第二節 飯店管理信息係統的定義和功能
在了解了信息與信息係統的基本概念以後，我們可以進一步了解飯店管理信息係統的定義和功能。飯店管理信息係統也是一個信息係統，它主要是處理管理類的信息，通過輸入飯店經營中的原始數據，經過係統的加工和處理，得到飯店經營所需的各種信息。
一、飯店管理信息係統的定義
飯店管理信息係統是由人和計算機網絡等組成的能進行信息的收集、傳遞、儲存、加工、維護和使用，並以人為主的對飯店各種信息進行綜合控製和管理的係統。它能實測飯店經營的各種情況，預測飯店經營的未來，並可以控製飯店的經營行為，幫助飯店實現規劃的經營目標。
從以上定義可以看出，飯店管理信息係統不僅僅是一個技術係統，是一個以人為主導的高度集成化的人機係統。它涉及管理科學、係統理論、計算機科學和信息學科等領域，是一門交叉的邊緣學科，係統的觀點、數學的方法、IT技術是它的三個要素，而這三點是飯店管理信息化的主要標誌。飯店管理信息係統對飯店的信息管理是從總體出發、全麵考慮，保證各種職能管理部門共享數據，減少數據冗餘和孤島現象，保證數據的兼容性和一致性。隻要保證飯店信息的集中統一，信息才能成為飯店企業的經營資源。
二、飯店管理信息係統的功能
（一）基本功能
1.數據的采集和輸入
數據的采集和輸入是飯店管理信息係統中的一個重要環節，“輸入的是垃圾，輸出的必然是垃圾”，要把分布在飯店各部門的數據收集起來，必須根據係統對數據信息的需求，確定合適的數據采集方法和輸入方式，以提高係統輸出信息的有效性。在飯店管理信息係統中，采集的數據主要是客人數據、商品采購數據、旅遊動態數據以及飯店的外部相關數據等。在數據采集時，必須通過一定的數據識別手段，采集對飯店經營有用的數據信息。用各種方式征集或收集的數據統一輸入到係統，即可進行處理並整理成相應的信息。
2.數據的傳輸
數據的傳輸都是通過計算機網絡實現的，傳輸的每一個環節都采用了計算機。傳輸的介質分有線和無線兩類，有線傳輸如雙絞線、同軸電纜線、光纖等；無線傳輸如微波傳輸、紅外線傳輸、衛星傳輸等。通過數據的傳輸，總台登記的客人信息可以立即傳輸到客房管理中心，客人在餐廳消費的賬務信息可以立即傳輸到總台賬務，采購部采購的商品數據也可以立即傳輸到財務部，使所有的數據傳輸都處於可控狀態，飯店經營的數據流處於有序的良性循環中。
3.信息儲存
信息儲存就是把不用的信息保存起來，以備將來使用。由於存儲設備價格的大幅度下降，飯店管理信息係統可以實現海量存儲，使飯店管理人可以隨時隨地的使用和查詢係統中的信息。係統在設計時，必須確定保存信息的思路，即為什麼要存儲這些信息，以什麼方式存儲這些信息，存在什麼介質上，將來有什麼用處等。目前信息儲存的常用介質有磁帶、磁盤、光盤等。
4.信息的加工和處理
信息的加工和處理必須根據數學的方法，通過數學的處理模型、預測模型、分析模型、決策模型設計相應的加工處理程序。信息加工的範圍很大，有簡單的查詢加工、排序和分類加工、分析和預測加工、控製和決策的加工等。對於決策方麵的加工，還必須采用人工智能技術，構造決策模型。因此，在飯店管理信息係統中，必須備有三個庫：即數據庫、方法庫和模型庫，為係統的數據處理能力提供了廣闊的前景。
5.信息的維護和使用
保持信息在經營過程中都處於合用狀態叫信息維護。飯店管理信息係統需要花費很大的開銷保證信息的合用。它包含了係統在使用過程中的全部數據管理工作，保證了係統數據信息的準確、及時、安全和保密。信息的維護也保證了飯店管理人可以隨時隨地地使用係統中的信息，不至於需要的信息半天都找不到。
信息的使用主要是高速度高質量的為飯店管理人提供信息，這是技術方麵的問題；另一種是信息運用的問題，即如何實現信息的價值轉換，使信息真正為飯店經營服務，使管理人員可以利用信息進行飯店管理的控製，實現輔助管理的決策。
（二)擴展功能
1.分析和預測
飯店管理信息係統除了以上的基本功能外，分析和預測是飯店管理信息係統的新的擴展功能。這些功能基本上是獨立運行的模塊，如餐飲成本分析模塊、前台客源分析模塊、客房價格預測模塊、財務報表分析模塊、客房經營保本分析模塊以及飯店經營預測模塊等。通過分析和預測功能，我們就可以對飯店的經營過程進行有效的控製，提高了飯店管理的精度。
目前大多數飯店管理信息係統都已開發了相關的分析模塊，特別是在高星級的飯店裏，其管理信息係統都必須有分析和預測的處理功能，有效地提高了飯店管理的效益。
2.決策功能
決策功能是飯店管理信息係統發展的最高階段，管理就是決策，支持決策是飯店管理信息係統必須開拓的重要功能，但也是最困難的任務。因為管理決策人的工作風格差別很大，每個人都有自己獨特的工作方式，軟件的開發工作量相當龐大，而且必須借助於計算機最前沿的人工智能技術。
按照決策方法和決策過程的可描述程度，管理決策可分為結構化決策、非結構化決策和半結構化決策。結構化決策的目標比較明確，結構清楚，有規律可循，通過數學的方法就可以求解。非結構化決策，其過程比較複雜，一般毫無規律可循，必須根據掌握的材料用數學模型模擬運算，讓計算機提供多個方案給決策者選擇。半結構化決策可以通過化解的方法變成結構化決策，從中找出一定的規律，變成確定的解決方案。目前，大多數的飯店管理信息係統僅能解決結構化的決策和部分半結構化的決策，對於支持非結構化決策的飯店管理信息係統，目前還在探討之中。如飯店客房的價格問題、飯店投資的選擇問題以及飯店促銷活動的選擇問題都是屬於非結構化的管理問題。