4先進實用
將信息所包含的數據、情況、原理、觀點、方法等,與相關信息做對比,並考慮信息對環境、形勢、時代的適應性。判斷該信息是否代表著某一領域裏的先進水平,是否適應環境、形勢和時代的要求,是否是決策需要的信息。
5存疑待用
為防止把有價值的信息淘汰,對不符合以上要求的信息暫存起來。暫存的信息可以是已經使用過的,或過時備查的,有價值、暫時用不上而存檔的,也可以是似乎有問題、存疑待考的,篩選時應注意審查這類信息。
信息加工處理
信息加工過程,就是對信息進行理性思考和過濾的過程。它沒有一個固定模式,不同的要求、不同的初始信息,加工方式各不相同。
1信息加工的方法
1)分類處理。將雜亂無章的初始狀態信息按問題、時間、目的等,分門別類,排列成序。
2)比較分析。比較各種經濟信息資料,分析經濟活動變化趨勢及其特征,並與管理需要進行比較,判斷是否符合要求,如不符合,就再進行補充搜集。
3)統計運算。按照一定方法對數據狀態的信息進行加工運算,並從計算中得出所需要的新的數據。
4)研究整合。在比較、計算基礎上進一步加工深化,主要依靠信息加工者的智力分析,從紛繁的信息資料中形成新的概念、結論,也就是形成新的富有指導作用的信息。
5)鑒別判斷。就是對經濟信息的準確性、可信度進行鑒別,同時對信息含量、價值、時效也進行判斷,以便提供使用。
6)形成文本。將加工過的信息資料編寫成新的信息資料,是信息加工的基本產出,也是信息加工的重要內容之一。
2信息加工的步驟
轉換處理輸入或輸出載體。例如,將數據從原始憑證登入台賬。
按邏輯序列對文件中的數據項目進行處理。
核對處理兩個不同文件中的同一項目內容。
追加、刪除和置換原文件的數據,形成新數據。
根據特定的需要,提取原文件中有關數據作為新文件數據內容。
按照分配條件,將文件分配為兩個以上文件。
合並兩個以上文件的同類項目,組合不同性質的文件中的數據以形成新的文件或數據。
3信息加工的要求
1)準確性。在信息加工過程中不僅要投入初始狀態的信息資料,而且還要投入加工者的智力、觀點、技能等,這就存在由於某種原因,使加工出來的信息發生變異,喪失了準確性的可能。因此,隻有加工後的經濟信息準確,才能保證它的有效利用。這是在信息加工中要注意的問題也是最基本的要求。
2)時效性。收集到初始狀態的信息後,就要及時進行加工。在經濟信息加工中始終保持信息的時效。如果信息處理不及時,並且加工效率低,這樣許多時效性強的信息就會處於待加工狀態,很容易使信息喪失時效性。
3)係統性。為使信息能全麵反映客觀經濟活動的變化和特征,提高信息有序化程度,符合管理係統的要求。在信息加工中,要從一個企業或一個部門的係統出發,將有關各個方麵的信息按係統要求整理在一起,使信息係統、有序。如果加工後的經濟信息片麵,那實際上就是信息的一種畸變。
4)實用性。在信息加工中,存在著技術上的先進性、經濟上的合理性和企業實際情況之間的矛盾。所以加工後的信息要符合實際管理的需要,盡量提高信息的適用程度和適用範圍。即使信息加工技術先進,但如果不符合企業情況,也應剔除。
5)經濟性。在經濟信息加工過程中,注意經濟信息的價值與所耗費用之間的關係,始終講求經濟效益原則。
思維方法的組合
管理者要準確處理信息,必須把定性思維方法和定量思維方法結合起來,這樣才容易做出判斷,得出正確結論。
定性思維與定量思維是既對立又統一的兩種思維方式。定性思維,是指根據事物的性質和屬性來認識事物,確定、判斷事物的思維方法。而定量思維方法,就是對事物進行數量分析,掌握事物的數量關係。定性思維是基於對事物的質的分析和思考,是非數量化分析;定量思維是基於對事物的數量的分析,從事物的量入手,獲得事物的質。量與質永不可分地存在於同一事物內。因此,定性思維與定量思維又互為前提,相互補充、相互規定和轉化。在實際活動中,既要對事物進行定性分析,認識事物的本質,分清事物是什麼;還需要依據數量分析掌握它的數量關係,確定其“質”的輕、重、緩、急。