基層單位加強檔案信息化建設的思考
政府與公共管理
作者：許揚
摘要：隨著業務發展的積累，基層單位在檔案保管方麵出現了人力資源緊缺、庫房麵積緊張、檔案信息化有待建設等諸多問題；而如何使上述問題得到解決，是基層單位檔案部門所關注的核心問題。近年來，基層單位檔案事業發展也正由傳統人工紙質化步入數字化及網絡化的主要勢態，在對網絡技術成果積極利用的條件下，使無紙化辦公的發展前景更加廣闊，同時也使檔案信息化建設工作穩健加快。筆者重點對基層單位檔案信息化管理的強化措施進行了探究，希望以此為基層單位檔案信息化建設工作的完善提供依據。
關鍵詞：基層單位 檔案部門 信息化建設
1.基層單位檔案管理的現狀及問題
1.1設施不健全，工作人員素質較低
現狀下，基層單位在檔案管理方麵，主要呈現的缺陷是相關設備不具健全性，例如沒有及時引進計算機軟硬件設置等。同時，在係統安全方麵，傳統的一些係統安全維護手段顯然不具有效性。同時，大部分檔案管理人員素質低，缺乏專業知識培訓，很多基層單位檔案管理人員並不是全職，而是以兼職的形式參與工作。並且，這些人員所學的專業往往與檔案管理專業沒有多大聯係，甚至毫無關聯。在檔案管理工作過程中，這些人員常表現為對相關業務不了解，無法通過檔案管理規範要求完成檔案的收集、歸檔及保存等工作，這樣便在很大程度上影響了檔案管理的規範性，最終導致檔案管理存在極大的披露。毫無疑問，檔案管理信息化是需要高水平的專業人才的支持的，要想使檔案管理信息化工作更具實效性與科學性，便需要檔案管理人員具備高水平的管理能力及相應知識儲備。如此一來，才能夠使檔案信息化建設的實施更具有效性，進一步為工作效率及質量的提高提供依據。
1.2製度不健全，落實政策無力度
現狀下，大部分基層單位在檔案管理工作中沒有相應的製度作為保證，比如《檔案信息化管理條例》及《檔案信息化管理安全方案》等。顯然，沒有這些製度作為信息化建設的支撐依據，便會導致一些具有價值性的檔案資料發生遺失的情況，進一步導致檔案資料不具連貫性，最終致使檔案資料不具完整性。顯然，造成很多不可彌補的後果，均與製度不健全，落實不力有關。
1.3保存不方便，檔案利用率不高
基層單位在檔案管理上以傳統的紙質管理為主，紙質文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞泄密。信息化時代急需提供電子檔案的管理，企業大量電子文檔、照片、音頻、視頻等電子資料和數字資產，但是缺乏有效的管理方法和保存設施。同時在檔案管理中的收集、整理及歸檔等工作，能夠為單位領導等相關人士總結工作經驗及汲取教訓提供巨大的保證。然而，目前大部分基層單位均沒有意識到規範的檔案管理所潛在的巨大價值及作用。
2.檔案信息化建設的核心內容
2.1配備規範化管理軟件是檔案信息化建設的重要基礎
對於具備規範性的檔案管理軟件來說，主要指的是與國家檔案管理規範及標準相符合，同時與國家事業單位及各級各大檔案館相適應等，主要的作用是對檔案信息及檔案實體的管理提供幫助。它應具備高效、高質、簡單、實用的特點，有助於維護檔案的完整與安全，便於利用的原則。就目前而言，在市場當中，檔案管理軟件數量呈現了較為複雜的特點，由於一些軟件公司開發能力存在差距，從而導致檔案管理軟件整體利用價值不強的情況。一些軟件在功能設計方麵存在一定程度的缺點，從而導致功能不多及實用性不強等情況尤為明顯。同時，一些花哨的功能繁瑣等問題尤為突出。顯然，這些不良因素均會對檔案信息化管理的穩健發展受到阻礙。鑒於此，要想檔案信息化建設更具有效性，對管理軟件進行規範化配置便顯得極為重要。
2.2檔案管理軟件需具備的功能分析