發揮職能優勢 助力企業發展
經管視線
作者：亢玉敏
摘要：企業辦公室工作與其他職能部門工作存在很大的職能差異，新形勢下辦公室工作職能的發揮程度，一定程度上影響企業決策的落實，影響企業的文化建設。關鍵因素是：職能的定位要準確、本質職能的發揮要淋漓盡致、從業人員的素質要跟上。公司辦公室工作要在職能的完善、服務的全麵、協調的無疏漏方麵得以提升，助力企業的可持續發展。
關鍵詞：發展；企業；優勢；職能
中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）09-00-01
國有企業辦公室部門是市場經濟體製下公司企業組織構架的重要組成部分，它同行政事業辦公室工作有所不同，主要承擔著企業的管理、協調、服務三大職能，是企業組織構架中的中樞機構，起著承上啟下的橋梁作用。其工作特點主要體現在：工作複雜、瑣碎、任務重、頭緒多、時效性強等方麵。在企業的運營中有著舉足輕重的地位。
麵對管理幅度大、協調範圍寬、服務對象眾多等工作實際，如何才能搞好企業辦公室工作，既做到管理到位、服務優質、協調監管無疏無漏，又能讓上層領導、基層員工和其他兄弟部門滿意呢？筆者認為重點有以下幾點：
首先，要做好辦公室部門的職能定位，確定部門職責，理順工作流程。
不了解辦公室部門的人誤把辦公室工作看做是“領導的保姆”、“公司的打雜部”、“務虛部”，其實則不然，是不了解辦公室職能的偏見體現，是“霧裏看花”。
實際上，辦公室工作職能也很具體，本人通過多年的辦公室工作經驗，大致梳理了辦公室工作的職能、職責，有以下幾點： 1.了解和掌握公司生產經營動態，搜集各類信息，為領導科學決策提供依據和建議。2.負責相關文件的起草、會簽、呈報、收發、存檔。3.承擔公司《月度工作要點》和《月度工作總結》的收集、綜合擬製。4.負責公司領導交辦有關工作的督促檢查、組織協調和情況反饋。5.負責總經理辦公會、公司辦公會務會的會議記錄、會務工作和會議紀要的起草。6.安排、協調以公司名義召開的各類會議和來訪接待工作。7.負責公司內外用車調派聯係等事務管理工作。8.負責公司辦公室的調配和公司辦公設施設備的配置與管理。9.根據公司生產經營實際，編製下達各部門工作責任目標，按時組織考核，獎懲兌現。10.製定內部管理相關方案並組織實施，做好有關製度的製定與各項製度的發布實施。11.負責公司後勤及食堂的日常管理工作。12.協調各部門的工作，完成領導交辦的其它工作。
上述的職能定位基本上概述了辦公室的全麵工作，當然根據公司規模的不同，好多企業把人力資源、黨務工作、企業文化建設、班組管理等等工作歸屬於辦公室的管理範疇，在這裏不再一一列舉。
其次，要根據工作職責特點設定崗位、明確崗位職責，製定激勵製度，做到人盡其才，確保部門的良性運作。
在崗位的設定上一定要做到人員精煉、高效，要遵從以崗定人的原則，最大限度地發揮崗位人員的主觀能動性，挖掘人本潛能，要與崗位需求和人員的專業素養、性格特點相結合，充分發揮崗位職能服務企業運營，堅決杜絕因人設崗的人情關係，避免人浮於事的不良現象發生。如，辦公室秘書崗位的設定，既要有良好的氣質、優秀的語言表達能力、工作協調能力、上層的語言組織與寫作功底，同時還要具備耐得住、守得住、坐得住的“看門”能力，隨時接聽外來電話、突然來訪等事件的應對。再如，企業管理崗位的設置，既要有專業的管理知識技能，同時還具備敢說敢幹、不怕得罪人的膽識，使公司決策有效落地，提高管理效率。
人之初、性本善，要想做、製度管。結合辦公室的工作職責擬定與之配套的管理製度，是保證部門工作良性運轉的根本。如，崗位規範、勞動紀律規定、薪酬分配管理等等，既為員工的行動統一了標準和方向，又能做到公平、公正、公開，創造良好平等的工作氛圍。
第三，發揮職能優勢，助力企業發展。
要密切聯係辦公室工作的職能特點，充分發揮辦公室管理、協調、服務三大職能優勢，推動企業又好又快發展。
1.管理工作。公司辦公室部門素有“管理的管理”之稱，既有狹義的本部門管理職責，如印章管理、車輛管理、後勤管理等，又兼有廣義的管理其他部門的職能，特別是在公司的製度建設上，督導其他職能管理製度的時效性、有效性，從而確保公司整體管理體係的完善。
在內部管理上，要建立健全各項管理製度，讓製度管人，以製度約束人。在督查督辦過程中，創新督查方式，使公司的每一項決策、每一項重點工作、每一件領導批示均落到實處，確保各項工作落到實處。而對其他職能管理的要求，則必須緊跟公司的年度業務計劃作相應的調整。重點對其及時性和時效性進行督導，並根據公司決策羅列明細，出台相應的考核辦法規範行徑。