高校檔案管理的現狀分析及對策研究
高教論壇
作者：程愛榮
【摘要】 根據實際情況，對我國高校學生檔案管理工作現狀做出了詳細分析，並找出了其中管理中存在的問題，根據這些問題所體現出來的特點，找出了相應的對策和措施，希望能給高校檔案管理工作帶來一定幫助。
【關鍵詞】 高校；檔案管理；現狀；問題；分析；對策
現如今，對於我國的高校檔案管理工作而言還非常落後，其中還存在諸多缺陷，怎樣才可以有效地建立一套完善的檔案管理工作，從根本上滿足學校教學以及科研等方麵的實際需求，成為了高校檔案管理者共同思考的一個問題。本文主要根據實際情況，從高校檔案管理工作的現狀進行了探討，並根據凸顯出來的特點提出了改進思路，從而確保高校檔案管理工作能夠為教學、科研以及管理等各方麵帶來更加有利的幫助。
一、目前我國高校檔案管理工作現狀
（一）高校檔案管理製度有待提升
就從目前情況來看，我國很多高校檔案管理並沒有建立一套完善的管理體製，對高校檔案管理的標準也大不一樣，在整體的檔案管理上缺乏統一，對於那些重要的文件或檔案資料隻是雜亂的堆放在一起，並沒有做出整理和歸類，當需要查找或利用這些檔案時，給查找工作帶來極大不便，嚴重缺乏完整性以及係統性。對於提交的檔案也有手寫的，這種檔案資料在裝訂過程中特別麻煩，裝訂好的檔案資料嚴重影響美觀。
（二）高校檔案管理工作有待進一步提高
就目前而言，我國的高校檔案管理工作並沒有得到重視，主要表現在以下幾點方麵：首先，高校檔案管理嚴重缺少歸檔、整理以及收集的專職檔案員。有很大一部分工作基本上都是由辦公室的兼職人員來完成的，學校也並沒有在這方麵安排專人去負責。正如之前所說，高校檔案管理是一項過程繁雜的工作，不可能一天兩天就將其做好的，如果沒有專門的管理人員，則會讓重要的檔案資料散落在不同的經辦人手上，使整體的檔案形成材料不完整、係統不完善的情況出現。其次，大部分高校內部並沒有設立檔案室，很多重要檔案並不能得到統一管理。現在很多重要的檔案普遍都是放在紙盒或者文件盒裏，嚴重缺乏基本的保護措施。如果文件放置時間太長，則會出現紙張破損、受潮等情況，嚴重影響到了檔案的利用。
（三）高校檔案無法有效利用
對於高校中的檔案館而言，它是整個學校的窗口部門，是學術研究的核心，在高校檔案管理工作中，會產生一係列寶貴的檔案材料，這些材料早已成為了領導決策或學術研究的重要原始數據。充分利用收集來的檔案，可以對今後的發展起到很大程度上的幫助。
二、提升高校檔案管理工作的有效方法
（一）不斷提升檔案管理水平，對組織領導進行加強
1、首先要使領導從思想上引起檔案管理工作的重視
若要想在高校內部搞好高校檔案管理工作，那麼首先就要讓領導對高校檔案管理工作足夠認識。贏得學校內部領導對檔案管理工作的支持。隻有當領導或管理人員充分認識到了這份工作的重要性之後，才可以樹立一個正確的存檔意識，在思想上對檔案管理進行重視，從而確保檔案工作的順利進行。
2、不斷改善硬件設備和軟件設備
除了要讓領導以及管理者們引起足夠重視之外，還應當不斷完善硬件和軟件設備。硬件方麵主要是增添打印機以及計算機等現代化辦公設備。而軟件上則是指的要安排專門的檔案管理人員。對於高校檔案管理工作來講，需要具備較強的責任心和耐心，因此需要將有實踐經驗且業務能力較強的檔案管理者安排在管理崗位上，充分將他們的主觀能動性發揮出來。現如今，隨著計算機技術的應用，可以將重要的檔案數據錄入到計算機係統裏，在學校內部建立一套大型的電子檔案庫，從根本上提升檔案儲存、控製、處理以及查閱信息的能力，使高校檔案管理工作逐漸現代化、科技化。