水利工程檔案管理信息化建設之我見
經管視線
作者：陳曉寧
摘要：信息化時代的來臨，給水利工程檔案管理工作帶來了發展和機遇。文章以某單位水利工程檔案管理工作的現狀為例，分析了水利檔案工作目前存在的問題，並從“製度、環境、技術、人員、保密”幾個方麵，論述了如何做好檔案管理工作，怎樣開展水利工程檔案管理信息化建設。
關鍵詞：水利工程檔案；管理；信息化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）09-00-02
一、水利工程與水利工程檔案
1.水利工程
水利工程是防洪、除澇、灌溉、發電、供水、圍墾、水土保持、移民、水資源保護等工程（包括新建、擴建、改建、加固、修複）及其配套和附屬工程的統稱。用於控製和調配自然界的地表水和地下水，達到除害興利目的而修建的工程。水是人類生產和生活必不可少的寶貴資源，但其自然存在的狀態並不完全符合人類的需要。隻有修建水利工程，才能控製水流，防止洪澇災害，並進行水量的調節和分配，以滿足人民生活和生產對水資源的需要。
水利工程有很強的係統性和綜合性，對環境有舉足輕重的影響。水利工程一般規模大、技術複雜、工期較長、投資較多，從而形成了大量的檔案資料。提高水利工程檔案的管理水平，對促進工程建設、保證工程建成後的運行與管理有著重大意義。
2.水利工程檔案
水利工程檔案是在水利工程建設活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、數據等各種曆史資料的記載，也是水利工程開展規劃、勘測、設計、施工、管理、運行、維護、科研、抗災等不同工作的重要依據。水利工程檔案對於整個水利工程的開展有著舉足輕重的作用。
水利工程檔案管理是水利技術基礎資料，它反映了水利工程建設的全過程，不僅準確地記錄了工程建設情況，而且能為今後工程施工、運行、驗收、維修、提供可靠依據。加強水利工程檔案管理，為其它工程項目提供理論參考價值，更好地服務於水利事業。
3.水利工程檔案的特點
（1）內容上涉及麵廣。在修築堤防、興建水庫、開溝修渠、建設閘壩時，必然牽涉到農業、工業、交通、電力通訊等各個方麵，水利專業本身又與建築、水文、氣象等專業聯係緊密，由此而形成的水利工程檔案也是綜合性很強的信息反映。
（2）曆時周期長。根據不同的工程，水文地質條件不同，所確定的水利建設工程、周期長度亦不同，一般的農田水利工程，通常僅需幾個月完成，而水庫、防洪堤工程建設則需幾年來完成。
（3）文書、科技檔案一體化。水利工程是科研、規劃、設計、施工、管理一體化的運行機製，因而形成業務性文書與科技檔案聯係密切，明顯具有文書、科技檔案一體的趨向。
二、某單位水利工程檔案管理工作現狀及出現的問題
1.工作現狀
該單位成立近60年，設計的水利工程項目大大小小有1000餘個，形成的水利工程檔案至今有案卷7萬餘冊、圖紙20多萬張。近年更是以每年案卷約2000冊、圖紙3000-4000張的速度增加。
該單位的水利工程檔案工作大部分仍以手工操作為主，計算機運用於檔案收集、檔案整理、檔案編目和檢索、檔案統計這些工作環節。但也多是利用計算機進行登記，檢索工具隻有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。
2.存在的問題及原因
（1）思想觀念上因循守舊。
（a）領導不重視，認為檔案工作就是簡單的體力勞動，檔案工作人員就是倉庫保管員，不能帶來經濟效益；
（b）檔案工作人員自身因為待遇低，加上多年工作習慣，缺乏學習，對檔案工作的發展認識不足，認為自己就是辛苦勞碌的勞動力，導致工作手段傳統落後，不願意改變；
（2）工作方式上，手段原始。
手工操作。從檔案資料的收集、整理、裝訂、入庫上架，到借閱，都是由工作人員手工操作。
檔案載體傳統。檔案的載體絕大部分是紙質，隻有近幾年才開始收集檔案的電子版本。
檢索與查詢利用方式單一。目前使用的檢索方式是在電腦上進行檔案目錄檢索，如果設計人員並不完全清楚自己所需檔案的名稱，而是隻對某種類型工程某個專業某個部分的信息進行查詢，在這種情況下，現有的檢索方式就難以做到快速準確。這種情況下，設計人員不能準確檢索到自己所需的檔案，勢必會調閱多份工程檔案進行查詢，這樣就增加了檔案工作人員的勞動量，工作效率降低。