高校校園合並整合對檔案管理的優化思考
教育管理
作者：邢健
摘要：高校合並整合已成為一種形勢，其起到的作用也是顯而易見的。例如，優化高等教育結構，充分發揮教育資源的共享作用。但是，這處合並整合卻給檔案的管理工作提出了新的問題。本文現就對這些問題進行分析，並提出高校合並整合後檔案管理工作的三個步驟及加快其工作實質性融合的對策。
關鍵詞：高校整合 檔案管理 優化
我們國家的高校合並高潮起於上世紀90年代初期，是高校改革深入發展的一種表現。這種合並整合一定會對高校檔案管理帶來一定的問題。例如，原不同學校之間的管理差異、檔案數量增加、整理難度加大等等。針對所出現的問題，新合並高校的檔案管理工作一定要以現實情況為基礎，在觀念及體製和管理上做出處理，打開檔案管理工作的新形勢。
1.高校合並整合後檔案管理工作所存在的問題
1.1立卷歸檔的問題
各所高校在合並整合之前已進行了歸檔的立卷，而且因為有相應的管理製度或管理人員的保管，基本不會出現太大的問題。而關鍵是在於合並整合期間，涉及到很多部門還沒有立卷歸檔的文件材料，再加上人心的一些變動，部分正常工作無法根據規定進行辦理，這樣就會給檔案資料收集帶來不小的問題。一些具有責任心的工作人員會將未立卷的材料進行收集、整理、安全儲放，但一些不具責任心的工作人員可能就不會對工作進行處理，給檔案的完整性造成影響。導致這些問題出現的原因有：合並整合時期組織在管理上的不足；部分檔案工作人員無責任心；由於合並整合所要涉及事務過多，對檔案工作有所忽略。
1.2檔案集中管理問題
根據相關規定，為了方便各項工作的開展及檔案的積極提供，學校各個部門以及類別的檔案要統一進行集中式管理。這樣就要求合並整合後，高校要將檔案集中管理。但是，實際情況卻是合並高校的組成學校因為在地理位置上的不同，再加其他多種原因，幾乎無法做到統一的集中管理，仍是采用分校區管理的方式。在這樣的情況下，合並整合高校麵臨教學硬件配備、學生住宿保障、資金管理等很多問題，所以檔案工作更會被延後。
1.3構建檔案網絡的問題
高校合並整合之後機構會進行重新的調整，人員的劃分也有了變化，原來檔案分管領導以及工作人員可能會隨著合並後出現崗位變動。同時，在合並之前經過努力構建的檔案網絡也變得沒有用處，新檔案網絡構建因並校後分校辦學、管理分散等原因無法一時促成。造成這問題原因在於學校地址的分散再加上檔案工作不受到重視所引起的。
1.4檔案排序及重新整理的問題
合並高校多數是2個或以上規模相近的、類別接近的院校所合並而成。但因為學校間創建時間或從屬關係的不同，每個學校的職能都具不同之處。各個學校之間的檔案類別的設置、編製、排號等也不同，這樣就導致了檔案在排序和重新整理上存在一定的問題。此外，合並整合後，檔案管理也存在著體製不統一和手段多樣性的問題。例如，原各個校區的檔案有的是執行集中式管理，而有的則是分散式管理；有的校區檔案部門已配有管理軟件，而有的還是手工管理等等。這些問題都給合並整合後高校檔案管理工作開展帶來很大的問題。
1.5檔案工作人員素質參差不齊