提高高校檔案材料收集效率的基本策略
教育管理
作者：唐甜甜等
摘要：高校檔案是學校教育發展的真實記錄，有價值的文件材料是指導和引領學校教育向高深層次發展的最真實可靠的鑒證資料。檔案文件材料的收集工作是檔案工作的基礎，也是反映檔案工作狀況的最具說服力的證據。根據調查顯示，許多高校因為文件材料收集不全而影響和製約高校檔案工作向更高更深層次發展。實行部門職責職能簽字認可製，了解各部門階段工作進展情況，提前介入文件材料的收集過程，優化檔案工作網絡，改變檔案人的工作作風和形象，加強檔案隊伍建設等策略是提高文件材料收集效益的有效措施。
關鍵詞：高校檔案 文件材料 收集 措施
高校檔案工作是整個檔案事業很重要的一個方麵和組成部分，高校檔案工作愈來愈受到國家檔案界乃至世界檔案界的高度重視。《高等學校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部第27號令）的公布實施，使高校檔案管理逐步向著製度化、規範化的方向發展。檔案管理的機構、人員配備、各項管理製度及檔案保管的各項硬性條件都落實到位。但檔案業務卻存在不同程度的問題，其中文件材料的收集不全在很大程度上影響和製約了高校檔案工作高層次發展的腳步。俗話說，巧婦難為無米之炊。這句話拿來形容檔案工作再形象不過，因為從檔案工作收集等八個環節來看，收集工作是檔案業務工作的基礎和起點，其他各個環節的工作以這個環節為前提條件，所以檔案文件材料的收集工作在整個檔案工作中占有舉足輕重的地位。
一、高校檔案收集工作存在的現狀
目前，高校文件材料歸檔基本推行部門立卷製度。該製度的推行力求通過檔案材料反映高校的基本職能和發展麵貌。但實際上，根據多年對各類別材料完整程度的調查和甄別來看，各類文件材料均存在不同程度的缺失，並沒有真實準確地反映出高校內部各職能部門的基本職能活動。高校文件材料收集存在的基本問題主要表現為以下幾個方麵。
1.門類不全，材料不完整
高校檔案部門對校內各部門檔案材料的接收以各部門的基本職能及歸檔材料範圍為依據進行。機構存在，職能在履行，各職能部門都應該向檔案部門移交涵蓋本部門職能的工作記錄材料。但實際中存在門類不全、材料不完整的現象。比如，一個部門職能較多，但實際歸檔材料單一，無法真實反映該部門的職能與履職情況；又如部門履行一種職能過程的材料完整性較差，有的有工作計劃而缺少計劃實施材料，有的僅有結果材料而沒有計劃、安排布置等材料，還有的隻有上級或學校下發的紅頭文件，而沒有針對這些紅頭文件開展工作的材料。
2.材料的成套性、係統性差，無法反映某項活動的全過程
檔案文件材料的成套性特點，從某種角度可以理解為圍繞著一個獨立的科技項目或事件所形成的全套性檔案，是一個密切聯係的有機整體。材料的收集必須保持和反映某個項目或某個事件發生、發展和結果的全過程，並保持文件之間的有機聯係，這是成套性檔案材料收集組卷的基本原則。但實際收集移交來館的材料零散，無法從材料本身看出一個項目建設的始終或事件發展的來龍去脈，缺乏成套性和係統性。這種情況在高校的基本建設材料、科研教研材料等方麵尤為突出。這樣立卷歸檔的文件材料就無法客觀地反映該項目或該事件發生發展的本來麵貌和有機聯係，損害了檔案文件的保存價值和實際作用，即使存檔案卷質量也大打折扣。
3.反映同一個事件的文件材料歸入不同的案卷中，破壞了文件之間的有機聯係
由於高校檔案實行部門立卷製度，即文件材料的歸檔遵循“誰產生誰立卷歸檔”的組卷原則。那麼對於學校內部業務職能有交叉的部門來說，再遵循“誰產生誰立卷”的原則來組卷，這樣形成的檔案就無法避免重複件的存在，或者會出現割裂文件之間有機聯係的材料。比如，對於一個基建項目，招投標工作職能在很多高校設在審計部門，而施工建設則設在基建規劃處，賬目報銷又設在財務處。相應地圍繞這個項目所產生的招投標材料就會散存於審計部門案卷中，建築施工材料則存於基建部門案卷中，工程結算材料又存於財務部門案卷中。