做好文書檔案管理工作之我見
檔案管理
作者：俞錦福
摘要：我國社會的不斷發展和進步，也相應地促進了我國檔案管理工作的進一步發展，並且檔案管理人員通過采用科學有效的管理方法，進而提高了檔案管理工作效率。本文針對於做好文書檔案管理工作的相關方法進行了具體的分析和研究，希望能夠為我國檔案管理工作的進一步發展提供有益的借鑒。
關鍵詞：文書檔案管理重要性
在文書檔案管理工作中，首先應該進一步落實檔案管理人員的責任意識。其次，應該進一步規範文書檔案管理工作的程序和方法。再次，加強文書檔案管理工作的信息化水平，提高文書檔案管理的效率。最後，應該進一步提高文書檔案管理人員的綜合素質，提高文書檔案管理工作的水平。
一、文書檔案管理工作的重要性分析
文書檔案管理工作是一項較為重要的工作，其管理的好壞直接關係著一個單位發展良好與否。因此，在實際的工作中，文書檔案管理人員應該全麵了解文書檔案管理工作的重要性。文書檔案管理工作的重要性主要體現在以下兩個方麵。第一，文書檔案具有很強的憑證作用。在需要查找有關於單位曆史記錄的時候，文書檔案是最為有效的、最為重要的曆史憑證，由此可見，文書檔案管理工作的良好與否對於一個單位的發展是非常的重要的。第二，文書檔案具體參考性的作用。主要就是指文書檔案能夠體現一個單位的實踐活動的正確與否，進而根據文書檔案的記載內容對實踐活動進行相應的改進，有助於提高單位的實踐活動。
二、文書檔案管理的方法分析
1.落實檔案管理人員的責任意識。檔案管理人員隻有具備較高的責任意識，才能夠及時地解決在文書檔案管理工作中存在著的問題，也才能夠進一步促進文書檔案管理工作的順利進行。因此，在實際的文書檔案管理工作中，應該對文書檔案管理人員的責任意識進行有計劃的培養。可以落實相關的責任製度，製定相關的責任規範，對文書檔案管理進行相關的管理和監督，進而能夠有效地提高文書檔案管理人員的責任意識。
2.規範文書檔案管理工作的程序和方法。管理人員在工作中，應該規範題名，提高檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅有查全率是不行的，還須同時保證查準，因此，在著錄時要統一規範題名，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。通過對文書檔案管理工作的程序和方法進行規範，能夠有效地提高文書檔案管理工作的效率，促進文書檔案管理工作的進一步發展。
3.加強文書檔案管理工作的信息化水平。隨著我國社會經濟的不斷發展，也相應的促進了我國文書檔案管理工作的進一步發展，文書檔案的載體也逐漸的由紙質向電子存儲了。因此，在實際的文書檔案管理工作中，需要不斷地提高信息化的水平，才能夠提高管理的效率，跟上社會的發展步伐。在文書檔案的管理中，通過采用計算機技術，能夠有效地提高管理的水平，在計算機技術的支持下，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，係統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作。由此可見，通過采用計算機等先進的信息技術，能夠不斷地提高文書檔案管理水平的提高，提高文書檔案管理的效率，進一步促進文書檔案管理工作的順利開展。