試析數字化檔案管理的意義
管理縱橫
作者：趙竟豐
【摘要】隨著檔案管理工作步入數字化時代，利用現代化技術有效管理各種信息資源，已經成為當務之急。通過研究數字檔案管理的前沿技術，結合當前工作實際，對現代檔案工作進行數字化檔案管理做進一步研究。
【關鍵詞】數字化，信息，檔案管理，意義
數字化檔案管理是檔案信息化建設發展到一定階段的必然產物。隨著計算機網絡技術的普及，新的檔案管理方式隨著社會的不斷發展進步，以新的形式出現。當前，檔案管理工作步入了數字化時代，利用現代化技術有效管理各種信息資源，已經成為當務之急。筆者通過研究數字檔案管理的前沿技術，結合當前工作實際，對現代檔案工作進行數字化檔案管理做進一步研究。
一、數字化檔案管理的內涵
數字化檔案管理是檔案館建設在信息時代的必然要求，是檔案信息化建設發展到一定階段的必然產物，是信息化建設綜合實力的體現。在具體實施過程中，對具有高度價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學數據等多媒體信息進行收集、加工、整理和保管。隨著數字技術處理和內容管理技術的飛速發展，新的檔案管理必然以數字化檔案管理的方式存在。
二、數字化檔案管理的重要性
當前，計算機的廣泛使用，形成了大量的數字檔案信息。檔案信息數字化隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展，產生的一種新型的檔案信息形態。采用數字化檔案管理，把分散於不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。
（一）數字化檔案管理的優勢。數字化檔案管理把傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉化為機讀檔案，從而節約了保管費用，節省了占地空間，查閱起來方便迅速，避免了反複印製資料所造成的紙張和人員的浪費。數字化檔案管理查詢資料非常簡單，能使資料及時歸檔，盡快提供利用，提高辦公效率。
（二）數字化檔案管理的作用。在數字化檔案管理中，計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域廣泛使用，促進了檔案管理理論、檔案管理技術和方法的變革，實現了檔案信息資源的有效利用和共享，發揮了檔案信息的增值作用，進一步發揮和提升了檔案工作在信息化社會中的地位和作用。
（三）數字化檔案管理的效率。在工作中，檔案因經常外借翻閱而產生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成不便。檔案資料經過數字化加工，各職能部門都能通過檔案管理係統查詢或利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限製，有效地保護檔案實體的安全，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本，實現資源共享。