考核製度一般可以分為簡約型和完整型兩種。簡約型考核製度一般隻包括考核的介紹、實施流程及作用等內容,完整型考核製度除此以外,還包括考核指標、標準等內容。一般來講,一套基本的績效考核文件包括考核製度、考核量表和相關表格三方麵的內容,有些考核文件還要包括考核流程圖、績效改進單等。
就考核製度而言,一般包括總則、考核的內容、考核實施、考核溝通、考核申述、考核結果使用及附則等幾個方麵內容。
在具體編寫時,還應該注意以下幾個問題:
1.讓當事人參與
如果這個製度是針對整個公司的,要盡量使公司的全體員工都參與到製度的製定中來,如果隻針對某個工作流程的製度,則需要請相關的員工參與進來。一般的做法是,由起草人在進行認真調查之後,起草製定的草案,將該草案公布於眾,讓大家進行討論和修改,並由起草人收集意見並進行修改。對於重點的當事人,起草人要個別征求他們的意見,並做認真的記錄和總結。
要注意的是,在收集到的意見中,會有80%的意見是重複的或不可行的(對這些意見要向提出人做耐心地解釋工作),隻有20%的意見真正有作用。但這種讓當事人參與討論製度的形式不可缺少,因為這種參與的形式比參與的結果更加重要。
雖然讓當事人參與會讓製定製度變得複雜起來,但會對今後製度的執行減少很多障礙。因為人本能的會對約束他的東西產生反感,而製度恰恰是約束人的東西。讓員工參與到製度的製定中來,可以減少這種反感,因為人們都不會討厭自己的勞動成果。
2.注意員工的工作習慣
懶惰是人的一大天性,沒有人會主動更改自己熟悉的工作方式。所以在製定製度時,一定要認真分析現有的工作流程和工作習慣。在達到目標的原則上,要盡可能的繼承原有的流程和習慣,這樣才能有效地保證日後製度的執行。
3.簡明、扼要
製度是需要執行的,當員工對製度本身無法深入的了解時,就談不上能很好的執行。製度是針對所有當事人的,所以製度本身的語言描述應該盡可能的簡明、扼要、易懂,並且不產生歧義,讓所有的當事人都可以輕鬆地理解。另外,製度不必非常縝密和完備,首先是因為這樣會損害製度的簡明性和易懂性,不利於製度的執行;其次是每位員工都對製度有基於常識的認識和理解,而這些常識性的東西就不必在製度中麵麵俱到。
4.易操作
製度必須具有可操作性,否則就失去了製定製度的意義。要想使製度易於操作,最好在製度中就明確一般的操作方法。另外,要寫明製度的原則,這樣便於對特殊情況進行處理(最好能規定出解釋權的歸屬部門)。
5.不求完善求公正
在製定新製度時,很難做到一次就製定得非常完善。隨著公司的發展和管理的提升,可能還要進行不斷的修改和充實。製定製度是為了使用,所以一定要適合公司。在製度執行的過程中,可能會因為製度本身的不完善和不合理而出現一些問題,但這些不應該影響製度的公正執行。比起製度的完善性,員工往往更加關心執行製度的公正性,所以,對於製度的製定者來說,應該比關心完善性更加關心執行的公正性。
6.對改變習慣采取措施
新製度的執行過程就是改變員工工作習慣的過程。管理者應該很清楚地認識到該製度的執行會帶來哪些工作習慣的改變,這種改變員工是否可以接受,接受的程度是多少。根據具體情況,管理者必須采取一些輔助措施來加強對員工工作習慣的改造。比如在新製度執行時,進行製度培訓,或進行頻繁地抽查和監督等。