開放型大學人事檔案管理模式研究
檔案管理
作者：米曉紅
摘要：傳統的高校人事檔案管理模式具有功能單一、方式原始、服務對象單一的特點，但麵向未來的開放性高校人事檔案管理模式具有麵向範圍更廣、係統化、網絡化的特點，能在全國範圍內進行交換與使用，能夠真正建立起開放型的人事檔案管理模式。
關鍵詞：開放型高校人事檔案管理模式
檔案記載著個人、社會或國家的發展軌跡，其珍貴性在於具有長期保存的曆史價值，而最終目的為各界提供應用與發揮檔案唯一性及真實性等功能。作為檔案管理分支的高校人事檔案也是具有重要的曆史價值和判斷價值，承載著一個人的發展軌跡，對於其服務過的單位曆史資料整理、人才質量的評價等具有重要的參考價值。
伴隨 21 世紀知識經濟時代的到來，以顧客為導向與查閱者意識形態的高漲，新的服務理念逐漸孕育而生。作為社會信息體係的高校人事檔案，和高校同時麵臨新的挑戰，就是如何提高利用率，充分發揮檔案的文化教育與社會責任，尤其文化教育傳承更是高校人事管理信息管理的基本功能之一。如何達到文化教育與社會責任功能，人事檔案管理模式營銷具有舉足輕重的地位。因此，高校檔案管理模式中，若能在檔案管理的成果中加入體驗的概念，構建一種開放型的高校人事檔案管理模式，提供給查閱者便利的查閱體驗，提升人事檔案的管理效率，縮短檔案與使用者的距離，對提升高校教師的權利與職責，使檔案價值充分體現，相對利用率具有正麵效應。
一、提升人員專業素質與服務
提高檔管人員素質與加強宣傳，保障人員適當利益下延長檔案查閱的開放時間，可掌握專業知識與熱情服務能力及人力，當強化優質人才培育、延攬與交流，其所帶來的無形及有形效益，將促進大學人事檔案管理模式改進與可持續發展。從作者工作的實踐經驗證明大學人事檔案管理人員服務質量越優質，使用者對檔案價值的認知與態度呈正向關係。因此，在人事檔案管理中，提升人事檔案管理的組織層級，爭取年度經費，專業分層負責，各司其職，明定激勵賞罰製度，強化團隊專業性，建立人才培訓，建立專業誌工的製度。具體作為包括建立流動性人事檔案與永久性檔案合並專人專職管理，爭取學校的行政資源，充實人力資源，資源整合，明定獎勵製度。
二、建構多元的使用係統
一般來說，檔案事業體所提供交易的“產品”，並非進行檔案原件的買賣，在交易型態上屬於信息權的交易，而非所有權的轉移。隨科技的發展與知識經濟的推廣，交易的主體型式，已不再僅限於紙本類的檔案媒體，亦可藉由“電子化信息業”及“網絡信息業”加值處理後，透過人事檔案電子影像及檔案網絡信息等方式，提供予下遊市場查閱使用。檔案使用者的態度形塑需透過強化學習，經過刺激與反應連結，或觀察他人而學習。所以，大學人事檔案管理模式的多元創新、推廣學習與使用者態度三者具有正向關係。通過建構完善的高校人事檔案信息係統，能夠發掘高校檔案的更改曆史信息，讓查閱者更加便於通過使用電子信息係統獲得一手的原始資料。除此之外，我們還可以在空間設施上，對環境進一步優化，使工作、學習的環境具有人文藝術感、複古懷舊風格及兼備節能減碳的功能，推陳出新不同形式多元創新的應用服務，設計檔案教育活動。甚至對有檔案管理專業的高校來說，將其作為一種DIY與體驗活動把人事檔案管理融入到教學內容之中，還能建立一種全新的教育服務功能等。具體作為由於檔案內容以文字為主，難以完整表達檔案內涵，透過互聯網設置整合性平台，互動網路、動態影音、DIY教學價值的開發如電子書、多媒體動畫光盤與互動記錄片等，建立主題風格特色的 Q&A 溝通平台，在全國範圍內建立高校人事檔案信息平台在一定層麵上供全國使用者交流與查閱。