1.運用電話溝通創造美好形象
領導界人士中，墨守成規者大有人在：一些領導者常常把電話溝通視為雕蟲小技，以為其不具任何直接“生產”效力，而幾乎不予重視；如果派員接受“電話技巧、禮貌”訓練——絕對隻是“接線生”或某些第一線接待人員；甚至少有領導者認為自己不具電話溝通的“能力”的。然而，仔細推敲起來，能夠掌握每次電話溝通，而作完美的演出者，真是少之又少，而這些人，往往能創造良好的形象與互動關係。
每個人在工作崗位上，平均一天至少接或打15個電話，每次平均大約8分鍾，而專門服務顧客的特殊部門，在忙碌季節，甚至一天每人可能接到130～140個電話之多，白天工作的時間幾乎將近1/3都在從事“電話溝通”，其重要性可想而知，而電話溝通的藝術，是每個人必須“學習”或“重新學習”的。
因而，領導者如何利用電話溝通，創造良好的組織形象，就顯得尤為重要。
2.打電話應當“有備而打”
人們要給別人打電話，總是有自己的目的的，或向對方提出要求，或傳達某種消息，或與對方商討某一問題，甚至隻是向對方表示問候。無論是什麼目的，你總是“有話要說”才打電話。要做到打電話“有備而打”，打電話者可采用以下常用方法：
（1）打電話者事先草擬一個計劃。可以在心理首先理清思緒，想好要說的話；也可以對較複雜的內容做好記錄，草擬一個提綱，這樣做有利於節省雙方的時間，也有利於溝通活動的順利進行。
（2）一般常打電話的人還可以自備一個小巧的電話號碼簿，記下常用電話的號碼和對方的姓名，並隨身攜帶。這樣在打電話前就不必到處查找對方的電話號碼了。這也應該是打電話前應該想到的準備工作。這樣做不僅方便自己，也可能使對方因為你記住了他的電話而增加對你的好感，有利於加深雙方的感情，從而改善你的人際關係。
3.明確對方的身份
由於電話溝通的特殊性，電話剛接通時，對方很有可能不知道你的身份，你也可能不知道接聽者的身份，這時就需要加以確定。此時，需注意以下兩種情況：
（1）對於不熟悉的電話，電話接通後，首先要告訴對方自己的姓名，這樣做不僅有利於通話的順利進行，更是對對方的一種尊重，也是一種禮貌。同時，要明確對方是否是你要找的單位和個人。
（2）對於比較熟悉或常用的電話，如果聽清楚是你熟悉的聲音，你可以熱情地打招呼：“某某，您好！”這比自報家門的效果更佳，因為除了信任感，又添加了一種親切感，但是一定要聽清楚對方的聲音，如果弄錯了，便會鬧出不必要的誤會。既浪費自己的語言和感情，又平白無故地給對方增添了失落感。
4.用文明禮貌的語言說話
利用電話作為溝通的工具，有一項基本原則務必遵守，就是無論如何要有禮貌，時刻心存“尊敬對方”的意念。在電話溝通中，需注意以下兩方麵：
（1）注意使用禮貌語言。電話中所使用的言辭必須特別注意，以免稍有不當，因“說者無心，聽者有意”，而導致你的失禮。
（2）注意口氣的禮貌，說話的聲調要溫和、熱情、愉快，更不能高聲大喊。如有些人結束電話時，常把電話“啪”地一聲扔回原處，這種做法對對方來說是極不禮貌的，就像賭氣的壞孩子走出房間時憤怒地把門“砰”地甩上一樣，令人極不愉快。
5.注意“視覺聯想”
由於電話溝通時雙方是看不見的，所以會產生極強的“視覺聯想”。比如，我們常聽說的一個笑話，說一個誠實的保姆接聽電話時，因為主人出門時吩咐過她，便實話實說：“我主人吩咐我告訴你，說他已經外出。”這雖然隻是一個笑話，但它卻真實地反映了電話溝通時的“視覺聯想”：對方聽到保姆的回答時，一定會認為主人實際上正在家裏，隻是不願意接聽而已。