第三節 係統功能定義
在初步調查取得一定結果之後，人們要著手進行係統功能定義，針對調查中得到的種種需求，完成係統總體功能的概要設計。很多時候人們談到“設計”都是在指對一個既定的對象進行構想，在這裏我們要完成其概要設計的MIS實際上還沒有定型，係統的邊界將要在我們的概要設計中來確定，因此使用“定義”來說明這種設計就更加貼切。
係統功能定義的基礎是初步調查中由用戶那裏得到的種種功能需求，在前麵的一章已經詳細討論過，但是係統的功能定義並不等於這些需求的簡單組合。用戶對新的MIS提出功能要求時，他們並沒有充分考慮各項需求自身的科學性，也沒有考慮整個係統的組成，而我們在進行係統功能定義時，必須考慮定義的科學性。在初步調查中我們就在不斷地歸納整理用戶的各種需求，現在需要理清各種用戶需求之間的聯係，並逐步將它們組合成一個有機整體。
用戶的各種需求之間存在著不同的聯係或關係：例如因果聯係，即滿足某項需求之後另一項需求自然可以滿足；再如矛盾關係，即充分照顧到某項需求之後就不可能充分照顧到另一項需求，它們之間此長彼消；某項需求和另一項需求之間也可能毫無聯係，也可能明顯地受其影響，甚至可能是一種支配關係或條件關係，例如較好地滿足了某項需求才有可能比較好地滿足另一項需求。
利用初步調查的成果，我們可以逐步進行以下工作。
一、理解用戶的主要需求，定義最小係統
大多數飯店管理人員對MIS功能上的主要需求認為是參與接待、分房、結賬和會計電算化，我們也可以將它們稱為基本要求。上一章我們已介紹過係統的功能需求，本節我們僅從理解用戶的主要需求，來討論如何定義最小係統。
（一）接待功能需求
利用計算機能夠實現快速的接待、登記，包括散客接待和團隊接待等。計算機必須區分接待的客人是長包客戶、回頭客人還是剛結賬走的客人。對輸入的客人信息可以修改、維護和查詢。
（二）分房功能需求
在使用計算機係統之前，飯店為客人分房開賬時並不輕鬆，要提高分房開賬的工作效率並非易事。為了避免由於分房的差錯給客人帶來困擾、給飯店帶來直接的經濟損失或聲譽方麵的損害，人們曾想出很多辦法，使用客房狀況控製架和索引卡，有關的房價也要貼在牆上，盡管如此，實踐中差錯仍時有發生。當飯店使用計算機係統時，首先想到的是用它來解決住客的分房開賬。
無論我們使用何種軟件工具，飯店MIS都必須解決好多個部門共同控製房間狀態的可靠性，保持房態信息庫的安全。此外，房態查詢必須方便，因為飯店接待部人員對房態查詢的效率如何是非常看重的。
（三）結賬功能需求
由於客賬的處理量大，性質特殊，它直接影響飯店的收入，又涉及到現金管理，所以對於飯店管理人員而言，每個環節都要嚴格控製起來。對於客人而言，他們最關心的是飯店的收費是否清楚合理，結賬的手續是否簡便省時。總之，既要嚴格手續又要簡便處理，二者相互矛盾但又要統一起來。在飯店裏要實現這樣的目標，隻有一方麵依靠對員工的培訓，另一方麵依靠不斷發展的新型設備。
當飯店賬務部使用計算機係統為客人結賬時，首先要求能提供準確無誤的賬單，其次要求能高效率完成結賬手續，而轉賬、入賬的時效性和準確性則是客賬賬單結算的質量保證。
（四）會計電算化功能需求
會計賬務處理涉及多種會計信息，如憑證、日記賬、分類賬、工作底表和財務報表。它又涉及到各個會計信息的處理環節，包括入賬、過賬、計算餘額、期末調整、期末結賬、種種小計、總計以及憑證報表的打印、查詢。
計算機係統是一種高效的信息處理工具，使用它來完成會計賬務的自動處理，不僅不困難，而且恰能突出表現出它的優勢。例如所表述的會計賬務處理過程中的大量過賬、對賬和製表工作，如果由計算機係統來自動處理，顯然是既快又準，不會有任何差錯。
由於會計電算化具有明顯的優勢，所以許多飯店的財務部都很樂於使用它。
（五）最小係統的功能定義
在本書前麵的章節裏，我們討論過飯店對計算機係統的需求，因此在這裏我們不做更多的重複。上麵簡單討論的這3種基本功能便可作為飯店信息係統的最小係統功能。按照行業內的習慣，又可將其分為兩個子係統：最小前台係統和最小後台係統。