一個管理者的職位越高，不能控製和花在貢獻不大的事情上的時間也就越多。機構越大，為維係機構和管理機構所占用的時間就越多，而使機構起作用和有利於生產的時間就越少。
一些管理者已經認識到，必須將自己能自由支配的時間綜合起來，而且連續成一整段時間；分散的零碎的時間，和沒有時間完全一樣。即使是一個工作日的四分之一時間，如果將它合並成一整段的單元時間，那也可以完成重要的事情。如果可使用的時間是零零碎碎的，那麼即使是一個工作日的四分之三也是毫無用途的。
所以，在時間管理中的最後一步，就是將記錄和分析顯示可正常使用的時間和可由管理者控製的時間集中起來。
可以有許多方法將時間集中起來。有些人，通常是一些高層人員，一個星期在家裏工作一天；這是在編輯和科學研究人員中很普遍的集中時間的一種方法。
還有人將所有的例行工作(像會議、檢查、問題討論等等)定期地放在一星期中的兩天，例如星期一和星期五辦理，而將其餘日子的整個上午保留下來，用於處理真正重大的問題。
一位有成效的管理者每天上午上班之前，都先在家裏書房中花90分鍾研究工作，不接任何電話。如為了要準時上班，他就需要提前研究工作。即使如此，也比下班後將重要工作帶回家，晚飯後再花上三個鍾頭要好些。因為到那時，許多管理者都已經太疲倦了，不可能把工作做好。中年或年紀大些的人還是早睡早起為好。晚上回家加班工作之所以是不良習慣，是因為他以為可以把工作留待晚間處理，而在白天的工作時間中，則可以懶散一些。
集中自己的時間，方法倒不重要，重要的是"指導思想"。許多人將次要的、較少生產性的事情集中起來辦理，因而可以勻出一整段時間來。但這種方法是解決不了多大問題的，因為這些必須做而貢獻又不大的次要事情，仍然在管理者的心理上和時間安排上占著優先的地位。結果，管理者就會以犧牲他自己的自由時間和應該做的重要事情作為代價，去適應新的時間壓力。於是在幾天內或幾個星期內，整個本來可以自由支配的時間又被新的危機、新的緊急事情、新的瑣碎事情一點點地蠶食掉了。
有成效的管理者在將可自由支配的時間集中之前，首先要估計一下有多少這樣的時間真正屬於自己，然後再將一段長短適當的連續時間保留起來。一旦發現有其他事情要侵占他保留的這段時間，他就應該再仔細檢查他的時間記錄，然後將其中比較次要的一些工作再過濾一下。正如前麵所談過的那樣，他們都很清楚這層道理，不會過分刪減的。
時間管理必須持之以恒。有經驗的管理者不僅經常記錄和經常分析他的時間，並且還要以他自己的"自由時間"為基礎，對每一重要工作都訂定一個完成期限。
時間是極其珍貴的資源，除非你對它進行管理，否則你是什麼事情都沒有管理。況且，對自己的時間進行分析，也就是對自己的工作進行分析的切實可行而又比較係統的方法，也是考慮什麼是工作的真正內容。
評估你的時間表，你就可以向著貢獻和有效性方麵邁進。
做個有成效的管理者
有成效的管理者常常自問："對本機構的績效和成果，我能有什麼貢獻？"這是他強調責任的表現。
把注意力集中在貢獻上，這是獲得有效性的關鍵。有效性寓於一個人的工作及其內容、水平、影響之中；寓於他和上級、下級以及所交往的人際關係之中；寓於對管理者手段的使用之中，例如會議和報告等。不過，絕大多數的管理者都往往不是向前看的。他們往往是隻問耕耘，不問收獲。他們耿耿於懷的是，機構和上級是否會虧待他們和給他們以怎樣的報酬，他們特別關心的是自己的權力。結果，就使得他們做事缺乏有效性。
某一家管理顧問公司的主管，在他接受了某一客戶的委托而未開始工作之前，他總要花幾天時間和新客戶的高級管理者逐個談話。在和他們談到了工作任務、機構、機構的曆史、機構的人員時，他偶然也會用下列問題去問某個高級管理者："你在貴公司服務，你自己認為你應該做些什麼？"他得到的答複通常都是："我主持本公司的會計業務。""我負責營業部門。"或者說："啊，我要管八百多人的工作！"而很少有人會這樣回答："我的職責就是向經理提交報告，使經理能夠根據我的報告作出正確決策。""我負責預測顧客明天需要什麼樣的產品。"或者"我正在周密思考和準備總裁明天必須麵臨的決定。"