高校學生檔案管理之我見
高教論壇
作者：郭玉峰
【摘要】 高等院校中，工作的一個非常重要的部分就是學生檔案的管理工作，它具有較強的原則性質、服務性質以及政策性質。目前的高等院校在不斷的進行改革，高等院校在不斷的擴大招生的規模，學生檔案的管理工作很難適應形勢的變化，也就要求檔案的管理工作要進行改變。本篇文章分析了新的時期高等院校中學生檔案的管理工作，闡述了在新的時期高等院校加強檔案的管理工作的措施。
【關鍵詞】 檔案管理；高等院校；學生
高等院校中，學生的檔案能夠真實的反映學生在學校中的表現，是學校的校史以及檔案的組成部分，能夠將學校的教育業績進行很好的展示。目前，高等院校中學生的檔案主要包括：學生的名冊、新生的登記表、學習的成績表、學籍的變更材料、實習的鑒定表、受到獎勵與懲罰的材料以及畢業生的登記表等等。學生在步入社會之後，社會中的單位企業並不滿足於這些檔案，他們希望可以了解學生在學校中更多的情況，如學生綜合的素質以及外語的水平等等。這些就要求我們在這些基礎材料的基礎上，將內容進行擴充，滿足社會的需求。
一、管理工作中的問題
學生的學籍檔案能夠全麵客觀的反映學生的情況，但是許多的高等院校受到傳統的模式以及觀念的影響，檔案的管理工作不能夠適應新的形勢，因此，分析當前檔案的管理工作中的問題，使檔案的管理工作能夠滿足形勢的變化是非常重要的。
（一）沒有意識到重要性
許多人認為，在現代的社會中，學生的檔案沒有那麼重要的作用，認為檔案隻是在計劃經濟的體製下形成的產物，現在的檔案隻是將原來的形式進行承襲沿用，在現在的市場經濟體製中，已經失去了價值。這種認識就造成了在進行檔案的填寫時，不認真的進行填寫，而且在對檔案的鑒定類似，基本上是相同的，同時還存在著造假的現象，這樣不僅使教育的聲譽受到影響，同樣也敗壞了社會的風氣，對社會造成的影響是非常嚴重的。
（二）沒有統一的標準
目前為止，在檔案的管理方麵沒有統一的標準，對材料的劃分不明確，出現了應該收集歸入檔案的材料沒有收集歸入，不應該收集歸入檔案的材料卻被收集歸入檔案等現象，這就造成了檔案的材料非常零散、雜亂而且沒有實用的價值。因此，在檔案的管理工作中，建立統一的標準是非常重要的。
（三）管理的製度不夠健全
當前檔案管的管理工作製度不夠健全，檔案的管理工作具有較大的隨意性，送到相關人事部門的往往是雜亂無章的材料，在對材料的整理鑒別的過程中，浪費了工作人員的時間與精力。例如，有的材料需要負責人蓋章與簽字，但是負責人隻是簽字沒有蓋章或者是隻是蓋章沒有簽字；有的材料中甚至都沒有填寫時間；有的檔案在進行轉交時，沒有將檔案進行密封，有的檔案甚至沒有裝入檔案袋，由檔案的持有人直接的進行轉交。這些情況都違反了《檔案法》中的相關的規定，同時也能夠看出有些人沒有相關的法律意識。
（四）審查的力度不夠
學生的檔案管理工作也應該與其他的工作相同，應該對檔案的材料進行監督審查。例如高等院校的學生畢業時需要填寫相關的登記表，這些表格中涉及到成績的方麵，同時還有高等院校的鑒定、評價等方麵，在進行填寫時要本著實事求是的原則，學校在進行審查時要嚴格的進行審查。但是，現在的許多高等院校在學生填寫表格時，不進行有效的監督，在將表格收集之後，沒有進行嚴格的審查就放入檔案，這就造成了材料的不真實，使材料的可信程度極大的降低，也就不能夠全麵的了解學生的能力。