第三節 飯店計算機應用係統介紹
電子計算機科學的飛速發展，給飯店計算機應用帶來了蓬勃生機，出現了飯店計算機管理信息係統、飯店安全保衛係統、飯店計算機門鎖係統、飯店信息服務係統、客房電腦保險係統以及計算機娛樂係統。計算機從飯店的預訂接待開始，已深入應用到飯店的各個部門、各種服務過程中，特別是飯店的信息處理，計算機已成為飯店的重要信息處理工具。由於本書的側重點是介紹飯店計算機的信息管理，並不介紹飯店其他的計算機控製係統。因此本節主要講述計算機在飯店信息管理中的典型係統類型，其他的一些計算機應用係統限於篇幅，這裏暫不作介紹。我們將圍繞飯店的信息管理，了解這幾類係統在飯店管理中的具體應用和工作內容。
一、飯店管理信息係統
管理信息係統(Management Information
System,簡稱MIS)是信息科學的一個分支，是由人和計算機等組成的能進行信息的收集、傳遞、儲存、加工、維護和使用的係統。飯店管理信息係統（Hotel
Management Information
System,簡稱HMIS）又是MIS中的一個重要分支，其主要功能是實現計算機管理係統在飯店中的具體應用。由於曆史的原因，飯店計算機信息管理分前台係統和後台係統，飯店的前台經營係統和部分的後台係統都屬於飯店管理信息係統的內容。其實後麵講的飯店辦公自動化係統，從理論上講也應屬於飯店管理信息係統，但飯店管理的現狀，其應用係統都是分開的，因此我們也把它單列介紹。
飯店管理信息係統目前還在不斷的發展和完善中，其涉及的範圍和係統功能也在不斷的變化，它是飯店信息係統的核心，承擔著飯店經營的具體業務管理。隨著信息係統集成化的發展，飯店其他的信息係統都將會和管理信息係統集成和整合，形成統一的飯店信息門戶係統。
具體飯店管理信息係統的內容將在下一章介紹。
二、飯店辦公自動化係統
（一）辦公自動化概述
隨著21世紀信息時代的到來，席卷全球的信息化浪潮將徹底改變人類的生活方式和工作習慣。由於社會信息量的迅速膨脹，想要依靠人工手段及時對大量信息進行收集、處理、分析及科學決策是難以做到的。
手工辦公方式與不斷增長的辦公業務量之間的矛盾日益尖銳。
因此，改革傳統辦公模式，將辦公業務的處理、流轉、管理過程電子化、信息化，實現辦公自動化已勢在必行。
所謂辦公自動化(Office
Automation，OA)就是利用先進的計算機網絡技術和信息技術,處理和控製日常的辦公事務，使辦公室事務和文件管理電子化，以提高事務處理的效率。
信息是被加工的對象，計算機是加工的手段，人是加工過程的設計者、指揮者和成果的享受者。辦公自動化使辦公人員從繁重的工作中解脫出來，他們能夠利用網絡係統及時準確地掌握第一手信息，並在第一時間內處理事務與作出決策。同時各部門能利用網絡實現資源共享，相互交流和協作，綜合體現了人、計算機、信息資源三者的關係。
辦公自動化從概念上可理解為完全采用計算機技術處理辦公業務，並實現信息共享、交流和協同工作，即全方位的“無紙辦公”，從技術實現上來看這是完全可能的。它是以電子郵件技術和網絡技術為群體協作的基礎環境，包括工作流管理、信息傳遞和集成數據庫存取、集成用戶開發環境、高度安全性，通過信息傳遞，使計算機具有協同計算能力，從而有效地發揮企業計算機網絡係統的作用。
（二）飯店辦公自動化係統的主要功能
飯店OA係統是新經濟時代的產物，一家飯店企業每天需要處理大量的公文、信函、文件、報告和表單，各種統計報表需要上報，內部文件資料需要傳遞，辦公室自動化係統就是為解決這些工作而設計的。利用辦公自動化係統，可以實現辦公事務的自動化管理，電話、傳真等自動記錄與跟蹤管理，還可以通過國際互聯網與客戶及供應商進行網上交易與溝通，實現商務活動的電子化和辦公無紙化。
飯店OA係統的主要功能是提高飯店辦公自動化水平和處理事務的效率，節省紙張能源，順應21世紀現代飯店管理的基本要求，主要使用對象是飯店的總經理辦公室。
1．電子郵件管理子係統
電子郵件是OA係統的一個重要功能。所謂電子郵件，就是將日常工作中的郵件收發、管理等工作采用計算機軟件來處理，包括郵件的起草、發送、接收、轉發、回信等。各部門的工作聯係都以電子郵件方式進行，必將極大地提高管理工作的效率。
2．文件數據管理子係統
OA係統應具有很強的文件數據庫管理功能。文件數據庫和關係型數據庫不同，前者存儲的可以是文章、聲音、圖像、圖形、視頻等多媒體信息，這些數據庫允許進行查詢、增加、刪除等操作。數據庫可以存放在本地計算機上，由個人使用，也可以放在服務器上，由大家共享。係統對數據庫的訪問提供安全控製，每個訪問數據庫的客戶根據其訪問權限，可以對數據庫進行瀏覽、編輯、增加、修改等操作。
3．公文收發子係統
該模塊主要實現收文管理和發文管理的自動化，由電子行文代替手工行文，解決公文傳遞慢、信息不及時、不同步、不易於查閱等問題。係統還可靈活設定公文流程，自動進行跟蹤、催辦、查辦，並可歸類存盤、全文檢索，最終實現“文檔一體化”。
係統除實現日常收文、發文的登記入庫工作外，還支持電子文本格式公文和掃描圖像格式公文，為領導及各部門提供方便的錄入、檢索、查詢、統計、打印等功能，並具有可靠完備的權限管理和安全加密機製，飯店領導可進入係統瀏覽整個係統的各種公文檔案資料，各部門則隻能檢索本部門各類文件，須經批準通過借閱操作，才能參閱有關文件資料。該係統設計了各級機構發文、工作演示文稿等模板以及嚴格的公文運轉程序，實現飯店公文的發送、分發、狀態跟蹤、信息反饋、適時提醒、日誌生成的統一管理。
4．檔案管理子係統
該模塊可實現對飯店或部門各種檔案和資料的分類管理、歸檔保存，完成檔案的組卷、拆卷、移卷、封卷、注銷、借閱、全文檢索、統計等管理功能，為各級用戶提供方便的檢索和借閱功能，從而大大減輕辦公室檔案的處理工作量，並可以更加方便地進行檔案的查詢和借閱。在檔案管理的基礎上，將進一步實現文檔一體化。所謂文檔一體化，就是將公文管理、簽報管理以及會議管理等模塊中產生的公文、簽報、通知等文檔，通過自動或半自動的方式，直接歸檔，節省手工操作，從而大大提高檔案建立的工作效率。
5．工作管理子係統
工作管理模塊是用戶對工作全過程——從工作計劃到工作執行記錄，再到工作完成後的報告與總結進行控製和協調的工具。它同時將工作時的各種信息（如針對客人投訴、意見反饋、各部門的協調工作）在飯店內部實現傳達與共享。工作管理可分為四大部分：
（1）工作計劃
工作計劃模塊分為兩部分：項目工作計劃和企業內部自定義的例行工作計劃。項目工作計劃可完全現場跟蹤某項目計劃的製定到計劃完成的全過程。例行工作計劃是提供給單位內部的一個強有力的工作管理控製工具。通過自定義各種類型的工作計劃(如每日工作計劃、每周工作計劃、每月工作計劃)的填寫要求(如每天計劃的填寫必須在前一天的16：00完成)，事後對各部門工作計劃的填寫與執行情況的統計與監督，使各部門的工作安排更為規範、有效，管理者可以更為有效地監督與管理各部門的工作，提高管理效率。工作計劃生成之後，可作為工作任務派發給部門或人員，並可隨時監控其任務完成情況。
（2）工作任務
該功能可提供對任務製定、任務分派、任務執行、任務監控、任務評價等任務及事務的統一管理。工作任務的管理還考慮到任務執行過程中對參與人員的考核的管理，在任務執行中和結束後，係統都可提供人員工作效率、質量、用時的分析和彙總，為用戶分析任務執行全過程中人員情況提供有力工具。
（3）日常事務處理
該功能主要處理部門內部和各部門之間的日常事務記錄，使部門之間通過日常事務記錄的傳送與反饋進行相互之間的無縫合作與快速協調。
（4）工作記錄
該模塊功能可以實現對部門或某工作崗位的工作進行自動記錄，它可以對每天的記錄進行各種分類排序，記錄每一個工作人員的交接班情況，並可把每一條記錄或者多條記錄組織在一起生成報告，供領導審閱。
6．信息檢索子係統
OA係統提供了很強的全文信息檢索功能。隻要輸入要查詢的一個關鍵詞在數據庫中進行檢索，係統會將所有包含該關鍵詞的文件查找出來，並將這些文件按照該關鍵詞的出現頻率顯示在屏幕上。
7．工作流程管理子係統
OA係統對工作流程的管理提供了很強的支持。在日常工作中，一項工作的完成需要經過多個步驟，如訂貨過程就是一個工作流程，首先由業務員起草訂貨報告，報告中包括需要訂購貨物的品種、規格和數量等，然後將該報告交給相應的主管領導審批，領導審批後，將該報告交給財務，最後由財務根據該報告確定所需要的資金等。在OA係統中，數據庫和電子郵件的功能是結合在一起的，因而一項工作的有關人員隻需將數據庫中的有關記錄或視圖作為電子郵件傳遞給有關人員，係統就會形成一套規範、有序的工作流程。
8．遠程通信子係統
遠程通信也稱移動通信，該功能主要解決遠程用戶和出差人員的係統接入。當管理人員出差在外或下班後隻要有筆記本計算機，就可以通過電話線保持和飯店OA或其他人的通信聯係，使管理人員完全可以和在辦公室一樣進行工作，處理辦公室或其他的公務事務。
9．Internet訪問子係統
飯店OA係統允許訪問Internet,允許與外界進行信息交流。OA係統提供的訪問Internet的功能使用起來十分靈活和方便，用戶出口實現統一管理。一般係統提供了一個瀏覽器，並內置了微軟公司的Internet
Explorer。用戶可以使用這些瀏覽器，也可以使用其他的瀏覽器，如Netscape Navigator等。
飯店OA係統還應具備會議管理、電子文件櫃、工作人員動態、機構人事、客戶管理等功能模塊以及電子郵件、日程安排、待辦事宜、名片夾等個人方麵的管理模塊和焦點論壇、公告板、經驗交流、資源預訂、規章製度、電子刊物等公共部分模塊。
（三）飯店辦公自動化係統的特點
1．OA係統是一門綜合性的科學技術
OA係統是以行為科學為主導的，以係統工程學為理論基礎，綜合應用計算機技術和通信技術來完成各項辦公業務的。除此之外，還非常需要一個與其協調一致的管理方法。