數字化校園中OA係統與檔案係統對接設計的思考
商界論壇
作者：譚捷
摘要：高校 OA係統與檔案信息管理係統的一體化建設是目前高校麵臨的重要信息管理問題之一。通過對OA係統與檔案信息管理對接設計實施，探討了一體化建設過程中的建設需求、實施途徑和方法。
關鍵詞：OA係統；檔案係統；對接
數字校園伴隨著科學技術的迅猛發展，很快對學校管理帶來很大的方便。什麼是數字校園呢？它是指通過利用數字化信息和網絡技術來建立一個數據采集中心，這些信息包括科研方麵、生活服務方麵、教學方麵、管理方麵，然後對收集的信息進行進一步處理、整合、存儲等應用，從而達到效用最大化，為虛擬教育環境創造良好的氛圍。在逐步整合了資源、環境和應用之後實現了數字化，並在網絡上建立一個基於傳統教育教學功能的數字空間，擴大現有校園的多維度發展，最後全麵實現教育信息化，促進教育管理的高水平和高效率。其中，辦公自動化（OA）係統是其中重要的內容，是當前高校現代化辦公的主要形式。隨著OA係統不斷發展和普及，高校在招生、教學、科研和管理等活動中，形成了大量的電子文件檔案，並且成為高校檔案的主體部分。
一、辦公自動化係統和檔案管理係統對接的必要性
高校電子文件主要來源就是辦公自動化係統，但是電子文件的多樣多樣性、易更改性、結構的複雜性和對係統依賴性等一些特殊性，使得在對電子文件的管理方麵出現了許多不規範的現象。當前，將OA係統與檔案管理流程能夠統一起來不多，特別是早期兩個係統各自發展，許多公司開發的是各自獨立的OA係統和檔案管理係統，很少統一設計，統一建設。辦公自動化係統與檔案管理係統不兼容，各自為政，電子文件到了歸檔這一步，其原始性、產生的過程、保密性都不能達到檔案管理歸檔要求，導致很多信息的檔案化處理仍然處於手工工作階段，無法實現OA係統數據庫和檔案信息數據庫的共享。所以連接好OA係統和檔案管理能夠通過網絡對電子類的文件進行係統、科學的保持以及記錄，在及時快速的對電子文檔保存、歸檔，保持所有文件的真實性和完整性，使得原始的電子文件不會無緣無故丟失。
二、高校OA係統與檔案信息管理一體化建設需求分析
1.全文對接需求。將OA裏的文檔對應掛接到檔案係統目錄的“全文”。“全文”包括每一次登記的文件的正文的簽發稿（或者傳閱登記表）、正本及相關附件和文件的背景信息（流轉信息、簽轉意見等）以及辦理情況文檔上傳的附件。
2.協同辦公管理需求。通過一體化管理的相關處理可以對OA中的已有數據信息進行提取和重新組合，達到相關規則的要求之後重新生成有用的數據，從而減少冗餘操作，提高檔案管理工作的效率和質量，同時也體現信息化校園建設優化設置的目的。在歸檔紙質版資料的打印方麵，文件管理員可以直接在OA打印傳閱表或者簽發表、正文所有附件內容、文件辦理情況文檔。打印的效果要求公文涉及的紅頭和落款公章以及領導簽名跟原版保持不變。
3.穩定性和安全性需求。在數據的轉換和傳輸過程中，必須保證OA係統和檔案信息管理係統的穩定性和係統中數據的安全性，既確保兩係統原有數據的安全，不影響原有數據庫的正常工作，又能保證數據傳輸過程中的安全，確保公文信息的準確性，不影響檔案工作的根本屬性。
三、辦公自動化係統與檔案管理係統對接的方法與措施
1.以“文件生命周期理論”作為OA環境中文件與檔案流程設計的指導理論。“文件生命周期理論”是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程、研究文件屬性與管理者主體行為之間關係的一種理論，是對文件—檔案運動過程和規律的客觀描述和科學抽象。它試圖使文件的整個生命運動過程都得到全貌控製，實現文件管理的高效化，因此也是指導文件—檔案全過程管理的基本理論。事實上，文件與檔案都是文件在生命周期中的某個階段的表現形式，文書流轉和形成檔案的過程中，有許多重複信息和操作環節。文件生命周期理論符合現實工作中對文件和檔案的一體化管理，使OA環境中的文件與檔案管理流程，得到重新組合設計，使辦公信息流得到完整銜接，也保留了文件產生的完整、清晰的過程，有助於提高檔案的完整性和檢索率，充分提高學校檔案資源充分開發和利用的綜合能力，實現了檔案的資源共享最大化。