談學校體育檔案的建設和管理
問題探討
作者：張磊等
摘 要：學校體育檔案工作的好壞影響著學校體育工作的歸納和發展，很多學校在體育檔案管理方麵不夠明晰檔案的重要性，造成檔案管理混亂，分工不明確，把體育檔案看成可有可無的部分，為了解決學校體育檔案的建設和管理問題，通過查閱文獻、工作實踐和對比分析，從檔案管理模式、分級分類理論和滿足各方需要來解決學校體育檔案建設和管理問題。
關鍵詞：學校體育檔案；檔案建設；檔案管理
中圖分類號：G807 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1006-1487.2014.01.019
1. 學校體育檔案建設和管理的現狀和問題所在
學校體育檔案的建設和管理是學校體育工作的重要組成部分，為學校開展體育工作提供重要依據。雖然，學校體育檔案的完善對學校體育工作的開展有重要的現實意義，是學校體育工作不可或缺的組成部分，但現階段我國學校體育檔案建設和管理的現狀不容樂觀，主要表現在以下幾個方麵：第一，檔案管理人員素質不高，缺乏專業的管理技能；第二，檔案建設和管理意識薄弱，不能明晰檔案的重要性和意義；第三，檔案建設和管理沒有形成製度化，體係不健全；第四，管理模式和標準不統一，檔案運用價值有限；第五，信息化管理水平低。檔案建設和管理存在的這些問題，影響學校體育工作的科學決策、體育教學的綜合考察和體育科研的資料缺失，不利於學校體育的開展和創新。
2. 建設和管理學校體育檔案的方法
為解決學校體育檔案建設中存在的問題，發揮檔案在學校體育工作中價值，從數字化、規範化和動態化管理模式運用、分級分類完善檔案管理、檔案的運用和價值分析等四個方麵來解決問題。
2.1數字化、規範化和動態化管理模式運用
隨著學校體育文化建設的全麵落實，學校體育工作內容的豐富，體育檔案的內容也越來越複雜多樣，運用現代化的檔案管理模式是檔案建設和管理的必然發展趨勢。檔案的數字化管理是信息網絡技術發展的產物，建立體育檔案的計算機網絡和共享信息平台是實現體育檔案信息化管理的前提條件。數字化模式下強調數據庫建設、數據壓縮和整理、資料拷貝、數字錄入等技術和手段，把以紙張為載體的傳統介質檔案替換成數據型的計算機閱讀文件。檔案管理數字化的優點在於數據儲存容量大、查閱快捷、便於保存等。規範化的檔案建設和管理涉及檔案管理的全過程，它包括檔案庫建設標準、檔案收集整理製度、檔案保存技術、檔案查閱製度和檔案保密製度。隻有建立規範化的檔案製度，才能有力保障檔案建設和管理有章可循、有據可依，避免檔案的丟失和損壞。任何事物總是在發展前進的，那麼，體育檔案的建設和管理也是一樣，隨著體育信息資料的發展而出現動態化的調整，動態化的檔案建設和管理強調的是在工作中依據檔案建設和管理的需要，有目的有計劃地調整管理方法和手段，更好地滿足檔案建設的需要，為全麵完善檔案工作提供互補性的技術支持。如新的數字技術運用、查閱檔案麵的擴展、豐富檔案內容和利用檔案能力提高等。
2.2分級分類完善檔案管理
學校體育檔案是指學校從事與體育相關的有保存價值的各種文字、圖表、聲像和物品，為今後學校體育工作的有效開展提供參考依據和借鑒經驗。隨著學校體育工作的開展，檔案內容也複雜多樣，如何對檔案進行分類是檔案建設和管理的首要任務，在檔案工作的實踐中，運用文化視角下的體育檔案分類是一種高效途徑。盧元鎮教授將文化大結構大體分為三個層次：外層的物的層次、內核的心的層次、中間的物和心相結合的層次，即外層的物質文化形態、中間的製度文化形態、內層的精神文化形態。結合盧元鎮教授的文化結構理論和吉林省體育科學研究所孫麗的分類方法，將體育檔案第一級劃分為外層的體育物質文化檔案、中間的體育製度文化檔案以及內層的體育精神文化檔案。把這三類檔案分為一級檔案，在此基礎上進行第二級檔案分類。外層的體育物質文化檔案下的二級檔案範疇為以具體物質形式表現的體育設施設備、體育參考資料、學生考評資料等，內層的體育精神文化檔案下的二級檔案範疇為部門工作檔案、體育活動檔案和人事信息檔案；中間的體育製度文化檔案下的二級檔案範疇為政策法規檔案、管理製度檔案和程序檔案。依據文化結構理論模式和檔案建設和管理的需要，我們可以對下一級檔案進行更詳細的分類，從而，理清檔案內容的結構層次，為檔案管理提供便利。