製定易於理解的政策
有時，企業中出現缺陷是由於政策表達模糊不清或不具體所引發的。近幾年這種情況發生得越來越頻繁。清晰、精確的企業政策及其具體的實施將有助於企業避免某些缺陷的發生。
建立雙向的溝通渠道
如果員工能夠同高層管理者建立開放的、雙向的溝通渠道，那麼這個企業就會少發生一些問題。因為這樣的溝通可以讓員工隨時隨地地識別企業弱點並及時加以解決。而在那些員工害怕向管理者提出問題的企業中，稍不注意就會埋下地雷，留下隱患。
重視新員工工作安排
企業中的問題經常是由那些缺乏訓練和經驗的新員工造成的。因此，一個綜合全麵的新員工工作安排及培訓計劃能夠有助於防範缺陷的發生。
重用專業人士
包括法律、會計、稅務、公關和市場營銷、廣告等方麵的人士。他們具有大多數企業管理者所缺乏的經驗和知識，能夠幫助企業防止某些缺陷發生。
擁有高質量產品
如果企業擁有一個生產高質量產品的聲譽，那麼在大多數情況下，員工都會給予企業很大的支持。同樣，如果企業擁有很高的員工都應該支持的聲譽，員工就會努力工作，及時發現企業中存在的缺陷並主動加以解決。相反，如果企業總是犯錯，員工就不會再關心此類問題的發生。隻有很少犯錯誤的企業才會擁有不願發生問題的員工。
定期進行缺陷分析
防止缺陷發生的實質是：執行較高的質量標準；識別弱點，並努力確保它們不會轉變成經常發生的問題和危機。進行缺陷分析能夠幫助企業建立起識別可能會轉變成危機的缺陷的正式程序。
缺陷管理的程序和價值
缺陷是在企業經營管理過程中產生的，它不僅涉及企業內部各個方麵的經濟活動，而且還涉及企業與外界各方麵關係的問題。缺陷有其發生、發展的過程，即具有一定的規律性。所以，隻要掌握缺陷發生發展的規律，采用適當的程序和方法，循著缺陷的表現形態及其產生的原因就能找出可行的解決缺陷的措施。隻有這樣，才能實現缺陷管理的價值。
缺陷管理的程序
缺陷管理程序是指缺陷管理的作業規程和步驟，它反映著缺陷管理的過程和工作規律。缺陷管理程序是針對缺陷發生、發展規律而形成的。
按程序實施缺陷管理有以下好處：按照程序進行管理，能使複雜的缺陷管理工作有條不紊地進行，做到忙而不亂，提高缺陷管理的工作效率；有利於把握缺陷管理的方向和重心，抓住缺陷所在，提高缺陷管理效果；有利於缺陷管理的科學化、規範化。
按缺陷管理的全部過程來研究，其程序可分為發現缺陷、調查缺陷、分析缺陷、反饋缺陷四個階段。
發現缺陷
發現缺陷的工作，大致分為辦理委托手續、搜集信息，評估現狀、製訂方案，確定分工五個環節。
1辦理委托手續
這項工作主要是企業缺陷管理機構接受委托，辦理受托手續，進行登記。辦理受托手續時，委托人(企業管理者)應提出缺陷管理的目的和要求。
2搜集信息
此項環節的工作，主要搜集以下幾種信息：
1）近三年的會計報表、統計資料與計劃資料；
2）企業章程、組織結構、主要管理者，以及各個職能部門的職責、權限和工作範圍；
3）企業崗位責任製度、內部審計製度、會計製度、報告製度等各種管理製度；
4）企業的業務範圍、經營品種和方式。
3評估現狀
企業缺陷管理機構應把企業經營管理中存在的最關鍵和最迫切需要解決的缺陷作為診斷的重點。確定缺陷管理目標的方法一般有兩種：一種是歸納法，即了解現狀，找出問題產生的原因，確定缺陷管理目標；另一種是演繹法，其基本思路是根據企業的發展目標來衡量企業現狀。
4製訂方案