企業發生的交易事項所產生的效應，實際上表現為資產負債表中各個項目金額的增加或減少。僅使用會計科目還不能記錄下各種交易事項發生後所形成的增加或減少效應，我們還必須了解會計是如何表示金額的增減的。
在實際工作中，會計使用“借”和“貸”兩個字來表示“增加”或“減少”。這裏需要強調的是：“借”並不總是表示增加，而是有時表示增加，有時則表示減少；同樣，“貸”也不總是表示減少，而是有時表示增加，有時則表示減少。這聽起來可能有些不可思議，不要擔心，這其中是有規則可循的。
交易事項使資產項目金額增加的效應，使用“借”表示增加，交易事項使資產項目金額減少的效應，使用“貸”表示減少。以上麵用銀行存款購買布料為例，原材料增加5000元的效應屬於資產項目金額增加，因此應使用“借”來表示增加，這一效應可表示為“借：原材料5000”；銀行存款減少5000元的效應，屬於資產項目金額減少，應使用“貸”來表示減少，這一效應可表示為“貸：銀行存款5000”。
我們把兩種效應的記錄合在一起：借：原材料5000貸：銀行存款5000這種記錄交易事項所產生的兩種以上效應的方式，我們稱為“會計分錄”。會計分錄是指預先確定每筆交易事項所涉及的會計科目，以及借貸方向和金額的一種記錄，它是用會計語言記錄單個交易事項的方式。
每個交易事項都可編製一個會計分錄，每個會計分錄至少是“一借一貸”的效應，有的可能會有一“借”多“貸”或一“貸”多“借”的效應。會計一般不編製多“借”多“貸”的會計分錄。
在會計分錄中，“借”和“貸”的內容表現為互為對應關係，即因果關係。如果借方是原因，貸方就必然是結果，任何一項交易事項的會計分錄的編製必須遵循這種因果對應關係。
我們在為交易事項編製會計分錄時，首先應分析交易事項發生後的各方麵效應，再選擇能夠反映每一個效應的會計科目，然後確定每一個效應在金額上是增還是減，並用“借”或“貸”來表示。用會計語言分別列出每個效應，再把每個效應的記錄合起來就形成會計分錄。
在某個會計分錄中，“借”和“貸”可能一個表示增加，另一個表示減少；也可能在同一會計分錄中，“借”和“貸”都表示增加或都表示減少，這要根據具體的交易事項而定。例如，從金融機構借款5000元的交易，用借表示銀行存款的增加，用“貸”表示短期借款的增加，在這個分錄中，“借”和“貸”都是增加的意思。
借：銀行存款5000貸：短期借款5000.