采購人員的職責
為使公司的物料供應來源不致匱乏，而且在費用成本、質量條件、售後服務上獲取最大的效益，采購人員需擔負下列一般性的工作職責。
選定供應商
采購基本責任就是替公司采買物品，不論采購的項目是什麼，必定得有供應商，選擇一個信譽良好、配合意願高的供應商。這對於相當講究“新鮮”、“時令”的餐飲業來說，也是非常關鍵的一環。
執行訂貨工作也是采購工作之一，當供應商選定、采購物品確定、供貨條件簽訂後，買方即會對賣方執行訂貨行為，此即所謂合約性采購。訂貨工作執行的正確與否，將直接影響營運部門的運作與公司成本的負擔，可說是一項專業性很高的工作。
確保質量
對采購人員來說，替公司采購物品，獲取最高的供貨質量、最低的成本負擔與最好的售後服務，是其永無休止的追求目標。
大規模或大型連鎖經營的餐飲業，如果分工較細，在整個材料管理係統中可能規劃有獨立的單位，對原物料的采購、驗收、配送、儲存與使用進行稽核，以確保顧客吃得放心。
因此，采購工作也就是從貨品交到使用單位經使用後才算開始，因物品經使用後才算是一個完整的物料流程，也才能確認采購者的績效，以作為下次采購時的參考依據，這也才是采購質量管理工作的精神所在。
控製成本
企業以營利為目的，控製成本是利潤得到保證的基礎。比如餐飲業，追求更高的利潤，是所有從業人員努力的目標。利潤的獲取不外乎業務的開展與成本的控製，正是所謂的開源與節流，而采購屬於後勤單位，餐飲業從食材、用品到設備器材，采購人員所經手的可能超過50%以上的營業支出，在餐飲業競爭激烈的情況下，誰能有效地控製成本，競爭勝算則會高一半。
采購工作的要領
在貨源選擇上有很大的差異性。如餐館、雜貨店、酒店等，所經營的內容不同，故其所需之貨源、規格、品種亦各有其特殊的要求。以下僅將貨源區分為五大類，就其共性加以分析。
機具設備類
科技不斷進步，現在有很多性能不錯的儲存或操作機具，可有效地提高產能、減少耗損。
但這類采購因單筆采購金額很高，購入後的使用期限很長，故采購前多方打聽及了解極為必要。在選擇上需考慮其效率、耐用度、操作方便性、安全性及供應商的售後維修能力。價格的高低雖然重要，但售後維修更重要。
食品生鮮類
此類物品包括各種肉類、海鮮、蔬菜、水果等等，除了西式速食業外，此類原料多為餐飲業最主要的采購商品，也是采購人員最大的挑戰所在。食品生鮮類物品的供應選擇，除了要把握住采購三要素：價錢低、質量高、服務好，更必須注意市場的動向、供應商及時供貨的能力及新鮮度的確保。
冷凍食品類
此類物品與生鮮食品類大致相同，但因其儲存方式不同，而在供貨來源上也不相同。近年來隨著經濟的高度發展，冷凍食品因具有方便性，普及率越來越高，尤其是西式速食業。
冷凍食品的方便性，在於其保存期限較長，且多經過初級加工。然而，此類食品應經過工廠加工，故在選擇此項物料時，除就物品本身質量加以考慮外，對其工廠的生產流程，甚至對其儲存及配送的設備與作業流程仔細比較，再決定是否采購。
調味品類
此類物料指的是油、鹽、醬油、糖、南北貨配料等，是因其非生鮮物料，保存期限較長，且多有品牌規格可依循，在貨源的選擇上，可就廚房使用者的需求，再依一般采購原則處理即可。
非食品類
此類物品指的是如筷子、刀叉、餐巾紙等各種營業上需要用到的物品，此類貨品種類繁雜，但用量多半不大，在選擇貨源時，市場上有一種專門集合各類用品的專業公司可供參考。
當然采購人員亦可自行評估本身各項用品的用量，可考慮直接向上遊的廠商采購，以達到節省成本的目的。
控製采購成本
采購中每1元錢的節省都會轉化成1元錢的利潤。在其他條件不變的情況下，假設企業的利潤率為5%，要想靠增加銷售來獲取1元錢利潤，則需要多銷售20元的產品。可見從采購的角度降低1元錢的成本遠比從銷售上多賣20元的產品要容易得多，成本也要低得多。從世界範圍來說，典型企業的采購成本要占60%，而中國的工業企業，各種物料的采購成本要占到企業銷售成本的70%。顯然采購成本是工廠管理中成本的主體，采購是企業管理中“最有價值”的部分。