淺談電子檔案與紙質檔案的管理比較
經管視線
作者：葉丹
摘要：通過對電子檔案與紙質檔案的各自優劣比較分析，認為電子檔案有著自身得天獨厚的優勢，但也有劣勢，必需由紙質檔案來補充，兩者並存、互為補充的狀態將長期存在。並提出了將兩者優勢有機結合綜合管理方案，使電子檔案和紙質檔案在人類信息存和傳播的過程中發揮最大的作用。
關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；優劣；綜合
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）05-00-01
在網絡技術和信息技術飛速發展的大環境下，電子檔案無可替代地成為檔案管理的重要形式，但電子檔案受電腦的控製，存在一定的缺陷，這時就需要紙質檔案來補充，將兩者有機結合，使之優勢互補，對檔案管理具有重要的現實意義。
一、電子檔案管理相對於紙質檔案管理的優勢
1.管理效率的提升。電子檔案使檔案信息資源迅速聚集，讓檔案信息資源得到高效利用。檔案真實地記錄了人類的社會活動，檔案完整程度越高，連續性越強，其質量和價值就越大。反之則其價值就會降低。傳統紙質檔案信息的保存、交流和傳遞實際是通過其載體的保存、交流和傳遞實現的。這樣不管從體製、方式，還是手段，都給檔案信息的積聚和統一管理帶來很大障礙，檔案連續性、完整性和積聚性的效應就無法實現，使得紙質檔案易分散，不便集中統一管理。[1]電子檔案信息的承載介質發生了根本性變化，能集成多元化信息，做到圖文並茂，三維立體顯示，使當時的活動真實地再現出來。這些信息可以通過磁帶、磁盤、光盤得以保存，甚至脫離載體貯存在計算機係統內，而且信息可以遷移，使生產和管理效率得到極大的提高。電子檔案的這種優勢大大改善了紙質檔案不便於集中統一管理的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。例如，在過去的高考中，全國各地的考生資料和填報誌願信息，都必須將紙質檔案收集好，並在全國各地的範圍內進行運輸和傳遞，費時費力，進行查閱時也必須逐項翻閱，效率低下，而隨著科技的發展，電子檔案的投遞極大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的資料上傳後，北京院校立即可以在網上查閱到，完全省去了檔案運輸、分發的繁瑣環節，極大地提高了管理效率。
2.存儲空間的壓縮。紙質檔案雖然穩定、永久、直觀和方便閱讀，但其占用空間大，信息存儲量少，而且檔案載體在頻繁的利用中會受到很大損壞。電子檔案高密性的存貯特點讓信息收集對象更廣、收集範圍更寬、收集空間更大，使檔案信息能係統、科學、及時地服務於社會。電子檔案載體（包括磁盤、磁帶、光盤等）信息存貯量是以往各種信息介質無法比擬的。例如，目前一張普通的光盤容量可達600MB-4 000MB，僅用60片光盤可以貯存30萬卷的檔案信息，這相當於一個中等規模的省級檔案館的貯存量，60片光盤僅用一個書包就可裝完，而30萬卷的檔案信息換成紙質檔案則將把600立方米的空間擠得滿滿當當。
3.資源共享的實現。傳統紙質檔案使檔案信息資源受到極大的限製，很多時候，眾多的用戶無法同時享用某一檔案資源。電子檔案以數字化形態存在，方便信息資源共享，突破了地域、行業、國界的限製，使全世界不同種族、膚色、信仰、語言的民族暢通便捷地交流，縮小不同地區、國家間的距離障礙，使資源共享範圍得到極大地擴展，滿足更多人對檔案資源的利用需求。例如，過去人們為了查閱某項資料，隻有去圖書館進行借閱，高峰期還要排隊等候他人歸還，極不方便，而電子檔案的出現，實現了眾多用戶可借助互聯網同時查閱同一份資料，而且理論上用戶人數可以實現到無限多。