做好醫院人事檔案管理工作
醫療衛生管理
作者：鍾雪柏
摘要：人事檔案，與每一個人都有著千絲萬縷的關係。因此，做好人事檔案材料收集整理工作是保證人事檔案各項業務工作得以順利開展的首要基礎。本文就如何做好人事檔案材料收集整理工作進行粗淺的談討。
關鍵詞：檔案材料 收集整理
一、人事檔案材料收集了每一個人學習、工作經曆、政治思想等各方麵的材料，記錄了個人的功與過，是其本人的基本麵貌和特征的真實反映，因此材料的收集應做到完整、真實、規範。
1.歸檔材料要完整：是指歸檔的成套材料必須頭尾完整，過程連貫，不缺頁、無損壞。歸檔材料必須是真實、文字清楚、對象明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期，手續完備、已辦理完畢的正式材料。凡屬於應歸入人事檔案的材料，均應按照人事檔案收集歸檔的有關規定進行整理入卷。
2.歸檔材料要真實：是指檔案材料必須是客觀真實，是曆史事件的具體表現，凡發現收集回來的材料與檔案記載不一致的，檔案管理部門應與材料形成部門進行確認，以確保歸檔材料的真實性。
3.歸檔材料要規範：是指同一卷宗的歸檔材料必須是同一立卷對象，不得錯裝、混裝他人檔案材料。歸檔的材料必須統一使用國標A4公文用紙，文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水、黑汁書寫。存檔的材料一般要求是原件，各類證書、證件等可例外使用與原件同一規格的複印件代替，但在複印件上需加蓋材料出具單位或人事關係所在單位組織人事部門的校對章，驗證人簽名並注明複印日期，以確保複印件的真實、有效。
4.歸檔材料要及時收集：“在材料形成之日起一個月內按要求送交人事檔案管理部門歸檔並履行移交手續”；“符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個月內放入本人檔案，一年內整理歸檔”，因此，檔案管理部門要主動向檔案材料形成部門、存檔對象及其他有關方麵收集。
二、檔案的整理是指把收集回來的材料按規定進行係統的劃分，最後裝訂立卷，形成有機整體。檔案整理質量的高低直接影響著檔案利用的效果，這就要求我們檔案人員要對準備歸檔的材料進行審核，過程一般分為甄別、分類、排序、編號、加工和裝訂六個步驟。
1.材料的甄別：按照《條例》和《檔案材料收集歸檔的規定》對收集回來的材料進行甄別，歸檔材料應完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字後方能歸入人事檔案。