淺析新形勢下的基層檔案管理與發展
檔案管理
作者：佟紅霞
摘要：本文主要從基層檔案的管理現狀出發，探討新形勢下的隊伍建設、信息化和設備管理、檔案工作重點，解析基層檔案管理問題和發展現狀，提出一些為基層檔案管理發展建議。
關鍵詞：新形勢基層檔案管理發展
一、當前基層檔案管理現狀
目前，基層的檔案管理負責上級發放文件、會議資料、生成運行資料等，檔案信息資源的詳細、準確，為基層單位提供可靠、科學的技術支持。當前形勢下，隨著檔案收集範圍、資源收集年限的擴大和增加，另外由於曆史原因、崗位設置原因，對基層檔案管理工作的發展形成製約，主要表現在以下幾點。
1.隊伍整體水平急需提高。因檔案工作存在特殊性，通常不能作為主體性工作，大部分基層檔案員是由資料員、技術員兼任，其崗位更替次數頻繁，對基層檔案管理水平提升造成了一定限製、困難。隨著各行業推近信息化建設，現今的基層檔案管理，麵對新技術難以掌握、知識出現老化等問題。新管理員不能很好掌握檔案管理知識，主要包括資料來源原則、生命周期理論以及檔案價值理論。許多管理員可做到對檔案進行基礎的收集、整理，無法深刻認識檔案管理工作意義、性質，對管理水平提升造成了極大的製約。同時，在崗多年、具有豐富工作經驗的管理員，缺少補充新知識、新技術。可以預見，網絡化、信息化和數字化管理是今後檔案管理工作的發展趨勢，新技術必然帶來工作對象、工作手段、工作環境的變化，若基層檔案人員無法適應，必然會對基層檔案管理發展造成嚴重影響。
2.不容樂觀的基層檔案管理現狀。檔案收集源頭在基層，今後檔案資源利用優劣取決於如何更好、更全麵地收集檔案，並對其進行更完整、更準確的歸納整理。現階段，部分基層存在檔案分類混亂、無索引目錄、編號不統一等問題，這些均不利於檔案資源的整合和查閱。同時，在職檔案員缺乏檔案知識，對檔案管理沒有預見性、前瞻性。在重新分類、整理檔案時，隨意性和主觀性較強，通常以個人習慣、以往慣例為主。
3.傳統檔案管理無法適應新形勢下的管理要求。圖片是檔案管理最為直觀、形象的表達方式，可充分展示某個項目建設的步伐，而這種最佳表達方式未能深入基層檔案，某些具有曆史價值圖片的遺失，對檔案管理工作來說是一種遺憾。新形勢下，電子信息技術不斷優化，各個領域均實現無紙化辦公，電子照片憑借其傳送便捷、免衝印等優勢，逐漸替代老式衝印照片。隨著電子檔案、聲像檔案不斷推廣，基層檔案管理麵臨標準缺乏、無技術收集條件等問題。