檔案數字化建設初探
理論探討
作者：孟慧敏
在信息技術高速發展的知識經濟時代，檔案作為一種原生的信息資源，是國家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經濟價值。隨著生產力的不斷發展和科學技術的日益更新，現有的檔案信息量越來越大，信息的種類和形式也越來越豐富，傳統而單一的檔案管理機製顯然已不能滿足信息時代檔案工作的需求。在進入信息化時代的當今社會，如何利用先進的計算機網絡技術有效地管理檔案信息，開發和利用檔案信息資源，提高檔案信息綜合服務水平，已成為檔案工作發展所麵臨的一個重要課題。檔案工作人員要積極應對挑戰，充分認識檔案數字化建設的內涵、重要性，並針對檔案數字化建設的現狀，探索新的發展路徑，以提高檔案信息的利用率，實現檔案信息資源的社會共享。
一、檔案數字化的含義
所謂數字化，是指利用計算機信息處理技術，把聲、光、電、磁等信號轉換成數字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉變為數字編碼，用於快速傳輸與準確處理的一種綜合性技術。數字化具有簡單、直觀、速度快等優點。檔案數字化是隨著計算機網絡技術、多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，是指“利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，係統組織成具有有序結構的檔案數字信息庫”，它將各種傳統載體的館藏檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式傳輸，並利用計算機係統進行管理，以實現檔案信息快捷利用和共享的目的。經過數字化處理後的檔案能夠通過各種各樣的管理軟件進行規劃與整合，使檔案利用服務方式更加多樣，最大限度的實現了檔案資源的共享。
二、檔案數字化建設的主要內容
從數字化的對象來看，檔案數字化的內容主要包括以下兩個方麵：一是對原有館藏紙質檔案進行數字化，即將原有傳統載體的檔案通過掃描、加工和處理，進行數字化轉換；二是對正在形成的電子文件進行及時歸檔與保存，做到電子文檔的齊全完整、真實有效。
從數字化的程度來看，檔案數字化的內容分為以下兩個層次：一是檔案目錄信息的數字化，即建立檔案目錄數據庫，嚴格規範檔案信息的著錄標引，科學選定檔案目錄的數據庫結構；二是檔案全文信息的數字化，即采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁存儲為圖像文件並為其編製目錄索引，或是經 OCR（光學字符技術）識別後采用文本格式存儲檔案內容，輔之以全文檢索數據庫。從數字化的過程來看， 檔案數字化建設應包括數字化檔案的收集整理、存儲保管和查閱利用等方麵。我們可以通過文件和檔案一體化的方式，借助計算機技術及相關信息技術完成數字化檔案的收集整理；采用磁盤、光盤等數字存儲設備實現數字化檔案的存儲保管；由計算機及其網絡技術實現數字化檔案的查閱利用。
三、檔案數字化建設的必要性及意義
檔案信息資源作為社會信息資源的重要組成部分，已深入到社會活動的每一個角落，貫穿於人們的日常生活之中。 檔案信息化建設已成為信息時代檔案工作者麵臨的重要課題和發展契機。檔案數字化建設作為檔案信息化建設的基礎工程和重要內容，不僅是檔案工作未來發展的主流，更是當下時代特征的重要表現。因此檔案數字化建設對我國檔案事業和社會實踐活動具有如下幾點意義。