回歸寧靜
管理常常就是一種上下溝通的工作。隻是從20世紀中葉以來，管理者所用的過於商業化的交流工具，改變了溝通的本質。拿今日與昔日鵝毛筆、火漆封信時代相比，不僅管理的方法不同，就是它在各方麵的影響，也有了改變。
速度快、效率高，以及使用簡單，使得人們愈來愈依賴這些現代通訊媒介。也由於這些因素，誘使許多管理者做了過多的溝通。
過多的溝通，不僅浪費你自己和他人的時間，同時也會增加支出。不必要的電話、影印及郵資會帶給企業多餘的財務負累。
當然，我們之間很少有人能夠選擇沒有電話、電報、電動打字機、影印機、錄音機以及其他各種美妙新發明的工作或生活，它們能夠傳送、紀錄和複印任何管理者想要傳達的訊息。這些數不盡的方便，掩蔽了過多的使用和過分的依賴這些機器，所造成的人力與財務的成本。
我們多多少少都是這些通訊工具的被害者。
"當你為了公事或私事而離開辦公室，你是否不斷地打電話回去或叫人不斷地打電話給你？"
如果答案是肯定的，而且你這麼做，單單是為了"保持指揮權"，那麼你就是做了過多的傳達和聯係。為了處理緊急危機而打電話，非常合理，但是如果每天都發生緊急危機，就顯示你的公司或職員必定有問題。為了保持聯係而打電話，不僅浪費時間和金錢，同時也是極糟的管理方式。它奪去了部屬以自己的方式進行管理的機會，而這一情況有一天必定會來臨。這同時也暗示著，當你不在時，你對他們處理日常工作的能力沒有信心。
"在一周之中，你是否送出大量的參考性資料，給同事、上司及部屬？"
這種形式的傳達，常常是出於好心。管理者隻是希望讓每一個人明了現在的情況。但是也有些管理者複印他們所有往來信件給上司及下屬，隻是為了表示我的確很忙。而有些管理者把資料發送給同事或下屬，但隻因為他們實在不能把資料扔進它們的紙簍。
如果你分送價值可疑的資料給你的同事，他們可能先馬馬虎虎地瞥一眼，然後就把它扔掉。你幾乎無法責備他們忽視你認為很重要的資料，因為他們是在一大堆瑣碎的資料中看漏了。
為了檢查你是否做了加重人們負擔的溝通，你可以列出一星期內你想送出的資料及接受者的名單。下個星期，你可以訪問他們，看看他們了解些什麼，哪些資料他們認為重要，哪些沒有意思，或者哪些引起他們的興趣。這些都可做為以後發送資料的參考。
"當你準備召開一個會議，你的秘書是否因工作加重，而大聲歎氣，讓你聽見？"
或許你可以減少幾分鍾的例行會議。與其麻煩秘書，不如讓所有與會者摘記下他們認為重要的意見。如果某些會議內容需要記錄，就可在會議完後，快速簡短地口授一遍，而把一些不重要的省略。
"當你監督外地的部屬，若遇問題發生或想討論對策時，你們是否馬上就互通電話？"
與在外工作的公司部屬，保持密切的聯係很重要，但是必須做到恰到好處。每周或每兩周，安排好一個固定時間，用電話討論例行公事。如果有疑問或麻煩，事關緊要，可以不在約定時間，商議對策。如果事情可以擱置，那麼記在桌前的行事曆上，等到預定的長途洽談時間時，再討論。
"你是否使用錄音機，而自己不注意傾聽？"
若你想引用別人說的話，或想檢討一個對你有幫助，而且意見頗多的會議時，你需要有精確的紀錄。管理者需慎用錄音裝置，尤其是他要別人把錄音結果節錄下來的時候。通常不必逐字記載，備忘錄已足夠喚起重點的回憶。何況，很多討論的重要意見，是藏在山一般的問題、解釋甚至戲言裏。
"你是否讓通訊工具壓迫你做了不當的回答？"
要答複一些問題，你必須視回答的緊急性而定，並不是看這些問題是經過什麼設備而傳到你眼前。一封信可能會比立刻接收的電動打字機更需要你的注意。而一通詢問消息的電話，並不是說你必須丟掉所有事，而趕在當天回複。
"當你口授長言或是打完所有必須回電的電話時，是否感到精疲力竭？"
如果你每天處理的都是些雞毛蒜皮的事，你會被過多的管理工作累壞。要解決上述的問題，你可以檢查那一大堆口授的信件，找出贅言，記在心裏，下次你再口授時，你要訓練自己說話簡單，而不失禮貌。
當你拿起電話，或準備起擬一份電報稿，或想要影印，或想用錄音機時，別忙，先問問你自己，你打算做些什麼？如果那些特別的通訊設備並不能帶來多大的效果，你最好三思而後行。這將會幫助你不為工具所役，而達到你真正的目的。你將發現，如果那些通訊設備不是近在手邊，那麼很多不必要的通訊，就可以省去。
不濫用通訊工具，而將它用於真正需要的地方，你將返回寧靜的天地，充滿精力，創造更富生氣的事業。
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