本上研究、分析和判斷每項預算支出是否具有支出的必要性和支出數額的大小。它要求對各個業務項目需要多少人力、物力和財力逐個進行估算,並說明其經濟效果,在此基礎上,按項目的輕重緩急性質,分配預算經費;確定各費用項目的預算數,進而編製費用預算。
零基預算不僅能壓縮經費開支,而且能切實做到將有限的經費用在最需要的地方,另外,零基預算的編製過程,就是企業的各個部門和員工挖掘潛力的過程。如果把這個過程和企業的革新改造緊密結合起來,那麼,對於企業降低費用和成本是十分有利的。由於零基預算不受過去老框框的製約,能夠充分發揮各級管理人員的積極性和創造性,促進各級預算部門精打細算,量力而行,合理使用資金,提高經濟效益。所以,費用預算應當按照零基預算的要求來編製。
考慮到手工操作的不便,實務中也可以采取一些靈活的做法。比如每兩至三年進行一次嚴格的零基預算操作,如果企業的生產經營活動情況沒有大的變化,那麼,在此期間之內,可以結合使用增量預算或者減量預算的辦法來編製預算,以便簡化預算編製工作。也可以針對重點責任單位或者一些重要的項目按照零基預算的要求來編製,而其他部門或者項目按照傳統預算方式來編製。
⑥采用滾動預算把握企業的未來。
為了便於企業管理當局把握企業的未來,所以應當編製動態預算,即滾動預算。其理由如下:
第一,滾動預算有助於提高預算的準確性。
滾動預算的預算期間具有動態固定特性,說它具有固定特性是因為滾動預算始終要保持一個固定的預算期間,通常為一年或者長於一年的一個經營周期;說它有動態特性,是因為每經過一個月,就根據已經掌握了的新的情況對後幾個月的預算進行調整和修正,並在原來的預算期末隨即補充一個月的預算。由此可見,滾動預算是在預算實施過程中,不斷地修正、調整和延續預算。隨著時間的推移,原來較粗的預算就逐漸由粗變細,同時,又補充新的較粗的預算,如此往複,不斷滾動。預算的準確性也就不斷地得到了提高。
第二,滾動預算符合人們的認識規律。
企業的生產經營活動是複雜多變的,在編製預算時,雖然人們對預算期內影響企業生產經營活動的各方麵因素進行了預測和分析,形成了一定的共識。但是,隨著時間的推移,它將會產生各種難以預料的變化,這無疑會影響預算的正確性,甚至會導致某些預算不合時宜。再說人們對未來客觀事物的認識也有一個由粗到細,由簡單到具體的過程,而滾動預算能幫助我們克服預算的盲目性,避免預算與實際有較大的出入。
第三,實行滾動預算有助於企業管理當局從動態中把握企業的未來。
首先,能使各級管理人始終保持對未來12個月甚至更長遠的生產經營活動作周詳的考慮和全盤規劃,保證企業的各項工作有條不紊地進行;其次,便於外界(銀行信貸部門、稅務機關和投資者等)對企業經營狀況的一貫了解;最後,由於預算不斷調整與修訂,使預算與實際情況更相適應,有利於充分發揮預算的指導和控製作用。
當然,采用滾動預算的方法,預算編製工作比較繁重。所以,也可以采用按季度滾動來編製預算,而在執行預算的那個季度裏,再按月份分旬具體地編製預算,這樣可以適當簡化預算的編製工作。總之,預算的編製是按月份滾動還是按季度滾動,應視實際需要而定。
⑦健全預算管理的機構。
為了使整個預算工作有條不紊地進行,一般在企業內部專設一個預算管理委員會負責預算的編製、實施、控製、協調和指導。它通常由企業領導、供、產、銷和財務等部門主管人員以及總會計師或財務總監等組成。其主要任務是,製定和頒布有關預算製度的全盤政策。審查和協調各部門的預算申報工作,處理有關方麵在編製預算時可能發生的矛盾和爭執,最後批準預算,下達指標,並隨時檢查預算的執行情況,處理預算管理過程中出現的重大問題。為了進一步強化預算管理,企業也可以摸索實施作業預算管理,把企業預算管理引向深入。
(5)預算管理實施的思考。
①避免過繁過細。
有些企業認為,預算作為管理和控製的手段,應對企業未來經營的每一個細節都作出具體的規定。實際上這樣做會導致各職能部門缺乏應有的餘地,不可避免地影響企業的運營效率,所以預算並非越細越好。究竟預算應細化到什麼程度,必須聯係對職能部門授權的程度進行認真酌定,過細過繁的預算等於讓授權名存實亡。
②避免一成不變。
預算製定出來以後,預算執行者應當對預算進行管理,促進預算的實施,必要時可根據當時的實際情況進行檢查、修訂和調整。盡管我們在製定預算時預見了未來可能發生的情況,並製定出相應的應變措施,但預算一方麵不可能麵麵俱到,另一方麵情況在不斷變化,總有一些問題是不可能預見到的。故預算管理不能一成不變,要對預算進行定期檢查,如果情況已經發生重大的變化,就應當調整預算或重新製定預算,以達到預期目標。
③避免目標置換。
預算目標從屬於、服從於企業目標,但在企業活動中常常會出現嚴格按預算規定,始終圍繞預算目標,而忘卻了首要職責是實現企業目標的狀況。究其原因,一是沒有恰當掌握預算控製力度,二是預算指標沒有很好地體現企業目標的要求,或是經濟環境的變化造成預算目標和企業目標的偏離。為了防止預算控製中出現目標置換,一方麵應當使預算更好地體現計劃的要求,另一方麵應適當掌握預算控製力度,使預算具有一定的靈活性。
④避免因循守舊。
預算製定通常采用基數法,即以曆史的情況作為評判現在和未來的依據。如職能部門用以前年度的日常支出作為預算編製標準,職能部門就有可能故意擴大日常支出,以便在以後年度獲得較大的預算支出標準。因此,必須采取有效的預算控製措施來避免這一現象,如通過詳盡報表內容,健全報表體係等方法減少人為因素,提高精確性和科學性。