1.篩選來文
公文是領導者傳遞信息、實施管理的重要工具。機關公文處理中的主要弊端是：文件越發越多，簡報越寫越繁，文字越來越長，周轉越來越慢，落實越來越差。這樣一來，不僅使得領導者苦於案牘之勞，而且浪費了大量人力財力，影響工作效率，敗壞了領導機關的作風，滋長了官僚主義。解決的辦法主要是篩選來文：
（1）凡是來文，應該讓秘書或助手先行閱辦，讓他們從大量來文中篩選出重要的文件，再送交領導者批閱。
（2）對於篇幅過長而又必須了解的材料，應讓秘書將其重點標出，或經過綜合整理，編寫成簡短的摘要，再提供領導者參閱。
有人做過統計，一個領導者每周用於審批各類書麵報告的時間是20小時左右，平均每天3 個多小時。根據目前通行的文件格式，如果把開頭結尾的“靴子”、“帽子”都刪去，那麼每周就可以節省閱文時間5小時；如果秘書能給搞成摘要，則可以節約10小時，一年就節約400小時，按每天8時工作製計算，合兩個月的時間！
2.控製發文
控製發文是領導機關解決“文山會海”的主要措施之一。領導者對於發文必須嚴格把關，切實控製發文的頻率、數量和範圍，並努力提高發文質量。控製發文應注意以下幾點：
（1）凡內容空洞、要旨不清的不發。
（2）可用口頭或電話傳達的不發。
（3）質量低劣的不發，打回去重新起草。
（4）對於那些下邊抄上邊、層層摘錄“轉發”的文件盡可能少發或不發。
（5）對於那些穿靴戴帽、無關痛癢、文字冗長的“簡報”，更應禁絕。
對於什麼部門可以辦簡報，領導機構要統一掌握，做到少而精，防止濫辦濫發，空耗工作人員和領導的精力。必要的文件和簡報也要講求質量，開門見山，直截了當，言簡意賅。對篇幅也要有個限製，譬如簡報或一般請示報告可以千字為限，長者不予受理或不予簽發。公文的發放範圍也要嚴格控製，該發到哪一級就發到哪一級，該發給哪些有關部門就隻給哪些部門，無關的一律不送。
3.快速閱文
領導者每天總是有一大堆文件和材料等著批閱，有的文件和材料又很冗長，有數萬字甚至更多。如果都逐字逐句地閱讀，一天8小時的閱讀時間也不夠用。解決的辦法就是快速閱讀。領導者可以按文件的性質、內容和輕重緩急程度，采取精讀、粗讀和翻閱幾種不同閱文方式。
（1）翻閱就是隻看看標題，在腦子裏掛個號，等日後，處理與其有關的工作時，再拿出來細看。
（2）粗讀就是看個主要精神和大概意思，有個基本了解就可以了。
（3）精讀是指對那些內容很重要、政策性和時間性又很強的來文，仔細地看，反複地研究。