第2章 飯店管理信息係統概述·第一節 信息與信息係統
我們當今所處的時代是一個信息時代。我們的飯店業每時每刻都離不開信息，飯店各層管理人員每天所處理的業務，任何時刻都和信息有關。其大部分的工作內容都反映在收集、保存、傳送以及加工和處理信息等活動中，通過信息以了解飯店業務過程的現狀與動態，並且通過信息來控製與管理業務。那麼究竟什麼是信息?
由於信息科學是當今一門重要的新興科學，它所包含的相關學科有信息論、控製論、通訊技術、計算機科學以及信息係統等，信息在不同的學科中具有不同的描述和定義，因此，很難對信息給出一個確切的定義。並且，信息這個術語的應用範圍隨著科學技術發展的進步而不斷地擴大，其概念也因為應用範圍的擴大，而導致概念本身的延拓與變化。本節不打算在此對信息作廣泛討論，隻從飯店管理信息係統的角度，討論信息的概念和性質。
一、管理信息的定義和性質
信息的概念十分廣泛和普遍，客觀世界中存在著各種各樣的信息現象，世間萬物的運動，人間萬象的更迭，都離不開信息的作用。信息是用來表現事物特征的一種普遍形式，它反映了事物存在的方式和運動狀態，是客觀存在的事物現象。
如果說，數據是指以文字、數字、圖像、聲音和動作等方式對客觀事物的特定屬性的反映、是發生事件的記錄,
那麼，信息則是潛在於數據中的意義，是凸顯於經過加工處理並對飯店經營活動和實踐產生決策影響的數據中，由此我們把這類數據稱為信息。信息作為科學的概念，種類很多，世界上各種物質、能量都與信息有密切的關係，我們不可能在這裏討論廣義的信息，我們僅討論與企業管理有關的信息，即管理信息。飯店管理信息係統中涉及的信息都是屬於管理信息，我們從管理的角度對信息可以定義如下：信息是經過加工後的數據，或者信息是對數據的具體解釋。它對接收者有用，它對決策或管理行為有現實或潛在的價值。
在飯店管理信息係統中，數據是管理信息係統的原材料，管理信息係統把不適合飯店管理人員使用的數據加工成適合管理人員使用形式的信息。由於管理人員有層次性，數據與信息的關係也存在相對性，這種關係也說明信息具有層次性，就是說同一種數據對某一層的管理人員是一種信息，而對另一層的管理人員來說，可能隻是一種原始數據。在實際應用中，數據和信息這兩個詞常常交替使用，但我們應該清楚它們之間的區別。數據是管理信息係統的原材料，而信息是管理信息係統的成品或半成品，它對飯店管理決策或行動是有價值的。
為此，我們可以認為信息比數據更高級、用途更大。
從飯店管理信息係統的角度看，信息具有以下一些基本屬性。
(1)事實性。事實性是信息的第一和基本的性質。在信息係統中，
我們應當充分重視這一點。這是收集信息時最應當注意的性質。而在實際生活中，破壞信息的事實性是相當普遍的。
(2)擴散性。擴散是信息的本性。它通過各種渠道向各方傳播，一方麵有利於知識的傳播，但另一方麵在信息係統的建設中，若沒有很好的保密手段，就不能保護用戶使用係統的積極性，造成係統失敗。
(3)傳輸性。信息可通過各種手段傳輸到很遠的地方， 它的傳輸性能優於物質和能源。信息的傳輸可以加快物質資源的傳輸。
(4)共享性。信息可以共享不能交換，這是與物質不同的性質。
物質的交換雙方是對等的，如給你一支筆，我就少一支。信息則不然，教師上課，學生獲得了知識，但教師的知識並沒有減少。
(5)增值性。用於某種目的的信息，隨著時間的推移，價值耗盡，
但對另一目的可能又顯示用途。如天氣預報的信息，預報期一過，對指導當前的生產不再有用，但和各年同期天氣比較，可用來預測未來的天氣，這種增值性可在量變的基礎上導致質變。例如，把報紙上登載某種產品的消息集中起來，到一定時間進行提煉，就能對這種產品的全貌有個估計，原來公開的東西就成為保密的了。信息的這種增值性，從信息“廢品”中提煉有用的信息，已是各國收集信息的重要手段。
(6)不完全性。關於客觀事實的知識不可能全部得到，
往往也沒有必要收集全部信息。隻能根據需要收集有關數據，不能主次不分。隻有正確地舍棄無用的和次要的信息，才能正確地使用信息。