(3)對作業的控製
作業是指從勞動力、原材料等資源到最終產品和服務的轉換過程。作業控製就是通過對作業過程的控製,來評價並提高作業的效率和效果,從而提高組織提供的產品和服務的質量。其常見的方法有采購控製、生產控製、質量控製和庫存控製等。
(4)對信息的控製
隨著人類步入信息社會,信息在企業組織中的地位越來越高。對信息的控製就是要建立一個管理信息係統,及時地搜集並處理信息。
(5)對組織績效的控製
組織績效是組織高層管理者的控製對象。要有效實施對組織績效的控製,關鍵在於科學地評價、衡量組織的績效。組織績效並不能用一個或幾個指標就反映出來,關鍵要根據組織完成目標的實際情況並按照目標所設置的標準來衡量。
2.控製的類型
按控製時點的不同,控製可分為事前控製、實時控製和事後控製。
(1)事前控製
事前控製也稱“前饋控製”,是指在執行計劃之前預先規定計劃執行過程中應遵守的規則和規範等,規定每一項工作的標準,並建立偏差顯示係統,使人們在工作之前就已經知道如何做。事前控製的重點是預先對組織的人、財、物、信息等合理地配置,使它們符合預期標準,從而保證計劃的實現。如管理部門製定的規章製度、政策和程序等。
(2)實時控製
實時控製也稱“現場控製”,是指計劃執行過程中所實施的控製,即通過對計劃執行過程的直接檢查和監督,隨時檢查和糾正實際與計劃的偏差,其目的就是要保證活動盡可能地減少偏差,改進活動的質量。
(3)事後控製
事後控製也稱“反饋控製”,是指從已經執行的計劃或已經發生的事件中獲得信息,運用這些信息來糾正今後的活動。反饋控製是一種最主要也是最傳統的控製方式。它的控製作用發生在行動作用之後,其特點是把注意力集中在行動的結構上,並以此作為改進下次行動的依據。
(三)控製的基本程序
1.確定標準
控製是依據一定的標準去衡量工作績效,以確保企業目標和為達到目標製定的計劃得以實現。因此在進行管理控製時,首先要按照計劃的要求,製定衡量各種工作績效的標準。
標準是考核業績的尺度,它是從整個計劃方案中選出的對工作成效進行評價的關鍵指標。
一個較好的控製標準體係通常包括數量標準(實物數量和貨幣數量)、質量標準(實物質量和工作質量)、綜合標準和時間標準等。這些標準有些是可以量化的,如資產負債率、工時定額等;有些是定性的,如企業的規章製度等。
2.衡量績效
確定標準之後,就可以將各種成果與標準相比較,衡量管理績效。在對實際或預期的執行情況進行評價時,可著重考慮以下兩個內容:
(1)必須憑借切實可行的測定手段,確切評定下屬工作的實際情況。如設置檢查機構,落實進行衡量和檢查人員等,同時還要考慮準確度和檢查頻率。
(2)通過衡量工作,使主管人員了解計劃的執行進程和實際成效,使主管人員發現那些已經發生或預期將要發生的偏差。
3.采取措施,糾正偏差
糾正偏差是在衡量工作成效的基礎上,針對被控製對象實際狀態相對於計劃標準的偏離程度,及時采取措施予以糾正,使其恢複到正常狀態上來。在對實際情況與計劃的比較過程中,有三種偏差:第一,實際的結果超出了計劃或控製標準,這是正偏差;第二,實際情況與計劃或控製標準基本相符,這被稱為零偏差;第三,實際結果沒有達到計劃或控製的要求,稱為負偏差。
顯而易見,零偏差是最理想的狀態,但這隻是一種理論上的假定,在實際工作中很少出現。也就是說,指標經常定得太高或太低,或者是原有的標準隨著時間的推移已不適應新的情況。在這種情形下,需要調整的是標準,而不是工作績效。在工作中如認為標準是現實的就應該堅持,否則就應當做出適當的調整。